Uusi tukipyyntö

Netvisor matkalaskuliittymä

 

Yleiset ValueFrame -määritykset

ValueFrame aktivoi liittymän yhteistyössä Netvisorin kanssa. Asiakasyrityksen edustaja
avaa ulkopuolisen ohjelmistorajapinnan Netvisor -ympäristössä ja luo integraatiotunnukset
sekä -avaimen. Rajapintatunnukset luodaan Netvisorissa valinnalla Hallinta > Palvelun
hallinta > Yrityksen tiedot > Ulkoisen järjestelmän tunnisteet. ValueFramen asiantuntija
määrittää tunnukset ValueFrameen.


Asiakasyritys määrittää kohdassa Ylläpito > Yleiset järjestelmäasetukset > Yhtiöt yhtiön
y-tunnuksen (pakollinen).


Mikäli asiakasyrityksellä on jo käytössä jokin muu ValueFramen ja Netvisorin välinen rajapinta
(esim. myyntilaskujen siirto), voidaan käyttää samoja rajapintatunnuksia.

 

Matkalaskun kululajit

Matkalaskujen kululajit tulee määritellä molempiin järjestelmiin. Huom! Varmistathan että kululajien kirjoitusasu on yhdenmukainen molemmissa järjestelmissä. ValueFramessa matkalaskun
kululajien ylläpito löytyy valinnalla Ylläpito > Projektinhallinta > Matkalaskun kululajit.

matkalaskun-kululajit.png


ValueFramen matkalaskun kululajeihin määritellään ainoastaan matkalaskun muut kulut, kilometrikorvaukset ja päivärahat lasketaan automaattisesti matkan keston ja pituuden mukaan.

matkalaskun-kululajit2.png

 

Laskentakohteet

Matkalaskuliittymässä on mahdollista käyttää samat laskentakohteet kuin myyntilaskujen rajapinnassa. ValueFramessa mahdollisia laskentakohteita on:

  • Osaprojekti: Jotta ValueFramen osaprojektit siirtyvät Netvisoriin laskentakohteiksi,
    tulee aktivoida käyttöön myös osaprojektien automaattinen siirto.
  • Henkilö: Laskentakohteeksi viedään henkilön nimi.
  • Kustannuspaikka: Henkilön kustannuspaikka.


Laskentakohteiden käyttö määritellään aina yhdessä ValueFrame asiantuntijan kanssa.

 

Henkilön tiedot

Yhdessä ValueFrame asiantuntijan kanssa määritetään halutaanko henkilöt tunnistaa Netvisorin
ja ValueFramen välillä henkilön numeron vai henkilötunnuksen perusteella. Ennen matkalaskujen
siirtoa varmista, että ValueFramessa on syötetty henkilön tietoihin haluttu tunnistustapa
Luottamukselliset tiedot –välilehdelle. Kuvan esimerkissä tunnistus tehdään henkilön
numeron mukaan.

henkilon-tiedot.png

 

Matkalaskujen lähetys

Yhdessä ValueFrame asiantuntijan kanssa voidaan määrittää merkitäänkö matkalasku siirron
yhteydessä suoraan myös maksetuksi. Vaihtoehtoisesti maksettu –merkinnän voi tehdä matkalaskulle myös erikseen.

Siirron jälkeen matkalasku merkitään lukituksi, mutta siirretyn matkalaskun lukitus voidaan purkaa matkalaskun tiedoissa sivun alaosasta painamalla "Poista siirtomerkintä".

Siirtomerkinnän poistamista varten tulee määrittää erillinen käyttöoikeus halutulle käyttäjäryhmälle. Yleensä siirrettyjen matkalaskujen lukitus halutaan poistaa tilanteessa, jossa matkalasku on jäänyt siirron yhteydessä virheeseen virheellisten tai puuttuvien tietojen vuoksi.

 

Yksittäisen matkalaskun siirto

Yksittäinen matkalasku on mahdollista siirtää Netvisoriin heti hyväksynnän yhteydessä. Hyväksynnän jälkeen valitse "Siirrä Netvisoriin", jolloin ValueFrame muodostaa automaattisesti
siirtoaineiston ja siirtää tiedon 10 minuutin sisällä Netvisoriin.

matkalaskun-siirto.png

 

Matkalaskujen siirto matkalaskuraportilta

Valinnalla Raportit > Matkalaskut > Matkalaskuraportti voidaan hakea matkalaskuraportille
kaikki siirtämättömät matkalaskut halutulta aikaväliltä. Rajaus- hakuehtoon voidaan myös
yhdistää mukaan hyväksytyt matkalaskut mukaan. Näin esimerkiksi esimiehet voivat hyväksyä
alaistensa matkalaskut ja taloushallinto siirtää ne kaikki keskitetysti Netvisoriin maksatukseen.

