Verkkolaskujen lähettäminen
- Laskujen hakeminen
- Laskujen liitteet
- Laskujen lähettäminen
- Laskujen kuittaaminen lähetetyksi
- Lähetysten seuranta Maventaan
- Lähetettyjen laskujen tarkastelu verkkolaskuraportilla
Laskujen hakeminen
Laskut lähetetään laskuluettelossa. Mikäli ValueFramessa on useampia yhtiöitä, raportti tulee ajaa yhtiö kerrallaan laskujen lähetystä varten. Raportti on suositeltavaa suorittaa ilman aloituspäivää ja hakemalla vain verkkolaskutukseen lähettämättömät laskut.
- Valitse Laskutus > Laskuraportti
- Valitse yhtiö
- Aseta ruksit kohtiin:
- "Jätä aloituspäivä huomioimatta"
- "Näytä vain verkkolaskutukseen lähettämättömät"
- Valitse "Tee raportti".
Laskujen liitteet
Laskulle on mahdollista lisätä yksi PDF-liite tai käyttää ValueFramen vakiomuotoista laskun liitetiedostoa. Molempia vaihtoehtoja ei voi käyttää samanaikaisesti. Mikäli laskun mukana halutaan lähettää vakioliite, ruksataan sarake "F". Jos laskun vastaanottavan asiakkaan laskutustiedoissa on määritelty "Asiakas haluaa laskuliitteen", on tämä kenttä oletuksena ruksattu. Vakiomuotoista liitettä ei lähetetä, mikäli liitetiedosto on tyhjä (ts. laskulla ei veloiteta tuntiveloitteista työtä tai matkalaskuja). Liitettä ei lähetetä myöskään hyvityslaskun mukana.
Vaihtoehtoisesti laskulle on mahdollista liittää erillinen liitetiedosto. Erillisen liitetiedoston tulee olla mustavalkoinen PDF, pystysuuntainen A4 sekä salasanalla suojaamaton. Muut tiedostotyypit, vaakasuorat A4:t tai pienemmät paperikoot poistetaan ennen tulostuspalvelua. Värilliset tulosteet saattavat tulostua haaleina, ei luettavina. Liite lisätään klikkaamalla sarakkeessa "Laskun PDF-liite" olevaa klemmari-kuvaketta, jonka jälkeen avautuu pop-up-ikkuna, josta lisättävä PDF valitaan. Laskulle voidaan lisätä vain yksi liite, mutta liitteessä voi olla useampia sivuja. Liitteen lisäämisen jälkeen sarake "F" aktivoituu automaattisesti.
Laskujen lähettäminen
Varmista että lähetettävien laskujen kohdalla on ruksi sarakkeessa "L" ja "LK". Voit valita kerralla ruksin kaikille riveillä klikkaamalla sarakkeen yläotsikossa olevaa neliötä. Laskujen päivämäärä ja eräpäivä on mahdollista muuttaa vielä ennen lähettämistä, mikäli laskut halutaan esim. kirjata edelliselle kuulle kirjanpidossa, mutta laskea asiakkaalle maksuehto lähetyspäivän (eli arvopäivän) mukaisesti. Järjestelmä ehdottaa laskun arvopäiväksi kuluvaa päivää. Tällöin eräpäivä lasketaan uudelleen arvopäivän perusteella valitsemalla tämä vaihtoehto alasvetovalikosta. Laskut lähetetään lopuksi klikkaamalla painiketta "Lähetä laskut".
Laskujen kuittaaminen lähetetyksi
Joskus laskutuksessa voidaan joutua laatimaan laskuja, joita ei ole tarkoitus lähettää asiakkaalle. Voidaan esimerkiksi laatia lasku ja sille hyvityslasku ennen kuin alkuperäinen lasku on lähetetty asiakkaalle. Jos haluat estää laskun lähetyksen, vie hiiri laskun numeron vasemmalla puolella olevan toimintovalikon kohdalle ja klikkaa kuvaketta "Estä laskun lähetys verkkolaskupalveluun".
Lähetysten seuranta Maventaan
Laskut siirretään Maventaan 10 minuutin välein.
ValueFramen laskuluettelossa nähdään laskun tila eli:
- Odottaa siirtoa Maventaan: lasku on siirretty, mutta ei ole vielä Maventassa
- Lasku lähetetty Maventaan: odottaa toimitusta asiakkaalle Maventassa
- Lasku lähetetty: Lasku on lähetetty onnistuneesti asiakkaalle Maventasta
- Hyväksytty: Laskun vastaanottaja on hyväksynyt laskun
- Lasku maksettu: Laskun vastaanottaja on maksanut laskun
- Lasku virheessä: Lasku on jäänyt virheeseen esim. virheellisen operaattorin vuoksi
- Hylätty vastaanottajalla: Laskun vastaanottaja on hylännyt laskun
- Lasku kiistetty: Laskun vastaanottaja on kiistänyt laskun
Kun lasku on lähetetty asiakkaalle, näytetään laskulomakkeella status vihreällä.
Lähetettyjen laskujen tarkastelu verkkolaskuraportilla
ValueFrame arkistoi automaattisesti luodut verkkolaskut yhtiökohtaisiin arkistohakemistoihin. Arkistointi ei siis edellytä käyttäjältä minkäänlaisia toimenpiteitä.
Luotuja laskuja voit tarkastella halutulta tilikaudelta valitsemalla Laskutus > Kirjanpitotyökalut > Verkkolaskuraportti. Yksittäistä laskua voit katsella klikkaamalla linkkiä XML tai HTML. Voit myös tallentaa laskuja katseltavassa muodossa valitsemalla "Lataa HTML".
Lähetettyjen laskujen tarkastelu Maventa-palvelussa
Pääset selaamaan lähetettyjä laskuja myös Maventa-palvelusta kirjautumalla sisään verkkolaskupalvelun pääkäyttäjän tunnuksilla.