Netvisor matkalaskuliittymä
- Yleiset ValueFrame-määritykset
- Matkalaskun kululajit
- Laskentakohteet
- Henkilön tiedot
- Matkalaskujen lähetys
- Yksittäisen matkalaskun siirto
- Matkalaskujen siirto matkalaskuraportilta
- Matkalaskujen siirto tapahtumaraportilta
- Matkalaskut Netvisorissa
Yleiset ValueFrame-määritykset
ValueFrame aktivoi liittymän yhteistyössä Netvisorin kanssa. Asiakasyrityksen edustaja
avaa ulkopuolisen ohjelmistorajapinnan Netvisor -ympäristössä ja luo integraatiotunnukset
sekä -avaimen. Rajapintatunnukset luodaan Netvisorissa valinnalla Hallinta > Palvelun
hallinta > Yrityksen tiedot > Ulkoisen järjestelmän tunnisteet. ValueFramen asiantuntija
määrittää tunnukset ValueFrameen.
Asiakasyritys määrittää kohdassa Ylläpito > Yleiset järjestelmäasetukset > Yhtiöt yhtiön
y-tunnuksen (pakollinen).
Mikäli asiakasyrityksellä on jo käytössä jokin muu ValueFramen ja Netvisorin välinen rajapinta
(esim. myyntilaskujen siirto), voidaan käyttää samoja rajapintatunnuksia.
Matkalaskun kululajit
Matkalaskujen kululajit tulee määritellä molempiin järjestelmiin. Huom! Varmistathan että kululajien kirjoitusasu on yhdenmukainen molemmissa järjestelmissä. ValueFramessa matkalaskun
kululajien ylläpito löytyy valinnalla Ylläpito > Projektinhallinta > Matkalaskun kululajit.
ValueFramen matkalaskun kululajeihin määritellään ainoastaan matkalaskun muut kulut, kilometrikorvaukset ja päivärahat lasketaan automaattisesti matkan keston ja pituuden mukaan.
Laskentakohteet
Matkalaskuliittymässä on mahdollista käyttää samat laskentakohteet kuin myyntilaskujen rajapinnassa. ValueFramessa mahdollisia laskentakohteita on:
- Osaprojekti: Jotta ValueFramen osaprojektit siirtyvät Netvisoriin laskentakohteiksi,
tulee aktivoida käyttöön myös osaprojektien automaattinen siirto. - Henkilö: Laskentakohteeksi viedään henkilön nimi.
- Kustannuspaikka: Henkilön kustannuspaikka.
Laskentakohteiden käyttö määritellään aina yhdessä ValueFrame asiantuntijan kanssa.
Henkilön tiedot
Yhdessä ValueFrame asiantuntijan kanssa määritetään halutaanko henkilöt tunnistaa Netvisorin
ja ValueFramen välillä henkilön numeron vai henkilötunnuksen perusteella. Ennen matkalaskujen
siirtoa varmista, että ValueFramessa on syötetty henkilön tietoihin haluttu tunnistustapa
Luottamukselliset tiedot –välilehdelle. Kuvan esimerkissä tunnistus tehdään henkilön
numeron mukaan.
Matkalaskujen lähetys
Yhdessä ValueFrame asiantuntijan kanssa voidaan määrittää merkitäänkö matkalasku siirron
yhteydessä suoraan myös maksetuksi. Vaihtoehtoisesti maksettu –merkinnän voi tehdä matkalaskulle myös erikseen.
Siirron jälkeen matkalasku merkitään lukituksi, mutta siirretyn matkalaskun lukitus voidaan purkaa matkalaskun tiedoissa sivun alaosasta painamalla "Poista siirtomerkintä".
Siirtomerkinnän poistamista varten tulee määrittää erillinen käyttöoikeus halutulle käyttäjäryhmälle. Yleensä siirrettyjen matkalaskujen lukitus halutaan poistaa tilanteessa, jossa matkalasku on jäänyt siirron yhteydessä virheeseen virheellisten tai puuttuvien tietojen vuoksi.
Yksittäisen matkalaskun siirto
Yksittäinen matkalasku on mahdollista siirtää Netvisoriin heti hyväksynnän yhteydessä. Hyväksynnän jälkeen valitse "Siirrä Netvisoriin", jolloin ValueFrame muodostaa automaattisesti
siirtoaineiston ja siirtää tiedon 10 minuutin sisällä Netvisoriin.
Matkalaskujen siirto matkalaskuraportilta
Valinnalla Raportit > Matkalaskut > Matkalaskuraportti voidaan hakea matkalaskuraportille
kaikki siirtämättömät matkalaskut halutulta aikaväliltä. Rajaus- hakuehtoon voidaan myös
yhdistää mukaan hyväksytyt matkalaskut mukaan. Näin esimerkiksi esimiehet voivat hyväksyä
alaistensa matkalaskut ja taloushallinto siirtää ne kaikki keskitetysti Netvisoriin maksatukseen.
Raportille haetut matkalaskut siirretään valinnalla "Siirrä Netvisoriin".
Matkalaskujen siirto tapahtumaraportilta
Valinnalla Raportit > Projektinhallinta > Tapahtumaraportti voidaan valita matkalaskut
jotka halutaan siirtää Netvisoriin. Raportin hakuehtojen lisävalinnoista voidaan valita Kirjauksen
tila (siirtämätön/hyväksytty/hyväksymätön jne.), joten hakuehtoina voidaan käyttää samoja
valintoja kuin kappaleessa Matkalaskujen siirto matkalaskuraportilta.
Toisin kuin matkalaskuraportilla, tässä voidaan valita mitkä matkalaskut halutaan siirtää ja jättää osa matkalaskuista myöhäisempään maksatukseen esimerkiksi puuttuvan kuitin vuoksi. Raportilla valitut matkalaskut siirretään valinnalla "Siirrä Netvisoriin".
Matkalaskut Netvisorissa
Siiretyt matkalaskut löytyvät Netvisorista avoimista matkalaskuista:
Valitsemalla matkalasku saadaan sen tiedot muokattavaksi:
