Laskuhotellipalvelu
- Verkkolaskuosoitteen tallentaminen
- Laskujen lähetys laskuhotellin kautta
- Laskujen kuittaaminen lähetetyksi
Verkkolaskuosoitteen tallentaminen
Verkkolaskuosoite voidaan tallentaa asiakkaan, projektin tai osaprojektin laskutustietoihin. Osoitteen määräytymisestä laskulle voi lukea lisää täältä.
Osoite muodostetaan operaattorin lyhenteestä sekä asiakkaan verkkolaskuosoitteesta, tyyppillisesti on IBAN-muotoinen tilinumero tai OVT-tunnus:
- Valitse oikea operaattori Operaattoritunnus-valikosta
- Syötä verkkolaskuosoite annetun lyhenteen perään Verkkolaskuosoite-kenttään
Laskujen lähetys laskuhotellin kautta
Laskut lähetetään ValueFramen Laskuluettelon kautta. Erillinen ohje laskuluettelon käyttöön löytyy kohdasta "Laskuluettelo". Mikäli ValueFramessa on useampia yhtiöitä, raportti tulee ajaa yhtiö kerrallaan laskujen lähetystä varten. Raportti on suositeltavaa tehdä rastittamalla valinnat "Jätä aloituspäivä huomioimatta" ja "Vain laskuhotelliin siirtämättömät". Näin mukaan tulevat kaikki ne laskut, joita ei ole aiemmin lähetetty laskuhotellipalveluun. Suorita raportti valitsemalla "Tee raportti".
Laskulle on mahdollista lisätä yksi PDF-liite tai käyttää ValueFramen vakiomuotoista laskun liitetiedostoa. Molempia vaihtoehtoja ei voi käyttää samanaikaisesti. Mikäli laskun mukana halutaan lähettää vakioliite, ruksataan sarake "F". Jos laskun vastaanottavan asiakkaan laskutustiedoissa on määritelty "Asiakas haluaa laskuliitteen", on tämä kenttä oletuksena ruksattu. Vakiomuotoista liitettä ei lähetetä, mikäli liitetiedosto on tyhjä (ts. laskulla ei veloiteta tuntiveloitteista työtä tai matkalaskuja). Liitettä ei lähetetä myöskään hyvityslaskun mukana.
Vaihtoehtoisesti laskulle on mahdollista liittää erillinen liitetiedosto. Erillisen liitetiedoston tulee olla mustavalkoinen pdf, pystysuuntainen A4 sekä salasanalla suojaamaton. Muut tiedostotyypit, vaakasuorat A4:t tai pienemmät paperikoot poistetaan ennen tulostuspalvelua. Värilliset tulosteet saattavat tulostua haaleina, ei luettavina.
Liite lisätään klikkaamalla "Laskun PDF-liite" -sarakkeessa olevaa klemmaria, jonka jälkeen avautuu pop-up-ikkuna, josta lisättävä PDF valitaan. Laskulle voidaan lisätä vain yksi liite, mutta liitteessä voi olla useampia sivuja. Liitteen lisäämisen jälkeen sarake "F" aktivoituu automaattisesti.
Varmista että lähetettävien laskujen kohdalla on ruksi sarakkeessa "L". Laskujen päivämäärä ja eräpäivä on mahdollista muuttaa vielä ennen lähettämistä, mikäli laskut halutaan esim. kirjata edelliselle kuulle kirjanpidossa mutta laskea asiakkaalle maksuehto lähetyspäivän (eli arvopäivän) mukaisesti. Järjestelmä ehdottaa laskun arvopäiväksi kuluvaa päivää. Tällöin eräpäivä lasketaan uudelleen arvopäivän perusteella valitsemalla tämä vaihtoehto alasvetovalikosta. Laskut lähetetään lopuksi Laskuhotelliin klikkaamalla painiketta Lähetä lopuksi laskut valitsemalla "Lähetä laskut".
Laskujen kuittaaminen lähetetyksi
Joskus laskutuksessa voi muodostua laskuja, joita ei ole tarkoitus lähettää asiakkaalle. Voidaan esimerkiksi laatia lasku ja sille hyvityslasku ennen kuin alkuperäinen lasku on lähetetty asiakkaalle. Nämä laskut on mahdollista kuitata lähetetyiksi (ilman että ne lähtevät asiakkaalle) valitsemalla laskun toimintovalikosta "Estä laskun lähetys laskuhotelliin".
