ValueFrame | Tuki
  • Käyttöohje
  • Community
  • Yhteystiedot
Kirjaudu tukeen
Uusi tukipyyntö

  1. Visma Valueframe
  2. Laskutus
  3. Laskun luonti

Valuuttakäsittely

  • Valuuttakäsittelyn yleiskuvaus
  • Valuuttatunnusten määrittely
  • Valuuttakäsittelyn määritykset, kun kaikilla yhtiöillä on kotivaluuttana EUR
    • Valuuttakurssit, sama kotivaluutta
  • Valuuttakäsittelyn määritykset, kun yhtiöillä on eri kotivaluutat
    • Yhtiöiden asetukset
    • Valuuttakurssit, eri kotivaluutat
  • Valuuttahinnaston lisääminen
  • Valuuttakurssien päivitys
    • Uuden kurssin lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen

Valuuttakäsittelyn yleiskuvaus

Valuuttakäsittelyllä tarkoitetaan ValueFramen monivaluuttakäsittely-toiminnallisuutta, joka mahdollistaa sekä kotivaluutasta (oletuksena EUR) poikkeavan laskutuksen, että eri kotivaluuttoja käyttävien yhtiöiden lisäämisen järjestelmään.

ValueFramen monivaluuttakäsittely on ominaisuus, joka otetaan aina käyttöön tukipalvelun kanssa yhteistyössä, sillä se vaatii järjestelmän uudelleenparametrointia. Valuuttakäsittelyä käyttöön otettaessa voidaan hyödyntää sekä manuaalisesti että automaattisesti päivittyviä valuuttakursseja, jotka haetaan Suomen pankin rajapinnasta kerran päivässä. Lisätietoa tästä automaatiotyökalusta kerrotaan tämän artikkelin kappaleessa Valuuttakurssien päivitys.

Terminologiaa

  • Kotivaluutta = Yrityksen kotimaassa käytettävä valuutta, esimerkiksi euro. Määräytyy projektin yhtiön valuutan mukaan.
  • Laskutusvaluutta = Valuutta, jolla asiakasta laskutetaan. Määräytyy ValueFramessa hinnaston mukaan.
  • Valuuttatunnus = Kansainvälisessä rahaliikenteessä käytettävä valuutan lyhenne. ValueFramessa käytetään ISO-standardin mukaisia kolmikirjaimisia valuuttalyhenteitä, esim. EUR, USD, SEK.
  • Valuuttakurssi: kahden valuutan välinen kurssi. Valuutta voidaan muuntaa toiseksi jakamalla vieras valuutta kotivaluutaksi (Euro-alue) tai kertomalla se kotivaluutaksi (USA, Ruotsi).
  • Moniyritysympäristö = ValueFrame-ympäristö jossa on useampia kuin yksi juridinen yhtiö

Käyttötarkoitus

Valuuttakäsittelyä hyödynnetään ValueFramessa seuraaviin tarkoituksiin:

  • Suomalaisella yrityksellä (kotivaluutta EUR) on tarve laskuttaa ulkomaan valuutoissa. Tällöin hinnastot (tunti- ja tuotehinnat) syötetään laskutusvaluutassa ja ValueFrame muuntaa valuuttasummat kotivaluutaksi raportointia varten.
  • Samassa ValueFrame-kannassa voi myös olla yhtiöitä, joilla on kotivaluuttoinaan eri valuutat. Tällöin kullekin yhtiölle määritetään kotivaluutta ja valuutan laskentasääntö raportointia ja valuuttamuuntoja varten.

Esimerkki valuuttakäsittelystä

ValueFrame Oy on suomalainen yritys, jolla on kansainvälisiä asiakkaita. ValueFramen kotivaluutta on EUR. Eräs asiakkaista on vaatinut, että heidän laskunsa täytyy lähettää Ruotsin kruunuissa (SEK). Asiakkaalle luodaan hinnasto, jonka valuutta on SEK.

Tuote Hinta (SEK)
Käyttäjäveloitus/kk 300,00
Tuntityöt (hinta / tunti) 1 200,00

ValueFrameen on määritelty valuuttakurssitaulukkoon seuraava vaihtokurssi. Kurssia on päivitetty aika ajoin. ValueFrame käyttää aina laskutushetkellä voimassa olevaa valuuttakurssia muuttaessaan valuuttasummia kotivaluutaksi raportointia varten.

Päivämäärä Valuutta 1 Valuutta 2 Kurssi
24.7.2018 SEK EUR 10,64

Koska asiakkaan kanssa on sovittu laskutusvaluutaksi SEK, tallennetaan jokaiselle kirjaukselle ValueFramessa sekä laskutusvaluutan arvo (SEK) että kotivaluutan arvo (EUR). Kuvitellaan, että maaliskuussa järjestelmään kirjataan ylläolevan esimerkin mukaiset tapahtumat, eli myyntirivi ja tuntitapahtumia. Tällöin järjestelmään tallennetaan siis arvot seuraavasti.

Tapahtuma Määrä Ahinta (laskutusvaluutta) Ahinta (kotivaluutta)
Käyttäjämäksu (myyntirivi) 5,00 300,00 30 €
Tuntityöt 20,00 1 200,00 120 €

Kun asiakkaalle laaditaan lasku näiden tapahtumien perusteella, laskulle tulevat rivit näytetään loppuasiakkaalle seuraavasti:

Laskurivi Määrä Ahinta (laskutusvaluutta) Yhteensä Valuutta
Käyttäjämaksut 5,00 300,00 1 500,00 SEK
Tuntityöt 20,00 1 200,00 24 000,00 SEK
Yhteensä     25 500,00 SEK

ValueFramen kotivaluutaksi on määritelty EUR. Tämä tarkoittaa sitä, että yrityksen täytyy tietää laskun arvo kotivaluutassa, koska lasku kirjataan tällä valuutalla yrityksen kirjanpidossa myynniksi. Tällöin kaikilla ValueFramen raporteilla edellä olevat tapahtumat esitetään yrityksen kotivaluutan mukaisina arvoina. Laskutusvaluutassa tiedot esitetään ainoastaan asiakkaalle lähetettävässä laskussa. Edellisen esimerkin mukaisesti järjestelmään tallennetaan kotivaluutan osalta seuraavat arvot.

Laskurivi Määrä Ahinta (kotivaluutta) Yhteensä
Käyttäjämaksut 5,00 30 150,00
Tuntityöt 20,00 120,00 2 400,00
Yhteensä     2 550,00

 

Valuuttatunnusten määrittely

Valuuttakäsittelyn käyttöönotto suoritetaan yhdessä ValueFramen tukipalvelun kanssa. Olethan yhteydessä tukipalveluun ennen järjestelmään tehtäviä muutoksia: tuki.valueframe@visma.com

Valuuttakäsittelyn kättöönoton aluksi järjestelmään määritellään tarvittavat valuuttatunnukset toiminnolla Ylläpito > Laskutus > Valuuttatunnukset. ValueFramessa käytetään ISO-standardin mukaisia kolmikirjaimisia valuuttalyhenteitä, esim. EUR, USD, SEK. Valuuttatunnuksissa tulee aina käyttää virallisia lyhenteitä, jotka ovat nähtävissä esim. kauppalehden verkkosivuilla. Järjestelmään tulee määrittää sekä kotivaluuttatunnukset että kaikkien sellaisten valuuttojen tunnukset, joilla asiakkaita laskutetaan.

valuuttakasittely-01.png

 

Valuuttakäsittelyn määritykset, kun kaikilla yhtiöillä on kotivaluuttana EUR

Huom! Tässä kuvataan toiminta sellaisessa ValueFrame-ympäristössä, jossa on ainoastaan suomalaisia, kotivaluuttanaan euroa käyttäviä yhtiöitä. Tilanne jossa samassa ValueFrame-kannassa on useampi, eri kotivaluutan yhtiö, on kuvattu tämän artikkelin Valuuttakäsittelyn määritykset. kun yhtiöillä on eri kotivaluutat -kappaleessa.

 

Valuuttakurssit, sama kotivaluutta

Valuuttatunnusten määrittelyn jälkeen järjestelmään syötetään valuuttakurssien arvot toiminnolla Ylläpito > Laskutus > Valuuttakurssit.

valuuttakasittely-02.png

Kullekin valuuttaparille annetaan kurssin voimassaolon alkupäivä. Oheisessa esimerkissä euron ja ruotsin kruunun kurssia on päivitetty pariin otteeseen.

On ehdottoman tärkeää, että valuuttakurssit syötetään järjestelmään tämän ohjeistuksen mukaisesti, kun kaikilla yhtiöillä on sama kotivaluutta EUR:

  • Alkaa: kurssin voimassaolon alkupäivä.
  • Valuutta1: Asiakkaan laskutusvaluutta, eli laskutuksessa käytettävän hinnaston valuutta.
  • Valuutta2: Yhtiön kotivaluutta eli euro, johon laskutusvaluutta muutetaan valuuttakurssin avulla.
  • Kurssi2: Valuuttakurssin virallinen euronoteeraus. Tätä kurssia käytetään kun hinnaston laskutusvaluutta jaetaan valuuttakurssilla euroiksi kirjanpitoa ja raportointia varten.
  • Kurssi1: Virallisen valuuttakurssin käänteisluku (1/kurssi2). Tätä kurssia käytetään kun ValueFrame muuntaa yhtiön kotivaluutassa syötetyn matkalaskun hinnaston mukaiseksi valuutaksi laskutusta varten.

Valuuttakäsittelyn määritykset, kun yhtiöillä on eri kotivaluutat

Tässä kappaleessa kuvataan määritykset tilanteessa, jossa samassa ValueFrame kannassa on yhtiöitä, joilla on eri kotivaluutta.

Yhtiöiden asetukset

Määritellään yhtiökohtaisesti kotivaluutta ja valuutan laskemiskäytäntö toiminnossa Ylläpito > Yleiset asetukset > Yhtiöt > Laskutustiedot.

  • Huom! Laskemiskäytäntö on
    • Suomessa oleva yhtiö: jakamalla
    • Ruotsissa oleva yhtiö: kertomalla.

valuuttakasittely-06.png

Hyvä tietää: Ulkomaisen yhtiön työntekijöiden omakustannushinnat pitää antaa kyseisen yhtiön kotivaluutassa. Lisäksi yhtiötä varten pitää perustaa sen kotimaan valuutassa hinnasto, jota käytetään sisäisissä projekteissa.

 

Valuuttakurssit, eri kotivaluutat

Jos samassa kannassa on eri kotivaluuttaisia yhtiöitä, tulee valuuttakurssit määrittää alla olevan esimerkin mukaisesti. Esimerkissä ValueFrame-kannassa on kaksi yhtiötä:

  • Suomalainen euroyhtiö, jossa valuutta muunnetaan kotivaluutaksi jakamalla valuuttakurssilla
  • Ruotsalainen kruunuyhtiö jossa valuutta muunnetaan kotivaluutaksi kertomalla

Sekä suomalaisella että ruotsalaisella yhtiölle on liiketoimintaa Yhdysvaltain dollareina (USD). Lisäksi yhtiöt myyvät ristiin toistensa valuutoissa. Suomalainen yhtiö myy Ruotsiin kruunuina (SEK) ja ruotsalainen yhtiö Suomeen euroina (EUR).

Kullekin yhtiölle luodaan jokaista valuuttaa kohden 2 valuuttakurssiparia alla olevan esimerkin mukaan.

Kutakin yhtiötä varten syötetään siis kurssi vain joko Kurssi1- tai Kurssi2 -kenttään.

  • Suomalaista yhtiötä varten syötetään kurssit kenttään Kurssi2 (Suomessa valuuttalaskenta jakamalla)
  • Ruotsalaista (ja esimerkiksi yhdysvaltalaista) yhtiötä varten syötetään kurssi kenttään Kurssi1 (maissa valuuttalaskenta kertomalla)
Alkaa Valuutta 1 Valuutta 2 Kurssi 1 Kurssi 2 Käyttötarkoitus

1.6.2016

USD

SEK

8,35

-

Hinnaston USD-hinnat muunnetaan ruotsalaisen yhtiön kotivaluuuttaan kertomalla valuuttakurssilla.

1.6.2016

SEK

USD

0,120

-

SEK-määräiset matkalaskut muunnetaan laskutusvaluuttaan USD kertomalla virallisen valuuttakurssin käänteisluvulla.

1.6.2016

USD

SEK

-

1,13

Hinnaston USD-hinnat muunnetaan suomalaisen yhtiön kotivaluuttaan EUR jakamalla virallisella valuuttakurssilla.

1.6.2016

EUR

USD

0,1

10

Suomalainen yhtiö:

SEK-hintaiset hinnastohinnat muunnetaan euroiksi jakamalla virallisella valuuttakurssilla (Kurssi2)

Ruotsalainen yhtiö:

SEK-määräiset matkalaskut muunnetaan euroiksi kertomalla virallisen valuttakurssin käänteisluvulla (Kurssi1)

 

1.6.2016

SEK

EUR

10

0,1

Suomalainen yhtiö:

EUR-määräiset matkalaskut muunnetaan kruunuiksi jakamalla virallisen valuuttakurssin käänteisluvulla (Kurssi2)

Ruotsalainen yhtiö:

EUR-määräiset hinnastohinnat muunnetaan kruunuiksi kertomalla virallisella valuuttakurssilla (Kurssi1)

 

Valuuttahinnaston lisääminen

Alla olevassa kuvassa luodaan USD-määräinen hinnasto. Hinnaston luomisessa siis valitaan laskutusvaluutta (oletuksena on aina yhtiön kotivaluutta) ja hinnat syötetään laskutusvaluutassa. Ohjeistus valuuttatunnuksien lisäämiseen löytyy täältä. Tuotehinnoissa näytetään tuotteiden oletushinta (ovh) laskutusvaluutassa, jos se on annettu tuoterekisterissä.

valuuttahinnaston-lisaaminen.png

 

Jos yritys laskuttaa tuotteita, kannattaa tuotteille antaa hinnat laskutusvaluutassa kohdassa Hinnasto > Hinnaston ylläpito > ja valitsemalla vasemmasta reunasta "Tuoterekisteri".

valuuttakasittely-03.png

 

Projektin perustaminen ja laskutus

Tärkeää on muistaa, että projektilla ja osaprojektilla tulee aina olla sama valuutta. Ulkomaan valuutoissa laskutettava projekti perustetaan normaalisti ja sille valitaan laskutusvaluutassa oleva hinnasto.

  • Tuntikirjaukset tallentuvat automaattisesti hinnaston valuutassa.
  • Myynnit lisätään hinnaston valuutan mukaisesti sekä projektin koontinäkymällä että osaprojektin "Myynnit"-välilehdellä.
  • Matkalaskut syötetään aina yhtiön kotivaluutassa eli suomalaisen yhtiön tapauksessa euroina ja ne näkyvät kuluna kotivaluutassa ja laskutettavana myyntinä laskutusvaluutassa.

valuuttakasittely-04.png

Laskun tapahtumat näytetään laskutapahtumien tarkastusnäytössä ja laskulomakkeella ulkomaan valuutassa. "Laskuttamattomat tapahtumat" -raportin koostenäkymässä luvut näytetään kuitenkin kotivaluutassa kokonaiskuvan vuoksi, koska samalla yhtiöllä voi olla laskutusta kotivaluutassa ja eri ulkomaanvaluutoissa.

valuuttakasittely-05.png

Kannattavuusraportointi

Kannattavuusraportit ValueFramessa tulee ajaa yhtiöittäin kun eri yhtiöillä on eri kotivaluutta. Raporttien luvut ovat kunkin yhtiön kotivaluutassa. Lisätietoa kannattavuusraporteista löydät täältä.

 

Valuuttakurssien päivitys

ValueFramen monivaluuttakäsittelyyn liittyen on myös mahdollista ottaa käyttöön automaattinen valuuttakurssien päivityksen työkalu. Tämä työkalu löytyy valikosta ylläpito - laskutus - valuuttakurssien päivitys.

Valuuttakurssien päivitysliittymässä voidaan tarkastella olemassaolevia valuuttakursseja, lisätä uusia valuuttakursseja sekä päivittää kurssit. Liittymässä näkyvät automaattisesti ylläpidosta lisätyt valuuttakurssit.

mceclip0.png

Olemassa olevat valuuttakurssit voidaan päivittää päivitä valuuttakurssit -painikkeesta. Päivitys tapahtuu heti ja kurssit haetaan Suomen pankin rajapinnasta sen hetken arvoilla. 

mceclip4.png

Päivityksen jälkeen kurssit päivittyvät näkymään:

mceclip5.png

Huomioitavaa on, ettei manuaalisesti annettuja kursseja voida päivittää samana päivänä kun ne on lisätty. Lisäksi rajapinta tukee vain valuuttapareja, jossa EUR-valuutta on toisena valuuttana.

Mikäli kurssia ei voi päivittää, näkyy rivillä huutomerkki, josta aukeaa pop-up-ikkuna, joka kertoo ettei kurssia voida päivittää rajapinnasta. Päivityksen yhdeydessä kerrotaan jos jotain syötettyä kurssia ei voitu päivittää.

mceclip3.png

 

Uuden kurssin lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen

Valuuttakursseja voidaan lisätä manuaalisesti "lisää valuuttakurssi manuaalisesti" painikkeesta. Valuuttakursseja, jotka ovat voimassa alkaen päivältään tulevaisuudessa, voidaan vielä muokata kynän kuvakkeesta tai poistaa roskakorin kuvakkeesta rivin lopusta.

Visma logo

Visma Solutions Oy

Valtakatu 51
53100 Lappeenranta
Finland

Keskuskatu 3
00100 Helsinki
Finland

Palveluosiot

  • Aloitus
  • Etusivu
  • Asiakkaat
  • Myynti
  • Työkalut
  • Projektinhallinta
  • Osatuloutus
  • Tehtävät

 

  • Työaika
  • Laskutus
  • Raportointi
  • Henkilöstö
  • Hinnastot ja tuotteet
  • Ylläpito
  • Taloushallinon liittymät
  • Lisäpalvelut

Tuki

  • Ota yhteyttä
  • Tilannehuone
  • Community
  • Koulutukset
  • Käyttöohje

Yritys

  • Rekrytointi
  • Community
  • Ota yhteyttä
© ValueFrame on osa Visma-konsernia Privacy policy | Cookie policy