Muistiot
- Muistiot
- Muistion luonti
- Muistion tiedot
- Muistion liitteet
- Muistion tyyppi
- Muistion liitokset
- Käyttöoikeudet
Muistiot
Muistiot ovat säilytyspaikkoja mm. projektien ja asiakastapaamisien muistiinpanoille. Yksittäiselle muistiolle voi kirjata tekstiä ja siihen voi liittää yhden tai useamman liitteen.
Esimerkki:
Asiakkaan projektin alle perustetaan Sopimuspaperit -niminen muistio, johon kootaan asiakkaan sopimuspaperit. Asiakkaan "Muistiot" -välilehdeltä nähdään ko. asiakkaalle tallennetut muistiot mukaanlukien projektin alle tallennettu Sopimuspaperit-muistio.
Muistion luonti
Käyttäjä voi lisätä uuden muistion järjestelmään usealla eri tavalla:
- Valitsemalla Työkalut > Muistiot > Uusi muistio
- Siirry asiakkaan, kontaktin tai projektin "Yhteenveto" -välilehdelle ja valitse "Uusi muistio"
- Siirry asiakkaan, kontaktin, projektin, osaprojektin tai
tarjouksen "Muistiot" -välilehdelle ja valitse "Uusi muistio"
Muistion lisääminen on useimmiten helpointa ja selkeintä tehdä suoraan asiakkaan, kontaktin, projektin, osaprojektin tai tarjouksen "Yhteenveto" -välilehdeltä tai "Muistiot" -välilehdeltä, sillä tällöin muistio liittyy automaattisesti kyseiseen kohteeseen.
Muistion tiedot
Käyttäjän tallentamat tiedot
- Otsikko: Muistion otsikko näkyy listauksissa
- Teksti: Sisältö, esim. muistiinpanot asiakastapaamisista
- Hakusanat: Avainsanat, joilla muistiota voidaan hakea
- Käyttöoikeusryhmä: Muistion tyyppi, jolla valitaan kenelle kaikille muistio näytetään
- Päivämäärä: Oletuksena muistion tallentamispäivämäärä, jota on mahdollista muokata
- Tiedosto: Muistiolle tallennetut mahdolliset liitteet
Automaattisesti tallentuvat tiedot
- Lisätty: Päivämäärä, jolloin muistio on luotu
- Lisääjä: Muistion luonut henkilö
- Muokattu: Päivämäärä, jolloin muistiota on viimeksi muokattu
- Muokkaaja: Muistiota viimeksi muokannut henkilö
Muistion liitteet
Muistioon voi tallentaa liitetiedostoksi minkä tyyppisen tiedoston tahansa, esim. Word-dokumentin, HTML-tiedoston, videon tai PDF-dokumentin. Liitteelle voidaan määritellä nimi ja selite. Liitteen nimeä ja selitettä voi muokata valitsemalla "Muokkaa". Liitteen voi poistaa valitsemalla "Poista".
Muistion tyyppi
Muistion tyypillä määritellään käyttöoikeusryhmä eli kenelle kaikille muistio näytetään.
- Kaikille avoin: Muistio näkyy kaikille käyttäjille
- Kaupallinen muistio / Asiakasmuistio:
- Liitos projektiin tai osaprojektiin: Muistio näkyy projektin vastuuhenkilölle ja varahenkilölle
- Liitos asiakkaaseen: Muistio näkyy niille projektipäälliköille ja varahenkilöille, joilla on ko. asiakkaalle projekteja
- Ei liitoksia: Muistio näkyy vain sen tekijälle
- Projektijohdon muistio:
- Liitos projektiin tai osaprojektiin: Muistio näkyy projektin vastuuhenkilölle ja varahenkilölle sekä osaprojektin vastuuhenkilölle ja varahenkilölle
- Liitos asiakkaaseen: Muistio näkyy niille projektipäälliköille ja varahenkilöille, joilla on ko. asiakkaalle projekteja
- Ei liitoksia: Muistio näkyy vain sen tekijälle
- Suunnittelumuistio:
- Liitos projektiin tai osaprojektiin: Muistio näkyy projektin vastuuhenkilölle ja varahenkilölle, osaprojektin vastuuhenkilölle ja varahenkilölle sekä osaprojektille resursoiduille henkilöille
- Liitos asiakkaaseen: Muistio näkyy niille projektipäälliköille ja varahenkilöille, joilla on ko. asiakkaalle projekteja
- Ei liitoksia: Muistio näkyy vain sen tekijälle
- Johdon muistio: Muistio näkyy vain siihen liitetyille käyttäjille
Muistion liitokset
Muistio voidaan liittää asiakkaaseen, kontaktiin, työntekijään, kalenteritapahtumaan, projektiin sekä osaprojektiin. Mikäli muistio luodaan osaprojektille, näkyy se myös projektin ja sen asiakkaan "Muistiot" -välilehdellä.
Henkilöliitokset
Henkilöliitoksella muistio liitetään kontaktiin tai oman yrityksen työntekijään. Mikäli liitos tehdään työntekijään, tulee valita joko "Liitä lukuoikeuksin" tai "Liitä luku- ja kirjoitusoikeuksin". Tällaisessä tilanteessa on suositeltavaa käyttää muistiotyyppinä "Johdon muistio", jolloin vain nimetyt henkilöt näkevät muistion.
Kalenteritapahtumaliitokset
Muistion tiedoista on mahdollista tehdä uusi kalenteritapahtuma, jolloin kalenteritapahtuma tulee automaattisesti liitetyksi muistioon. Samoin kalenteritapahtumaa luodessa voidaan valita olemassa oleva muistio liitettäväksi tapahtumaan.
Käyttöoikeudet
- Kaikki johdon muistiot: oikeus nähdä kaikki muistiot, joiden tyyppi on "Johdon muistio"
- Kaikki kaupalliset muistiot: oikeus nähdä kaikki muistiot, joidentyyppi on "Kaupallinen muistio"
- Kaikki projektimuistiot: oikeus nähdä kaikki muistiot, joiden tyyppi on "Projektijohdon muistio"
- Kaikki suunnittelumuistiot: oikeus nähdä kaikki muistiot, joiden tyyppi on "Suunnittelu muistio"
- Kaikkien yhtiöiden muistiot: yliajaa kaikki käyttöoikeusmäärittelyt. Käyttäjä
näkee kaikki järjestelmään luodut muistiot - Käyttöoikeus: oikeus nähdä Muistiot-valikko
- Liitetiedoston poisto: oikeus poistaa liitteitä
- Liitoksen poisto: oikeus poistaa muistion liitos esim. tiettyyn kalenteritapahtumaan
- Muistion muokkaaminen: oikeus muistion muokkaamiseen
- Poistaminen: oikeus poistaa muistio