Sonet laskutus- ja reskontraliittymä
Liittymän käyttöönotto
Liittymän aktivointi
Sonet laskutusliittymän tarkoituksena on siirtää ValueFramessa tuotettu laskuaineisto Sonet- taloushallintojärjestelmään, jossa lopulliset laskut muodostetaan ja lähetetään asiakkaille. ValueFrame aktivoi liittymän yhteistyössä asiakkaan kanssa. Asiakasyrityksen edustaja toimittaa ValueFramelle:
- Sonet-palvelimen FTP-osoitteen
- Sonet-palvelimen käyttäjätunnuksen sekä salasanan
Laskut siirretään ajastetusti Sonet järjestelmään hyödyntäen Finvoice –rajapintaa.
Asiakasnumeroinnin toteutus ValueFramessa
Asiakasnumerointi ja laskujen kohdistus oikealle asiakkaalle Sonetissa voidaan perustaa joko ValueFramen automaattisesti asiakkaalle luotavaan ”asiakas-id”-kenttään tai ValueFramessa asiakkaan laskutustiedot välilehdellä syötettävään ”vaihtoehtoinen asiakasnumero” kenttään. Siirto antaa laskulle ensisijaisesti asiakkaan vaihtoehtoisen asiakasnumeron ja jos se puuttuu, asiakkaan id:n.
Kustannuspaikat
Siirtoaineistossa on mahdollista tuoda laskurivin kustannuspaikkatieto. Kustannuspaikat ylläpidetään ValueFramessa Ylläpito » Henkilöstöhallinto » Kustannuspaikat.
Operaattoritunnukset
Vastaanottajan verkkolaskuosoitteen lisäksi liittymässä välitetään aina myös operaattoritunnus. Jos asiakkaan verkkolaskusoitteesta on epäselvyyttä, kannattaa tieto aina varmistaa asiakkaalta ennen ensimmäistä verkkolaskutusta. Operaattoritunnukset löytyvät ValueFramen ylläpidosta valinnalla Ylläpito – Laskutus - Operaattoritunnukset –välilehden
Laskujen lähetys
Laskut siirretään Sonettiin ValueFramen Laskuluettelon kautta. Laskuluettelon voi ajaa halutulta aikaväliltä valikon kohdasta Laskutus - Laskuluettelo. Mikäli ValueFramessa on useampia yhtiöitä, raportti tulee ajaa yhtiö kerrallaan. Raportti on suositeltavaa suorittaa rastittamalla valinnat:
- ”jätä aloituspäivä huomioimatta”
- ”Näytä vain laskutukseen siirtämättömät”.
Näin mukaan tulevat kaikki ne laskut, joita ei ole aiemmin siirretty. Suorita raportti klikkaamalla painiketta Tee raportti. Laskujen päivämäärä ja eräpäivä on mahdollista muuttaa vielä ennen lähettämistä, mikäli laskut halutaan esim. kirjata laskun päiväyksellä edelliselle kuulle kirjanpidossa. Laskulle on mahdollista laskea uusi eräpäivä laskun päiväyksen tai arvopäivän mukaan. Laskut lähetetään lopuksi Fivaldiin klikkaamalla painiketta Lähetä laskut.
Laskujen lähetys manuaalisesti
ValueFrame asiantuntija voi määrittää laskujen lähetyksen myös erillisellä xml-tiedostolla. Tällöin Sonet-palvelimen tunnuksia ei tarvitse määrittää. Laskut haetaan kuten kappaleessa Laskujen lähetys. Lähetä laskut painalluksen jälkeen käyttäjälle näytetään kuinka monta laskua siirrrossa on mukana sekä Lataa tiedosto ja merkitse laskut lähetetyksi. Tätä klikkaamalla käyttäjä lataa siirtoaineiston ja vie sen Sonet -järjestelmään manuaalisesti.
Laskujen uudelleensiirto
Mikäli lasku halutaan siirtää esim. laskuvirheen vuoksi uudelleen Fivaldiin, tulee laskulta poistaa siirtomerkintä. Valitse laskun toimintovalikosta ”Pura laskun lukituksia”. Ruksi tämän jälkeen ”Poista laskutussiirtomerkintä” klikkaa Tallenna.
Laskujen kuittaaminen lähetetyksi
Joskus laskutuksessa voi muodostua laskuja, joita ei haluta siirtää Sonet-järjestelmään. Asimerkiksi voidaan laatia lasku ja sille hyvityslasku ennen kuin alkuperäinen lasku on lähetetty asiakkaalle. Nämä laskut on mahdollista kuitata lähetetyiksi (ilman että ne lähtevät asiakkaalle) klikkaamalla laskuraportilla kuvaketta Estä laskun lähetys Sonet järjestelmään.