Google Drive

• Mitä integraatio tekee?
• Google Drive - Käyttäjien hallinta ja asetukset 
• Google Drive -integraation käyttö
• Hakemiston luonti
• Google Driven käyttö ValueFramen ulkopuolelta
• Google-kirjautuminen SSO-palvelulla

 

Mitä integraatio tekee?

ValueFramen Google Drive -integraatio mahdollistaa Google Drive -dokumenttivaraston käytön ValueFrame-ohjelmistopalvelun kautta. Google Drive -integraation myötä dokumenttivaraston tiedostojen lisäys ja tarkastelu on mahdollista ValueFramen käyttöliittymästä:

• Asiakkaan tiedoista
• Kontaktin tiedoista
• Tarjouksen tiedoista
• Projektin tiedoista
• Osaprojektin tiedoista

 

Google Drive - Käyttäjien hallinta ja asetukset 

Käyttäjien hallinta

Google Drive integraation käyttö edellyttää, että jokaisella ValueFramen käyttäjällä on olemassa henkilökohtainen Google-tunnus. Google Drive integraation käyttöönotossa jokaiselle ValueFramen käyttäjälle perustetaan Google-tunnus, jonka kautta kukin käyttäjä voi hallita tiedostoja Google Drivessa.

Käyttäjiä ei ole tarve perustaa uudelleen Googleen, mikäli asiakkaalla on jo käytössä Google-palvelut ja kaikilla ValueFramen käyttäjillä on olemassa Google-tunnukset. Jokaisella ValueFramen käyttäjällä tulee kuitenkin tässä tapauksessa olla Google-tunnusta vastaava sähköpostiosoite ValueFramessa.

Integraation käyttöönoton yhteydessä on suositeltavaa siirtää Google-käyttäjien hallinta ValueFrameen, jolloin ValueFrameen lisättäville uusille käyttäjille luodaan automaattisesti myös Google tunnus. ValueFrameen perustettaville käyttäjille tulee määrittää sähköpostiosoite, jolla Google tunnus luodaan, ja ilman sähköpostiosoitetta lisättävät käyttäjät voidaan jättää perustamatta Googleen.

Jotta Google Driveen tallennetut tiedostot on oletuksena kaikkien yhtiön käyttäjien nähtävissä, määritetään Google Drive -palveluun ryhmä johon liitetään yhtiön käyttäjät. Tällöin jokaista tiedostoa ei tarvitse erikseen jakaa kullekin käyttäjälle, vaan ainoastaan rajausta edellyttävien tiedostojen kohdalta muutetaan tiedoston jakoasetuksia (kts. Tiedoston jakaminen/jakoasetusten muutos). Mikäli käytössä on ValueFramen käyttäjien automaattinen luonti Googleen, voidaan käyttäjäryhmää hallinnoida ValueFramen henkilöryhmien kautta.

Käytön aloitus

Kun ValueFramen Google Drive –integraatio on käyttöönotettu, Google Drive –dokumenttivaraston käyttö onnistuu suoraan ValueFramen käyttöliittymän kautta. Mikäli käytössä on Googlen ja ValueFramen välinen SSO-palvelu, mentäessä esim. asiakkaan yhteenvetonäkymään suorittaa ValueFrame automaattisesti kirjautumisen myös Googleen. Muussa tapauksessa käyttäjän tulee syöttää oma Google tilin tunnus ja salasana. Kirjautuminen edellyttää, että selaimessa on pop-up-ikkunat sallittu. Mikäli pop-upit on estetty, selaimen osoiteriville tulee ilmoitus, josta asetusta voidaan käydä muuttamassa.

Ensimmäisellä käyttökerralla Google saattaa pyytää sinulta lupaa tilin käyttämiseen. Hyväksy pyyntö klikkaamalla "Salli".

Mikäli ValueFramen käyttäjällä ei jostain syystä ole Google tunnusta, automaattinen kirjautuminen Googleen ei ValueFramen kautta onnistu vaan avautuu kuvan mukainen virheilmoitus. Ongelma poistuu, kun käyttäjälle luodaan tunnus Googleen.

 

Google Drive -integraation käyttö

Kun Google Drive integraatio on käytössä, voidaan ValueFramen kautta esim. asiakkaan tiedoista:

• Luoda Google Drive -hakemisto ko. asiakkaan tiedostojen säilytystä varten
• Tallentaa tiedostoja hakemistoon
• Avata tiedostoja hakemistosta
• Muokata tiedostojen perustietoja (nimi ja kuvaus)
• Ladata tiedostoja hakemistosta omalle koneelle
• Jakaa tiedosto tai muuttaa tiedoston jakoasetuksia

 

Hakemiston luonti

Ennen kuin dokumenttivarastoon voidaan siirtää tiedostoja esim. asiakkaan yhteenvetonäkymästä, tulee integraatio aktivoida ko. asiakkaalle. Aktivointi luo dokumenttivarastoon hakemistorakenteen, jonka jälkeen tiedostoja voidaan tallentaa. Hakemistorakenne luodaan aina tarvittavilta osin eli esim. jos Google Drive -integraatio aktivoidaan asiakkaan alta, perustetaan dokumenttivarastoon hakemisto ainoastaan asiakkaan dokumentteja varten muttei oletuksena alemmille tasoille kuten projektille, osaprojektille tai kontaktille. Näin toimitaan siksi, ettei hakemistorakenteeseen luoda tarpeettomasti kansioita joihin ei välttämättä koskaan tallenneta tiedostoja. Mikäli aktivointi tehdään alemmalta tasolta, kuten osaprojektilta, luodaan dokumenttivarastoon hierarkian ylätasot eli asiakas- ja projektikansiot hakemistorakenteen hierarkian säilyttämiseksi.

Huom! Mikäli kontakti on liitetty useampaan asiakkaaseen, kontaktin tiedoista hakemisto luodaan kontaktin lisäksi vain sille asiakkaalle joka on merkitty kontaktin toimipisteeksi.

Tiedoston tallennus

Tiedoston voi tallentaa Google Drive -dokumenttivarastoon joko "pudottamalla" tiedosto ValueFramen käyttöliittymään tai hakemalla tiedosto tietokoneen hakemistosta. Tiedosto tallennetaan dokumenttivarastoon aina ValueFramen käyttäjää vastaavalla Google tunnuksella, jolloin ValueFramen kautta on tarkasteltavissa, kuka tiedoston on lisännyt.

Alla kuva tiedoston "pudottamisesta".

Tiedoston avaus ja muokkaus

Kun esim. asiakkaan tiedoista on tallennettu tiedostoja Google Driveen, näytetään ValueFramen käyttöliittymässä asiakkaan yhteenvedossa Google Driven tiedostolistaus. Listauksessa näkyvät tiedostot, joihin käyttäjällä on oikeus.

Tiedoston nimi on linkki, josta tiedosto voidaan avata tarkasteltavaksi. Viemällä hiiren nuoli tiedoston nimen päälle, avautuu esikatselunäkymä tiedoston sisällöstä ja klikkaamalla nimeä avautuu erillinen katselunäkymä.

ValueFramen käyttöliittymän kautta voidaan muokata dokumenttivarastoon lisätyn tiedoston nimeä sekä antaa tiedostolle kuvaus.

Tiedoston lataus

Dokumenttivarastoon tallennettu tiedosto voidaan ladata omalle koneelle klikkaamalla tiedoston kohdalla "Lataa tiedosto" -kuvaketta. Huom! Mikäli tiedosto on luotu Googlen kautta, kuten Google Docs, tiedoston lataus omalle koneelle ei ole mahdollista. Googlen kautta luodut dokumentit on käytettävissä ainoastaan Googlen palveluilla.

Dokumenttivaraston avaus

Google Drive –dokumenttivaraston voi avata tiedostolistauksen yläpuolella olevasta kuvakkeesta. Avautuvassa näkymässä näytetään kaikki dokumenttivarastoon tallennetut tiedostot joihin käyttäjällä on oikeus. Huom! Avautuvan ikkunan kautta voidaan myös tallentaa tiedostoja Google Driveen valitsemalla "Lähetä" -välilehti ikkunassa.

Tiedoston poisto

Tiedoston poisto ei ole mahdollista ValueFramen käyttöliittymän kautta vaan se tulee tehdä suoraan Google Drivesta. Mikäli tiedoston poistaa käyttäjä, joka ei ole tallentanut tiedostoa Google Driveen, poisto siirtää tiedoston roskakoriin muttei poista sitä lopullisesti. Ainoastaan tiedoston Google Driveen ladannut käyttäjä voi poistaa tiedoston lopullisesti tyhjentämällä roskakorin.

Tiedoston jakaminen

Oletuksena kaikki dokumenttivarastoon viedyt tiedostot näytetään käyttäjille, jotka kuuluvat integraatiokäyttäjiä varten luotuun henkilöryhmään (lisätietoja käyttäjien hallinnasta).

Dokumenttivarastoon tallennettu tiedosto voidaan jakaa muille kuin dokumenttivaraston käyttäjille klikkaamalla tiedoston kohdalla "Jaa tiedosto" -kuvaketta. Vastaavasti Jaa tiedosto –kuvakkeen takaa avautuvista asetuksista voidaan rajata tiedoston näkymistä itselle tai tietylle ryhmälle.

Esimerkkejä tiedoston jaosta/jakoasetuksista

Tiedosto voidaan jakaa myös ulkopuolisille käyttäjille sähköpostin välityksellä, valituin oikeuksin.

Lisäasetuksista voidaan muuttaa tiedoston käyttöoikeuksia. Oletuksena tiedostot on jaettu käyttäjille, jotka on liitetty Google Drive -käyttäjäryhmään. Käyttöoikeus voidaan poistaa ryhmän kohdalla olevasta ruksista. ValueFramesta lisättäville tiedostoille omistajaksi tulee tiedoston lisääjä. Mikäli tiedosto halutaan näytettävän vain itselle, tulee poistaa Google Drive -käyttäjäryhmän tarkasteluoikeus.

Muuta -linkistä voidaan antaa ulkoisille käyttäjille oikeus tarkastella tiedostoa linkin kautta ilman Google Drive -kirjautumista.

 

Google Driven käyttö ValueFramen ulkopuolelta

Mikäli käytössä on Googlen ja ValueFramen välinen SSO-palvelu, Google Driven käyttö onnistuu ValueFramen ulkopuolelta myös ValueFramen tunnuksilla. Lisätietoja kappaleesta Google-kirjautuminen SSO-palvelulla.

Jos käytössä ei ole SSO-palvelua, Google Driveen voi kirjautumia normaalisti omilla Googlen tunnuksilla.

Tilin hyväksyminen

Käyttäjän kirjautuessa ensimmäisen kerran Googlen palveluihin, Google saattaa pyytää vahvistamaan tilin tiedot. Nämä hyväksytään klikkaamalla "I accept…"

 

 

Google-kirjautuminen SSO-palvelulla

Selaimella kirjautuminen tehdään osoitteessa http://drive.google.com/a/asiakasdomain.com. Osoitteesta aukeaa ValueFramen kirjautumissivu johon syötetään ValueFramen tunnukset ja kirjaudutaan sisään. Tämän jälkeen käyttäjä ohjataan automaattisesti Google Drive -palveluun.

 

Työpöytäsovelluksella annetaan sähköpostiosoite, josta avautuu ValueFramen kirjautumissivu johon syötetään ValueFramen tunnukset ja kirjaudutaan sisään.