Tuntikirjausten kuittaaminen valmiiksi (vanha tuntikirjaus)
Tuntien kuittaus
ValueFramessa on mahdollista aktivoida käyttöön toiminnallisuus, jossa käyttäjä voi kuitata tuntikirjauksensa valmiiksi projektipäällikön / esimiehen hyväksyttäväksi. Tuntien kuittaaminen on mahdollista sekä päivä- että viikkokohtaiselta tuntilapulta.
Päivätuntikirjaus
Kun päivän tuntikirjaukset ovat valmiit, käyttäjä voi kuitata ne eteenpäin projektipäällikölle / esimiehelle hyväksyttäväksi klikkaamalla "Kuittaa valmiiksi". Tällöin järjestelmä kuittaa kaikki päivän tuntikirjaukset.
Kuittauksen jälkeen tunnit lukittuvat, eikä niitä pääse enää perusoikeuksilla muokkaamaan. Päivälle ei myöskään saa lisättyä uusia kirjauksia. Mikäli käyttäjä huomaa tuntikirjauksissa virheitä tai puutteita, hän voi pyytää kirjaukset takaisin muokattavaksi klikkaamalla "Lähetä avauspyyntö". Avauspyynnöstä lähtee projektipäällikölle notifikaatioviesti.
Viikkotuntikirjaus
Tunnit on mahdollista kuitata myös viikoittain klikkaamalla "Kuittaa valmiiksi". Mikäli viikkotuntilapulla on valittu "Näytä viikonloppu" ja tuntikirjauksia on kirjattu viikonlopulle, kuitetaan myös viikonlopun tuntikirjaukset.
Tuntien kuittaaminen kuukauden vaihtuessa
Mikäli kuukausi vaihtuu kesken viikon ja edellisen kuukauden tunnit tulee saada kuitatuksi ennen viikon päättymistä, tulee alkuviikko kuitata erikseen päiväkohtaisesti päivätuntilapulta. Tämän jälkeen viikkonäkymässä alkuviikko näkyy lukittuna, mutta loppuviikon kirjaukset on mahdollista syöttää normaalisti.
Yksittäisen päivän kuittaaminen / palauttaminen muokattavaksi tulee tehdä aina päivätuntilapun kautta.
Kuitattujen tuntien tarkastelu
Tapahtumaraportilla on mahdollista hakea kuitatut tuntikirjaukset valitsemalla Kirjauksen tila -kenttään "Kuitattu".
Tapahtumaraportilla näytetään tuntikirjauksen tila erillisellä statusvärillä:
- Punainen: tuntikirjaus on kuittaamaton ja hyväksymätön
- Keltainen: tuntikirjaus on kuitattu, mutta vielä hyväksymätön
- Vihreä: tuntikirjaus on kuitattu, että hyväksytty
Näiden avulla tapahtumaraportilla on helposti nähtävillä, mitkä tuntikirjaukset ovat vielä kesken, mitkä valmiiksi käsitelty ja hyväksytty.
Mikäli projektipäällikkö tai esimies huomaa tuntikirjauksella virheen, hän voi palauttaa valitut tuntikirjaukset takaisin muokattavaksi valitsemalla "Palauta valitut muokattavaksi". Tällöin tuntikirjaajalle lähtee notifikaatioviesti korjauspyynnöstä. Projektipäälliköille ja esimiehille on mahdollista myös antaa käyttöoikeus muokata kuitattuja tunteja, jolloin he voivat korjata puutteet suoraan tapahtumaraportilta ilman tuntikirjauksen palautusta.
Notifikaatiot ja asetukset
Toiminnon yhteydessä on mahdollista lähettää useita eri notifikaatioita eri henkilöille. Käyttäjän notfikaatioasetuksissa voi määrittää, mistä toimenpiteistä notifikaatiot halutaan sekä halutaanko notifikaatio sähköpostilla ja/tai ValueFramen etusivulle. Notifikaatiot voidaan lähettää seuraavasti:
- Tuntikirjausten kuittaukset (projektipäällikkö): Notifikaatio lähetetään tuntikirjauksille valittujen osaprojektien projektipäälliköille
- Tuntikirjausten kuittaukset (esimies): Notifikaatio lähetetään henkilön kaikista valituista tuntikirjauksista esimiehelle
- Tuntikirjausten avauspyynnöt (projektipäällikkö): Notifikaatio lähetetään tuntikirjauksille valittujen osaprojektien projektipäälliköille
- Tuntikirjausten avauspyynnöt (esimies): Notifikaatio lähetetään henkilön kaikista valituista tuntikirjauksista esimiehelle
- Muokkaukseen palautetut tuntikirjaukset: Notifikaatio lähetetään tuntikirjauksen henkilölle
Esimerkki sähköposti-ilmoituksesta:
