Uusi tukipyyntö

Sähköposti-integraatio

 

Sähköposti-integraatio

Sähköposti-integraatio on asiakkuudenhallintaa tukeva toiminto. Sen avulla voidaan siirtää asiakkailta tulleet ja asiakkaille lähetetetyt viestit kätevästi suoraan sähköpostiohjelmasta ValueFrameen ilman tietojen aikaa vievää käsin kopiointia. Toiminto siirtää käyttäjän haluamat saapuneet ja lähetetyt viestit automaattisesti 10 minuutin väliajoin ValueFrameen niiden kontaktien yhteyteen jota viesti koskee.

 

Käyttöönotto

ValueFramen tukipalvelu aktivoi Sähköposti-integraation käyttöön ja määrittää asetuksiin mitä sähköpostilaatikkoa toiminto lukee. Tyypillisesti integraatiota varten tarvittava sähköpostilaatikko perustetaan ValueFramen palvelimelle.

 

Sähköpostin lähettäminen asiakkaalle

Lähetän sähköpostilla viestin asiakkaan henkilölle, jonka yhteystiedot ovat valmiiksi ValueFramessa. Kirjoitan sähköpostiviestin normaalisti ja Bcc-kenttään lisään Sähköposti-integraatiotilin -sähköpostiosoitteen (ValueFrame tukipalvelun ilmoittama sähköpostiosoite). Eräissä sähköpostiohjelmissa, kuten Mozilla Thunderbirdissa, Bcc-kentän voi asettamaan esitäyttymään jokaisen lähetettävän sähköpostin yhteydessä automatisoimaan integraatioprosessia.

Bcc-osoitteeseen laitettu viesti siirtyy sähköpostilaatikkoon, josta ValueFrame lukee saapuneita viestejä 10 minuutin välein.

Mikäli asiakkaan henkilö on perustettu kontaktiksi ValueFrameen ja hänen sähköpostiosoitteensa on sama kuin mihin viesti on lähetetty, viesti siirtyy automaattisesti kontaktitietojen yhteyteen lähetetyksi sähköpostiksi. Myös lähetetyt liitetiedostot siirtyvät samalla.

sahkoposti-integraatio-01.png

 

Asiakas lähettää sähköpostin, jonka haluan siirtää ValueFrame CRM:ään

Tapa 1:

Helpoin tapa saada asiakkaan lähettämä viesti ValueFrame CRM:ään on vastata asiakkaalle viestiin jättämällä asiakkaan sähköpostiviesti lainattuna viestiin ja laittamalla Bcc-kenttään Sähköposti-integraation sähköpostiosoite. Näin sekä asiakkaan viesti että oma kuittaukseni tallentuvat kontaktin sähköpostitietoihin.

Tapa 2:

Huom! Alla kuvattu käyttötapa 2 edellyttää, että käyttäjien koneille määritellään asiakasyrityksen toimesta Sähköposti-integraation sähköpostitili. Sähköpostitilin määrittelyyn liittyvää ohjeistusta löytyy asiakasyrityksen käyttämän sähköpostiohjelman dokumentaatiosta.

Asiakas on lähettänyt minulle sähköpostin, jonka haluan kopioida ValueFrameen kontaktitietojen yhteyteen. Tässä tapauksessa voin toimia kahdella tavalla: Mikäli en halua arkistoida kyseistä viestiä oman sähköpostilaatikkoni johonkin alikansioon tai jättää viestiä saapuneisiin posteihin, raahaan hiirellä (drag and drop) viestin omista sähköposteista Sähköposti-integraation sähköpostilaatikkoon.

sahkoposti-integraatio-02.png

Jos haluan säästää viestin myös omassa sähköpostilaatikossani, valitsen ko. viestin ja painan hiiren oikeaa painiketta. Sen jälkeen valitsen vaihtoehdon Copy to ja etsin Sähköposti-integraation -sähköpostilaatikon alikansion Vastaanotetut. Mozilla Thunderbird -sähköpostiohjelmassa viestin voi myös raahata näppäimistön Control-painike pohjassa, mikä suorittaa kopioinnin siirtämisen sijaan.

sahkoposti-integraatio-03.png

Huom! Edellytyksenä luonnollisesti on se, että kyseinen kontakti on perustettuna ValueFrameen. Mikäli kontaktia ei ole perustettu ValueFrameen, sähköposti siirtyy kansioon selvitettavat. Nämä puuttuvat kontaktit näytetään ValueFramen pääsivulla sähköpostiliittymän asetuksissa määritellylle henkilöryhmälle. Tästä toiminnosta kerrotaan enemmän seuraavassa kappaleessa.

 

Puutteellisten kontaktitietojen käsittely

Jos ValueFramessa ei ole kontaktin tietoja tai sähköpostiviestin siirto ei ole onnistuneesti kohdistunut ehkä olemassa olevaan tai myöhemmin perustettuun kontaktiin ValueFramessa, ValueFrame näyttää etusivulla kontaktit, joille viestejä ei ole voitu liittää.

