Valuuttakäsittely

Valuuttakäsittelyn yleiskuvaus
Valuuttakäsittelyn käyttöönotto
Yhtiöiden asetukset
Valuuttakurssit
Valuuttakurssien päivitys

Valuuttakäsittelyn yleiskuvaus

Terminologiaa

Kotivaluutta = Yrityksen kotimaassa käytettävä valuutta, esimerkiksi euro. Määräytyy projektin yhtiön valuutan mukaan.

Laskutusvaluutta = Valuutta, jolla asiakasta laskutetaan. Määräytyy ValueFramessa hinnaston mukaan.

Valuuttatunnus = Kansainvälisessä rahaliikenteessä käytettävä valuutan lyhenne. ValueFramessa käytetään ISO-standardin mukaisia kolmikirjaimisia valuuttalyhenteitä, esim. EUR, USD, SEK.

Valuuttakurssi: kahden valuutan välinen kurssi. Valuutta voidaan muuntaa toiseksi jakamalla vieras valuutta kotivaluutaksi (Euro-alue) tai kertomalla se kotivaluutaksi (USA, Ruotsi).

Moniyritysympäristö = ValueFrame-ympäristö jossa on useampia kuin yksi juridinen yhtiö

Käyttötarkoitus

Valuuttakäsittelyä hyödynnetään ValueFramessa seuraaviin tarkoituksiin:

Suomalaisella euroja käyttävällä yrityksellä on tarve laskuttaa ulkomaan valuutoissa. Tällöin hinnastot (tunti- ja tuotehinnat) syötetään laskutusvaluutassa ja ValueFrame muuntaa valuuttasummat kotivaluutaksi raportointia varten.

Matkalaskut syötetään aina projektin yhtiön kotivaluutassa ja ValueFrame muuntaa ne tarvittaessa hinnaston mukaiseksi laskutusvaluutaksi.

Samassa ValueFrame-kannassa voi myös olla erimaisia yhtiöitä, joilla on kotivaluuttana eri valuutta. Tällöin kullekin yhtiölle määritetään kotivaluutta ja valuutan laskentasääntö raportointia ja valuuttamuuntoja varten.

Esimerkki valuuttakäsittelystä

ValueFrame Oy on suomalainen yritys, jolla on kansainvälisiä asiakkaita. ValueFramen kotivaluutta on EUR. Eräs asiakkaista on vaatinut, että heidän laskunsa täytyy lähettää Ruotsin kruunuissa (SEK). Asiakkaalle luodaan hinnasto, jonka valuutta on SEK.

Tuote	Hinta (SEK)
Käyttäjäveloitus/kk	300,00
Tuntityöt (hinta / tunti)	1 200,00

ValueFrameen on määritelty valuuttakurssitaulukkoon seuraava vaihtokurssi. Kurssia on päivitetty aika ajoin. ValueFrame käyttää aina laskutushetkellä voimassa olevaa valuuttakurssia muuttaessaan valuuttasummia kotivaluutaksi raportointia varten.

Päivämäärä	Valuutta 1	Valuutta 2	Kurssi
24.7.2018	SEK	EUR	10,64

Koska asiakkaan kanssa on sovittu laskutusvaluutaksi SEK, tallennetaan jokaiselle kirjaukselle ValueFramessa sekä laskutusvaluutan arvo (SEK) että kotivaluutan arvo (EUR). Kuvitellaan, että maaliskuussa järjestelmään kirjataan ylläolevan esimerkin mukaiset tapahtumat, eli myyntirivi ja tuntitapahtumia. Tällöin järjestelmään tallennetaan siis arvot seuraavasti.

Tapahtuma	Määrä	Ahinta (laskutusvaluutta)	Ahinta (kotivaluutta)
Käyttäjämäksu (myyntirivi)	5,00	300,00	30 €
Tuntityöt	20,00	1 200,00	120 €

Kun asiakkaalle laaditaan lasku näiden tapahtumien perusteella, laskulle tulevat rivit näytetään loppuasiakkaalle seuraavasti:

Laskurivi	Määrä	Ahinta (laskutusvaluutta)	Yhteensä	Valuutta
Käyttäjämaksut	5,00	300,00	1 500,00	SEK
Tuntityöt	20,00	1 200,00	24 000,00	SEK
Yhteensä			25 500,00	SEK

ValueFramen kotivaluutaksi on määritelty EUR. Tämä tarkoittaa sitä, että yrityksen täytyy tietää laskun arvo kotivaluutassa, koska tällä valuutalla lasku kirjataan yrityksen kirjanpidossa myynniksi. Tällöin kaikilla ValueFramen raporteilla edellä olevat tapahtumat esitetään yrityksen kotivaluutan mukaisina arvoina. Laskutusvaluutassa tiedot esitetään ainoastaan asiakkaalle lähetettävässä laskussa. Edellisen esimerkin mukaisesti järjestelmään tallennetaan kotivaluutan osalta seuraavat arvot.