Raportille haetut matkalaskut siirretään valinnalla "Siirrä Netvisoriin".

matkalaskun-siirto2.png

 

Matkalaskujen siirto tapahtumaraportilta

Valinnalla Raportit > Projektinhallinta > Tapahtumaraportti voidaan valita matkalaskut
jotka halutaan siirtää Netvisoriin. Raportin hakuehtojen lisävalinnoista voidaan valita Kirjauksen
tila (siirtämätön/hyväksytty/hyväksymätön jne.), joten hakuehtoina voidaan käyttää samoja
valintoja kuin kappaleessa Matkalaskujen siirto matkalaskuraportilta.

Toisin kuin matkalaskuraportilla, tässä voidaan valita mitkä matkalaskut halutaan siirtää ja jättää osa matkalaskuista myöhäisempään maksatukseen esimerkiksi puuttuvan kuitin vuoksi. Raportilla valitut matkalaskut siirretään valinnalla "Siirrä Netvisoriin".

matkalaskun-siirto3.png

 

Matkalaskut Netvisorissa

Siiretyt matkalaskut löytyvät Netvisorista avoimista matkalaskuista:

matkalaskut-netvisorissa.png

Valitsemalla matkalasku saadaan sen tiedot muokattavaksi:

matkalaskut-netvisorissa2.png

 

Yleisimmät virhetilanteet matkalaskujen siirrossa

Error: INVALID_DATA :: Tiedon muoto virheellinen:. Palkansaajaa ei loydy annetulla kohdistustiedolla

Virheilmoitus kertoo, että henkilön tiedoissa on puutteita, jolloin tiedot eivät täsmää Netvisorin kanssa tai ne puuttuvat ValueFramesta kokonaan eikä esim. matkalaskua voida kohdistaa oikealle henkilölle. Yleisin puutteellinen tieto on henkilön puuttuva henkilötunnus, jonka voi lisätä ValueFramessa henkilön tiedoissa, Henkilön perustiedot > Luottamukselliset tiedot.

 

Error: INVALID_DATA :: Tiedon muoto virheellinen:. Laskentakohde ei saa olla tyhjä

Virheilmoitus tulee yleensä matkalaskun siirron yhteydessä, jolloin työtekijän tiedoista puuttuu kustannuspaikka. Lisää kustannuspaikka työntekijän tiedoissa "Työsuhdetiedot" -välilehdellä.

 

Error: SERVICE_ACCESS_ERROR :: Palveluvirhe. Palkansaajalla ei ole resurssienhallinta käytössä

Virheilmoitus kertoo, että Netvisorin puolelta ei ole aktivoitu matkalaskutoimintoa. Aktivointi onnistuu Netvisorissa palkansaajan perustiedoissa Asetukset-kohdassa asettamalla ruksin "Resurssienhallinta" -kenttään. Tarkemmat ohjeet palkansaajan resurssienhallinnan kytkemiseen Netvisorissa löytyy Netvisorin help-sivustolta. 

 

Error: INVALID_DATA :: Tiedon muoto virheellinen:. Could Not convert element 'UnitPrice' value '' to System.Decimal

Virheilmoitus esiintyy yleensä tilanteessa, jossa matkalaskulle on valittu ajoneuvoksi "Oma auto" ja kilometrit -kentässä on arvona 0 km. Mikäli kilometrikorvausta ei ole tarkoitus maksaa työntekijälle, tulee ajoneuvoksi valita "Ei kilometrikorvausta".

 

Error: INVALID_DATA :: Tiedon muoto virheellinen:. Tuntematon matkustusmuoto

Virheilmoitus kertoo, että matkalaskulle on valittu ajoneuvoksi valinta, jolle ei ole lisätty Netvisor siirtoon tarvittavaa tunnistetta. Ole tähän virheilmoitukseen liittyen yhteydessä ValueFramen tukeen, joka voi tehdä tarvittavat muutokset Netvisoriin siirrettäviin ajoneuvoihin liittyen. Vaihtoehtoisesti voit korjata matkalaskulle toisen ajoneuvon.

 

Error: INVALID_DATA :: Tiedon muoto virheellinen:. Could Not convert element 'PassengerAmount' value '' to System.Decimal

Virheilmoitus esiintyy yleensä tilanteessa, jossa matkalaskun "Kyydissä" -kenttään ei ole syötetty mitään arvoa. Kentässä tulisi olla vähintään arvona 0 mikäli kyydissä ei ole ollut matkustajia.