Toiminnon avulla voidaan

  1. Tutkia viestin sisältöä viemällä hiiri sähköpostin päälle. Kuvassa hiiri on viety listan ensimmäisen postin päälle.
  2. Etsiä olemassa oleva kontakti ja siirtää viestit tälle. Tämä tehdään sähköpostiosoitteen vasemmalla puolella olevasta kontaktikuvakkeesta, jonka päällä näkyy sininen nuoli.
  3. Luoda uusi kontakti, jolle viestit siirtyvät. Tämä tehdään sähköpostiosoitteen vasemmalla puolella olevasta kontaktikuvakkeesta, jonka päällä näkyy sininen nuoli.
  4. Hylätä viesti (esim. roskapostit tai muut semmoiset postit, joita ei haluta ValueFrameen arkistoida). Tämä tehdään punaisesta ruksikuvakkeesta.

sahkoposti-integraatio-04.png

Klikkaamalla "Siirrä viestit kontaktille" aukeaa uusi hakutoiminto, jossa näytetään kaikki kontaktit, mitkä löytyivät hakemalla kontaktin sähköpostiosoitteella tai sähköpostiosoitteesta erotetulla etunimellä ja sukunimellä. Haussa on huomioitu, että sähköpostiosoitteissa ei ole skandinaavisia merkkejä. Seuraavaksi käsitellään tilanteet, joissa kontakti joko löytyy tai ei löydy järjestelmästä.

Kontaktia ei löydy:

Etusivulta siirto -kuvakkeen klikkaamisen jälkeen näytetään seuraavanlainen hakunäkymä:

sahkoposti-integraatio-05.png

Mikäli kontaktia ei löydy, perustetaan uusi kontakti suoraan hakunäkymästä klikkaamalla "Uusi kontakti" -linkkiä. Tässä hakunäkymässä on mahdollista etsiä kontaktia myös muulla sähköpostiosoitteella tai eri nimellä (jos esim. sukunimi vaihtunut).

Kontaktille ehdotetaan automaattisesti oikeaa sähköpostiosoitetta ja postit siirtyvät suoraan uudelle kontaktille tallennuksen yhteydessä. Kontaktille valitaan minimissään vain asiakasliitos. Jos kontaktille syötetään useampi kuin yksi sähköpostiosoite, osaa integraatio-ajo etsiä sisääntulevia sähköposteja molemmista.

sahkoposti-integraatio-06.png

Uuden kontaktin tallentamisen yhteydessä postit siirtyvät kontaktin sähköpostilistaukseen ja ohjelmassa siirrytään takaisin pääsivulle, mistä sähköpostin siirto aloitettiin.

Kontakti löytyy:

Mikäli kontakti löytyy jo järjestelmästä, siirretään sähköpostit käyttämällä
samannäköistä siirto -kuvaketta kuin etusivulla.

sahkoposti-integraatio-07.png

Kontakti löytyi, mutta sähköpostia ei oltu siirretty kontaktin alle. Tämä voi johtua siitä, että kontaktille ei oltu tallennettu sähköpostiosoitetta tai että kontakti on perustettu järjestelmään vasta postin lähettämisen jälkeen. Jos kontakti on jo tietokannassa ja sähköpostit siirretään sen alle, ei kontaktin perustietoja avata ollenkaan, vaan käyttäjä siirtyy suoraan takaisin pääsivulle. Tässä tilanteessa on kuitenkin suositeltavaa käydä tarkistamassa kontaktin perustiedot esim. puuttuvien puhelinnumeroiden, asiakasliitosten tai joukkosähköpostien osalta.

 

Ongelmatilanteista selviäminen

  • Mikäli ValueFrame ei pääse lukemaan sähköposti-integraation -sähköpostilaatikkoa, varmista että pääset laatikkoon käsiksi omalta työasemaltasi (kts. tapa 2).
  • Mikäli yhteys toimii, tulee seuraavaksi varmistaa että käyttäjätunnus ja salasana on varmasti määritelty ValueFramen asetus -sivulle oikein. Normaalitilanteissa käyttäjätunnus ja salasana on määritelty asetuksiin jo tukipalvelumme toimesta.

 

FAQ

Q: Sähköpostit eivät ilmesty kontaktin alle näkyviin
A: Postit siirretään ajastetusti 10 minuuutin välein. Mikäli ajastus on pudonnut pois päältä, tämä käy ilmi ValueFramen Sähköposti-integraatio -asetuksista, joihin pääkäyttäjällä on pääsy. Automaattinen siirtoajo pudotetaan pois päältä, mikäli sähköpostipalvelimeen ei saada yhteyttä muutaman yrityksen jälkeen.

Q: ValueFrameen jo siirretty posti halutaan pois kontaktin alta
A: Toistaiseksi näissä tilanteissa tulee ottaa yhtyettä ValueFramen tukeen. Sähköposteja ei ole mahdollista poistaa käyttöliittymästä, jos ne on jo siirretty kontaktin sähköpostilistalle.

Q: Sähköposti ei tule pääsivulle, mutta ei myöskään näytä siirtyvän oikealle henkilölle
A: On mahdollista, että jollakin muulla kontaktilla on sama sähköpostiosoite määriteltynä

Q: Asiakas käyttää sekaisin yritys.fi ja yritys.com –osoitteita, sähköpostit ilmestyvät vähän väliä pääsivulle virhelistalle
A: Kontaktille voi määritellä kaksi sähköpostiosoitetta. Integraatio-ajo etsii hakuosumaa molemmista.

Q: Pääsivulla näkyy sama kontakti useammin kuin kerran
A: Pääsivun Sähköposti-integraatio -listaus näyttää jokaisen sähköpostin erikseen. Luultavasti samaiselle henkilölle on siis lähetetty useampi sähköposti. Kun perustaa uuden kontaktin, jolle postit siirretään, siirtyvät kaikki saman henkilön postit kuitenkin yhdellä kertaa ja ylimääräiset ilmoitukset pääsivulta häviävät.