Laskurivi	Määrä	Ahinta (kotivaluutta)	Yhteensä
Käyttäjämaksut	5,00	30	150,00
Tuntityöt	20,00	120,00	2 400,00
Yhteensä			2 550,00

Matkalaskut tehdään ValueFrameen aina projektin yhtiön kotivaluutassa. Kun ylläkuvatulla projektilla tehdään 70 euron matkalasku, se tulee laskulle 700 kruunun suuruisena.

Valuuttakäsittelyn käyttöönotto

Valuuttatunnusten määrittely

Järjestelmään määritellään ensin tarvittavat valuuttatunnukset toiminnolla Ylläpito > Laskutus > Valuuttatunnukset. Valuuttatunnuksissa tulee käyttää virallisia lyhenteitä, jotka ovat nähtävissä esim. kauppalehden verkkosivuilla. Määrittele järjestelmään kotivaluuttatunnus sekä kaikkien sellaisten valuuttojen tunnukset, joilla asiakkaita laskutetaan.

Valuuttakurssien määrittely

Huom! Tässä kuvataan toiminta suomalaisessa yhtiössä. Tilanne jossa samassa ValueFrame-kannassa on useampi yhtiö, on kuvattu Valuuttakurssit-kappaleessa.

Valuuttatunnusten määrittelyn jälkeen järjestelmään syötetään valuuttakurssien arvot toiminnolla Ylläpito > Laskutus > Valuuttakurssit.

Kullekin valuuttaparille annetaan kurssin voimassaolon alkupäivä. Oheisessa esimerkissä euron ja ruotsin kruunun kurssia on päivitetty pariin otteseen.

Valuutta1-kenttään valitaan valuutta, jossa asiakkaita on tarkoitus laskuttaa eli laskutuksessa käytettävän hinnaston valuutta. Valuutta2-kenttään valitaan yhtiön kotivaluutta eli euro, johon laskutusvaluutta muutetaan valuuttakurssin avulla.

Kurssi2-kenttään syötetään valuuttakurssin virallinen euronoteeraus. Tätä kurssia käytetään kun hinnaston laskutusvaluutta jaetaan valuuttakurssilla euroiksi kirjanpitoa ja raportointia varten.

Kurssi1-kenttään syötetään virallisen valuuttakurssin käänteisluku (1/valuuttakurssi). Tätä kurssia käytetään kun ValueFrame muuntaa yhtiön kotivaluutassa syötetyn matkalaskun hinnaston mukaiseksi valuutaksi laskutusta varten.

On ehdottoman tärkeää että valuutat syötetään juuri yllä kuvatussa järjestyksessä eli Valuutta1 on laskutusvaluutta. Samaten kurssit pitää syöttää juuri ylläkuvatulla tavalle eli virallinen valuutan eurokurssi syötetään Kurssi2-kenttään ja sen käänteisluku Kurssi1-kenttään.

Tuoterekisterin hinnat valuutoissa

Jos yritys laskuttaa tuotteita, kannattaa tuotteille antaa hinnat laskutusvaluutassa kohdassa Hinnasto > Hinnaston ylläpito > ja valitsemalla vasemmasta reunasta "Tuoterekisteri".

Valuuttahinnaston lisääminen

Alla olevassa kuvassa luodaan USD-määräinen hinnasto. Hinnaston luomisessa siis valitaan laskutusvaluutta (oletuksena on aina yhtiön kotivaluutta) ja hinnat syötetään laskutusvaluutassa. Tuotehinnoissa näytetään tuotteiden oletushinta (ovh) laskutusvaluutassa, jos se on annettu tuoterekisterissä.

Projektin perustaminen ja laskutus

Ulkomaan valuutoissa laskutettava projekti perustetaan normaalisti ja sille valitaan kyseisessä valuutassa oleva hinnasto.

Tuntikirjaukset tallentuvat automaattisesti hinnaston valuutassa. Myös myynnit lisätään hinnaston valuutan mukaisesti sekä projektin koontinäkymällä että osaprojektin "Myynnit"-välilehdellä. Laskutettavat matkalaskut syötetään aina yhtiön kotivaluutassa eli suomalaisen yhtiön tapauksessa euroina ja ne näkyvät kuluna kotivaluutassa ja laskutettavana myyntinä laskutusvaluutassa.

Laskun tapahtumat näytetään laskutapahtumien tarkastusnäytössä ja laskulomakkeella ulkomaan valuutassa. "Laskuttamattomat tapahtumat" -raportin koostenäkymässä luvut näytetään kuitenkin kotivaluutassa kokonaiskuvan vuoksi, koska samalla yhtiöllä voi olla laskutusta kotivaluutassa ja eri ulkomaanvaluutoissa.

Kannattavuusraportointi

Kannattavuusraportit ValueFramessa tulee ajaa yhtiöittäin kun eri yhtiöillä on eri kotivaluutta. Raporttien luvut ovat kunkin yhtiön kotivaluutassa.

Yhtiöiden asetukset

Tässä kappaleessa kuvataan määritykset tilanteessa, jossa samassa ValueFrame kannassa on yhtiöitä, joilla on eri kotivaluutta.

Määritellään yhtiökohtaisesti kotivaluutta ja valuutan laskemiskäytäntö toiminnossa Ylläpito > Yleiset asetukset > Yhtiöt > Laskutustiedot. Laskemiskäytäntö on Suomessa jakamalla ja Ruotsissa kertomalla.

Ulkomaisen yhtiön työntekijöiden omakustannushinnat pitää antaa kyseisen yhtiön kotivaluutassa. Lisäksi yhtiötä varten pitää perustaa sen kotimaan valuutassa hinnasto, jota käytetään sisäisissä projekteissa.

Valuuttakurssit

Jos samassa kannassa on eri kotivaluuttaisia yhtiöitä, tulee valuuttakurssit määrittää alla olevan esimerkin mukaisesti. Esimerkissä ValueFrame-kannassa on kaksi yhtiötä:

Suomalainen euroyhtiö, jossa valuutta muunnetaan kotivaluutaksi jakamalla valuuttakurssilla
Ruotsalainen kruunuyhtiö jossa valuutta muunnetaan kotivaluutaksi kertomalla

Sekä suomalaisella että ruotsalaisella yhtiölle on liiketoimintaa Yhdysvaltain dollareina (USD). Lisäksi yhtiöt myyvät ristiin toistensa valuutoissa. Suomalainen yhtiö myy Ruotsiin kruunuina (SEK) ja ruotsalainen yhtiö Suomeen euroina (EUR).

Kullekin yhtiölle luodaan jokaista valuuttaa kohden 2 valuuttakurssiparia alla olevan esimerkin mukaan.

Kutakin yhtiötä varten syötetään siis kurssi vain joko Kurssi1- tai Kurssi2 -kenttään.

Suomalaista yhtiötä varten syötetään kurssit kenttään Kurssi2 (Suomessa valuuttalaskenta jakamalla)
Ruotsalaista (ja esimerkiksi yhdysvaltalaista) yhtiötä varten syötetään kurssi kenttään Kurssi1 (maassa valuuttalaskenta kertomalla)

Alkaa	Valuutta 1	Valuutta 2	Kurssi 1	Kurssi 2	Käyttötarkoitus
1.6.2016	USD	SEK	8,35	-	Hinnaston USD-hinnat muunnetaan ruotsalaisen yhtiön kotivaluuuttaan kertomalla valuuttakurssilla.
1.6.2016	SEK	USD	0,120	-	SEK-määräiset matkalaskut muunnetaan laskutusvaluuttaan USD kertomalla virallisen valuuttakurssin käänteisluvulla.
1.6.2016	USD	SEK	-	1,13	Hinnaston USD-hinnat muunnetaan suomalaisen yhtiön kotivaluuttaan EUR jakamalla virallisella valuuttakurssilla.
1.6.2016	EUR	USD	0,1	10	Suomalainen yhtiö: SEK-hintaiset hinnastohinnat muunnetaan euroiksi jakamalla virallisella valuuttakurssilla (Kurssi2) Ruotsalainen yhtiö: SEK-määräiset matkalaskut muunnetaan euroiksi kertomalla virallisen valuttakurssin käänteisluvulla (Kurssi1)
1.6.2016	SEK	EUR	10	0,1	Suomalainen yhtiö: EUR-määräiset matkalaskut muunnetaan kruunuiksi jakamalla virallisen valuuttakurssin käänteisluvulla (Kurssi2) Ruotsalainen yhtiö: EUR-määräiset hinnastohinnat muunnetaan kruunuiksi kertomalla virallisella valuuttakurssilla (Kurssi1)

Valuuttakurssien päivitys

Valuuttakurssien päivitys löytyy valikosta ylläpito - laskutus - valuuttakurssien päivitys.

Valuuttakurssien päivitysliittymässä voidaan tarkastella olemassaolevia valuuttakursseja, lisätä uusia valuuttakursseja sekä päivittää kurssit. Liittymässä näkyy automaattisesti ylläpidosta lisätyt valuuttakurssit.

Olemassa olevat valuuttakurssit voidaan päivittää päivitä valuuttakurssit -painikkeesta. Päivitys tapahtuu heti ja kurssit haetaan Suomen pankin rajapinnasta sen hetken arvoilla.

Päivityksen jälkeen kurssit päivittyvät näkymään:

Huomioitavaa on ettei manuaalisesti annettuja kursseja voida päivittää samana päivän kun ne on lisätty. Lisäksi rajapinta tukee vain valuuttapareja, jossa EUR valuutta on toisena valuuttana.

Mikäli kurssia ei voi päivittää näkyy rivillä huutomerkki, josta aukeaa info ettei kurssia voida päivittää rajapinnasta. Ja myös päivityksen yhdeydessä kerrotaan jos jotain syötettyä kurssia ei voitu päivittää.

Uuden kurssin lisääminen ja poistaminen

Valuuttakursseja voidaan lisätä manuaalisesti "lisää valuuttakurssi manuaalisesti" painikkeesta. Valuuttakursseja, jotka ovat voimassa alken päivältään tulevaisuudessa, voidaan vielä muokata kynän kuvakkeesta tai poistaa roskakorin kuvakkeesta rivin lopusta.