Notifikaatiot tehtävistä
Toiminnon tarkoitus
Uusista tehtävistä ja tehtävien muutoksista on mahdollista saada ilmoitukset ValueFramen etusivulle ja sähköpostiin. Tämä on hyödyllistä esimerkiksi käsiteltäessä laajempaa tehtävää, jonka edistymisestä tai ongelmista halutaan tiedottaa ajantasaisesti. Ilmoituksia kannattaa hyödyntää myös siinä, että käyttäjä saa heti tiedon uusista hänelle osoitetuista tehtävistä.
Alla on esimerkki etusivun ilmoituksista eli notifikaatiowidgetistä. Tehtävän otsikosta saa avattua tehtävän. Käyttäjä voi kuitata ilmoitukset näkyvistä vihreää väkästä klikkaamalla.
Ilmoituksesta voi myös lähettää viestin, jos esimerkiksi haluaa tiedottaa jostakin tehtävästä myös muille henkilöille tai kommentoida asiaa muutoin. Viestit esitetään omassa kohdassaan notifikaatiowidgetissä.
Alla on esimerkki sähköpostilla lähetystä notifikaatiosta. Linkistä saa avattua suoraan tehtävän ja liitetiedostot, jos niitä on tallennettu tehtävälle. Sähköpostit lähetetään niistä ilmoituksista, joita käyttäjä ei ole kuitannut etusivun notifikaatiowidgetistä.
Toiminnon käyttöönotto
Notifikaatiot-widget
Käyttäjä voi saada ilmoitukset tehtävistä etusivun Notifikaatiot-widgetiin, esim. jos deadline muuttuu, tehtävän status muuttuu tai tehtävälle on lisätty uusi kommentti. Ohje widgetin lisäämiseen etusivulle löytyy täältä.
Notifikaatioasetukset
Notifikaatioasetuksissa säädetään aihealueittain, mistä asioista käyttäjille lähetetään ilmoitus ValueFramen etusivulla (järjestelmän sisäiset) tai sähköpostilla. Tekstiviestien lähetys ei ole toistaiseksi käytössä.
Notifikaatioasetukset voidaan määrittää käyttöoikeuksien avulla toimimaan:
- siten, että jokainen käyttäjä voi itse määrittää, mistä aiheista haluaa ilmoituksia
- pääkäyttäjä säätää asetukset kaikkien puolesta
Notifikaatioasetukset määritellään henkilön tiedoissa välilehdellä "Notifikaatioasetukset". Käyttäjä, jolla on oikeudet säätää järjestelmätason oletuksia, voi säätää koko yritystä koskevan oletusasetuksen kohdassa Järjestelmä. Haluttaessa kukin käyttäjä voi itse säätää itseään koskevat notifikaatioasetukset kohdassa Omat. Käyttöoikeudet notifikaatioasetuksiin määritetään kohdassa Ylläpito – Käyttöoikeudet – vf + yii admin/notification rule.
Ilmoitukset voidaan määrittää seuraavista aihealueista:
- Viestit – Uuden lisäys määrittää lähetetäänkö ValueFramen etusivulle ilmoitus viesteistä, jotka on lisätty notifikaatiowidgetistä. Huom! Tämä asetus on aina päällä. Viesteistä ei lähetetä ilmoitusta sähköpostilla.
- Tehtävät – uuden lisäys määrittää tuotetaanko ilmoitus järjestelmään luoduista tehtävistä. Huom! Ilmoitusta ei luoda toistuvien tehtävien luonnista.
- Tehtävät – uuden lisäys – liitännäiset määrittää tuotetaanko ilmoitus kun tehtävälle lisätään uusi kommentti tai tiedosto
- Tehtävät – Muokkaus määrittää tuotetaanko ilmoitus kun tehtävän perustietoja esimerkiksi tehtävän kuvausta muokataan.
- Tehtävät – muokkaus- vastuuhenkilön vaihto – määrittää tuotetaanko ilmoitus kun tehtävän tekijä vaihdetaan.
- Tehtävät – muokkaus – ajan muutos määrittää tuotetaanko ilmoitus kun tehtävän deadlinea muutetaan.
- Tehtävät –muokkaus – statusmuutos määrittää tuotetaanko ilmoitus kun tehtävän status vaihdetaan.
- Tehtävät – muokkaus – liitännäiset määrittää tuotetaanko ilmoitus kun esimerkiksi kommenttia muokataan.
Järjestelmäasetusten "nollaa valinnat" poistaa kaikki järjestelmätason oletusasetukset. Käyttäjän omat-osiossa oleva "tyhjennä valinnat" poistaa käyttäjän omat asetukset ja palauttaa käyttäjälle järjestelmän oletusasetukset.
Ilmoitusten luonti tehtäviltä
Yllä kuvatut määritykset luovat yleiset periaatteet, miten ilmoituksia luodaan. Se kenelle henkilölle mistäkin tehtävästä luodaan ilmoituksia, määräytyy seuraavasti:
Tehtävällä on välilehti ”informoitavat henkilöt”, jolla listataan henkilöt, jotka saavat ilmoituksia tehtävästä. (Informoitavilla henkilöillä on myös automaattisesti käyttöoikeus tehtävään). Tehtävää luotaessa informoitaviin henkilöihin lisätään automaattisesti:
- asiakkaan asiakasvastaava sekä projektin ja osaprojektin päälliköt
- tehtävän antaja
- tehtävän tekijä
Informoitaviin henkilöihin voidaan lisätä tarvittaessa henkilöitä ja listasta voidaan poistaa henkilöitä, jos nämä eivät halua ilmoituksia kyseisestä tehtävästä. Sille käyttäjälle joka luo tehtävän tai muokkaa tehtävän tietoja ei lähetetä ilmoitusta. Ilmoitusperusteesta "vastuuhenkilön vaihto" lähetetään ilmoitus vain tehtävän uudelle tekijälle.