Uusi tukipyyntö

Käyttäminen

 

Pakolliset kentät

Dokumenttipohjien tehokas käyttö edellyttää, että tarjoukselle on tallennettu ne tiedot, joihin dokumenttipohjassa viitataan. Kenttien tyhjäksi jättäminen ei kuitenkaan jätä tarjouspohjaan ylimääräisiä tageja, vaan ne siivotaan dokumentin luomisen yhteydessä automaattisesti pois. Näin ollen tarjouspohja voidaan tulostaa järjestelmästä, vaikka dokumenttipohjassa olisikin tagi esimerkiksi asiakkaan puhelinnumerolle, mutta puhelinnumeroa ei ole järjestelmään tallennettu. Dokumenttipohjien käyttö ei itsessään edellytä pakollisina kenttinä mitään muita kenttiä mitä ValueFrame ei muutenkin vaatisi.

Käytettävissä olevat tagit ja niiden sijainti ValueFramen käyttöliittymässä on kuvattu ohjeen seuraavalla sivulla.

 

Tarjousdokumentin luominen

Kun tarjouksen perustiedot, tarjoustiedot ja tarjousrivit on syötetty järjestelmään, voidaan tarjousdokumentti tulostaa kyseisen tarjouksen Dokumentit –välilehdeltä. Tarjouspohjan luominen tapahtuu seuraavasti:

  1. Valitse oikea tarjouspohja Tarjouspohjat –kehyksestä "Käytettävä pohja" -pudotusvalikosta.
  2. Klikkaa "Tee tarjousdokumentti" -painiketta.

 rtf-dokumenttipohja-tarjouksella.png

Dokumentin tallentaminen ValueFrameen tulostamisen yhteydessä

Tarjousdokumentti on mahdollista tallentaa suoraan ValueFrameen tarjousdokumentin luomisen yhteydessä. Tällöin "Tallenna dokumentiksi" -valintaruutu tulee olla valittuna ennen "Tee tarjousdokumentti" -napin painamista. Dokumentti liitetään tällöin kyseiselle asiakkaalle

Automaattista tarjousdokumenttien tallentamista ei kannata käyttää, jos tarjousdokumenttia on tarkoitus muokata ennen asiakkaalle lähettämistä. Tällöin ainoastaan lopullisen asiakkaalle lähtevän tarjouksen tallentaminen on suositeltavaa sekaannusten välttämiseksi.

 

Dokumentin muokkaaminen tekstinkäsittelyohjelmassa

Dokumentin luominen tarjoaa selaimelle vaihtoehdoksi avata dokumentti jollain sopivalla tekstinkäsittelyohjelmalla tai vaihtoehtoisesti tallentaa se levylle. Normaalisti levylle tallentaminen on parempi vaihtoehto, koska silloin on mahdollisuus itse nähdä mihin hakemistoon tiedoston tallentaa. Dokumentin avaaminen suoraan selaimesta tallentaa dokumentin selaimen väliaikaisten tiedostojen joukkoon, josta sen löytäminen myöhemmin on hankalaa.

rtf-tallentaminen-laitteelle.png

Tallennetun dokumentin voi avata esim. Microsoft Word -tekstinkäsittelyohjelmalla ja tehdä siihen tarvittavat muutokset. Lopullisen dokumentin voi tallentaa halutessaan myös muuhun kuin RTF-muotoon, kuten Microsoft Word dokumenttimuotoon tai Adoben PDF -muotoon.

 

Muokatun dokumentin tallentaminen ValueFrameen

Valmiiksi muokattu dokumentti kannattaa tallentaa tarjouksen yhteyteen ValueFrameen. Tämä tapahtuu seuraavasti:

  1. Mene tarjouksen Dokumentit-välilehdelle ja painamalla Dokumentit-kehyksessä olevaa "Browse"-painiketta (kts. kuva 3).
  2. Selain pyytää valitsemaan liitettävän dokumentin. Valitse dokumentti ja paina "OK"- tai "Open" –painiketta. Tiedoston nimi ilmestyy näkyviin Tiedosto-tekstikenttään.
  3. Halutessasi kirjoita dokumentille korvaava nimi. Jos korvaavaa nimeä ei anneta, näkyy tiedosto ValueFramessa sillä nimellä millä se oli tallennettu kovalevylle.
  4. Kirjoita halutessasi vapaamuotoinen selite (esim. Tarjous postitettu 13.3.2005 / Jarmo)
  5. Paina lopuksi Tallenna-painiketta.

 

Dokumenttipohjien käyttäminen muihin tarkoituksiin

Tarjouksen kautta on mahdollista tuottaa dokumenttimalleja tarjouskäsittelyn ohella myösmuihin tarkoituksiin. Soveltuvia käyttötarkoituksia voivat olla esimerkiksi:

  • Saatekirje
  • Faksin kansilehti
  • Sopimus
  • Hinnastoliite

Huomioitavaa on luonnollisesti se, että käytössä olevat tagit rajoittuvat lähinnä tarjousta koskeviin tietoihin.