Kontaktien ylläpito
- Kontaktien ylläpito
- Uuden kontaktin lisääminen
- Yhteenveto
- Kontaktin tietojen päivittäminen
- Kontaktin passivoiminen
- Kontaktien massapoistamistyökalu
- Tuplien poisto
Kontaktien ylläpito
Kontakteilla tarkoitetaan asiakkaiden yhteyshenkilöitä tai muita asiakkaaseen liittyviä henkilöitä, joiden tiedot halutaan rekisteröidä järjestelmään.
Kontaktien haku ja uusien kontaktien lisääminen tapahtuu valitsemalla "Kontaktit". Oletuksena Kontaktit -kuvaketta painamalla avautuu kontaktihaku.
Uusi kontakti lisätään valitsemalla "Kontaktit" ja tämän jälkeen valitsemalla "Uusi kontakti".
Uuden kontaktin lisääminen
Uuden kontaktin voi lisätä usealla eri tavalla:
- Asiakkaan tiedoissa "Yhteenveto" -välilehdellä vaitsemalla "Lisää kontakti"
- Asiakkaan tiedoissa "Kontaktit" -välilehdellä valitsemalla "Lisää uusi kontakti"
- Valitsemalla valikosta Kontaktit > Uusi kontakti
Kahta ensimmäistä vaihtoehtoa käytettäessä asiakkaan tiedot ovat valmiina, eikä niitä tarvitse enää lisätä.
- Täydennä kontaktin tiedot lomakkeelle. Tähdellä (*) merkitityt ovat pakollisia kenttiä.
- Valitse lopuksi "Tallenna"
- Kontaktin tiedot löytyvät nyt asiakkaan tiedoissa "Kontaktit" -välilehdellä.
Yhteenveto
Perustettuasi uuden kontaktin, näet "Yhteenveto" -välilehdellä yhteenvedon kontaktin tiedoista:
- Perustiedot
- Tapahtumat
- Luokitukset
- Muistiot
- Projektit
Kontaktin tietojen päivittäminen
Kontaktin tietoja (esim. yhteystietoja) voidaan päivittää kontaktin tiedoissa "Perustiedot" -välilehdellä. Mikäli kontaktin asiakasliitoksia tulee päivittää, tämä tehdään kontaktin tiedoissa "Asiakasliitokset" -välilehdellä. Uusi asiakasliitos tehdään klikkaamalla otsikkopalkin oikeasta reunasta "Liitä kontakti asiakkaaseen". Asiakasliitos poistetaan klikkaamalla asiakkaan nimen perästä "Poista liitos".
Kontaktin passivoiminen
Mikäli halutaan passivoida yksittäinen kontakti, tämä onnistuu helposti kontaktin tiedoista. Mikäli passivoitavia kontakteja on kuitenkin useampia, voi tähän hyödyntää kontaktien massapoistamistyökalua.
Kontaktihenkilö esimerkiksi vaihtaa yritystä, hänen tietojaan ei poisteta, vaan kontakti passivoidaan. Merkitse kontaktin "Perustiedot" -välilehdellä rasti kohtaan "Passiivinen", jolloin kontakti passivoituu.
Tarkista myös "Luokitukset" -välilehdeltä, mihin luokkiin kontakti on lisätty, esimerkiksi "Joulukortit". Poista kontakti luokasta valitsemalla luokan vasemmalla puolella olevasta pudotusvalikosta "Poista luokitus".
Kontaktien massapoistamistyökalu
Työkalulla mahdollistetaan kontaktien poistaminen massana, ilman että poistamistoimenpiteet tehdään yksitellen jokaiselle kontaktille. Massapoistamistyökalu löytyy kontaktien hakunäkymästä. Työkalu tarkistaa onko kontakteilla liitoksia, jotka estävät kontaktien poistamisen, eli asiakasliitoksia, kalenteritapahtumia yms. Mikäli tällaisia poistamista estäviä liitoksia ei löydy, kontaktit poistetaan.
Kontaktien poistaminen massatyökalulla
- Valitse Asiakkaat > Kontaktit > Kontaktihaku
- Määrittele poistettavien kontaktien hakuehdot tai hae kaikki osaprojektit
- Aseta ruksit poistaettavien kontaktien vasemalla puolella olevaan valintalaatikkoon
- Valitse hakutulosnäkymän vasemmasta yläkulmasta "Poista kontakti"
- Toiminto tarkistaa, onko kontakteilla liitoksia jotka estävät poistamisen
- Mikäli poistamista estäviä liitoksia ei ole, voit poistaa kontaktit valitsemalla "Poista kontakti"
Tuplien poisto
Mikäli huomataan, että kontakti löytyy ValueFramesta useampaan kertaan, voidaan nämä kontaktit yhdistää "Etsi tuplia" -työkalulla. Voimaan kannattaa jättää se kontakti, jonka tiedot on eniten oikein tai parhaiten täytetty.
Yhdistäminen poistaa tupla-kontaktin ValueFramesta ja siirtää kaikki poistettavan kontaktin asiakasliitokset voimaan jäävälle kontaktille. Mikäli tupla-kontaktin asiakasliitoksia ei haluta säilyttää, siirry poistettavan kontaktin "Asiakasliitokset" -välilehdelle ja valitse poistettavien liitosten kohdalla "Poista liitos".
- Valitse Kontaktit > Hae kontakteista
- Etsi kontakti jonka haluat jättää voimaan ja siirry kontaktin tietoihin
- Valitse oikeasta sivuvalikosta "Etsi tuplia"
- Valitse verrattavat kentät, jonka mukaan tupla-kontaktia etsitään, esim. sähköpostiosoite. Mikäli kenttiä valitaan useampia, hakutulokseen nousee vain ne kontaktit joilla nämä kaikki hakuehdot täyttyvät
- Mikäli tupla-kontakti löytyy, varmista että kontakti on valittu ruksilla ja valitse alhaalta "Yhdistä".
