Uusi tukipyyntö

Tuntikirjaus

 

Miksi osaprojektia ei löydy tuntikirjauksessa?

Jos osaprojektin päättymispäivä on menneisyydessä tai osaprojekti on merkitty päättyneeksi (osaprojektin status), osaprojektia ei löydy tuntikirjauksessa.

Tarkista osaprojektin tiedot ja muuta tarvittaessa päättymispäivää tai statusta.

 

Tuntikirjaus ei onnistu, koska osaprojekti on laskutettu

Jos osaprojekti on jo laskutettu, sille ei voi kirjata tunteja meinneisyyteen. Tämä voidaan kiertää menemällä osaprojektin Laskutustiedot -välilehdelle ja siirtämällä "Laskutettu" -päivämäärää menneisyyteen siihen saakka kun tunteja tulee pystyä kirjaamaan.  

Esim. osaprojektia on laskutettu 31.7.2018 saakka ja sille halutaan kirjata tuntikirjauksia aikavälille 16.7. - 27.7. Osaprojektin "Laskutettu" -päivämäärä tulee siirtää 15.7.2018, jotta kirjaus onnistuu halutulle aikavälille.

 

Miten vaihdan tuntikirjauksen osaprojektia?

Onko tuntikirjaus hyväksymättä?
Osaprojektin vaihto onnistuu muokkaamalla tuntikirjausta.

Onko tuntikirjaus hyväksytty, etkä voi muokata sitä?
Pyydä projektipäällikköä tai esimiestä palauttamaan tuntikirjaus takaisin muokkaukseen, jonka jälkeen osaprojektin vaihto onnistuu tuntikirjauksen muokkauksessa.

Onko tuntikirjaus laskutettu nollahintaisena ilman liitosta laskuun?
Osaprojektin vaihto onnistuu muokkaalla tuntikirjausta.

Onko tuntikirjaus laskutettu nollahintaisena laskun taustalla?
Tapahtuman voi poistaa laskulta siirtymällä Laskutus > Laskuluettelo, etsimällä haluttu lasku ja valitsemalla laskurivin toimintovalikosta "Poista tapahtumia". Halutut kirjaukset voi poistaa  klikkaamalla niiden perästä roskakori-kuvaketta. Nyt osaprojektin vaihto onnistuu muokkaamalla tuntikirjausta. 

Onko tuntikirjaus laskutettu ja sille löytyy laskulta hinta?
Lasku tulee hyvittää kokonaan ja palauttaa sen tapahtumat takaisin laskutettaviksi, jonka jälkeen osaprojektin vaihto onnistuu muokkaamalla tuntikirjausta. Lisätietoja hyvityslaskun tekemiseen löytyy täältä.

 

Miten kirjataan tunnit arkipyhille?

Mikäli pyhäpäivä on lisätty arkipyhälistaan, ei kyseiselle päivälle tarvitse tehdä erillistä tuntikirjausta. Arkipyhät voidaan tarkistaa kahdella tavalla:

  1. Menemällä kalenteriin ja katsomalla onko arkipyhä merkitty kalenteriin punaisella päivämäärällä
  2. Menemällä Ylläpito > Yleiset asetukset > Arkipyhät ja tarkistamalla löytyykö kyseinen arkipyhä listasta.

Lisää tietoa arkipyhistä löytyy täältä.

 

Miten lomat kirjataan?

Lomakirjausten kirjauskäytänteet vaihtelevat yrityskohtaisesti. ValueFramen näkökulmasta kirjauksia voidaan tarkastella ainakin seuraavista näkökulmista:

  • Käyttäjän tuntisaldot: 
    1. Mikäli halutaan, että lomakirjaus lisää saldotunteja, valitaan palkkalaji, jonka saldokerroin on 1.
      • Esimerkki: Mikäli henkilölle on määritelty työajaksi esimerkiksi 7,5h, vähentää järjestelmä joka päivä henkilön saldotunneista tämän verran. Kun henkilö kirjaa 7,5h tuntia palkkalajilla, jonka saldokerroin on 1, lisätään nämä tunnit henkilön saldotunteihin ja kokonaiskertymä ei muutu päivän aikana. Työajan ylittävä tunnit lasketaan saldotunteihin plussana. Mikäli henkilö kirjaa vähemmän tunteja kuin päivittäiseksi työajaksi on määritelty, vähennetään saldotunneista tämä erotus. Tällaisia kirjauksia voivat olla esimerkiksi vuosiloma- sekä vanhempainvapaakirjaukset.
    2. Mikäli halutaan, että lomakirjaus ei vaikuta saldotunteihin, ja että kirjauksesta huolimatta saldot vähenevät päivittäisen työajan verran, valitaan palkkalaji, jonka saldokerroin on 0. Tällaisia kirjauksia voivat olla esimerkiksi nk. "saldovapaiden" kirjaukset.
  • Osaprojektin laskutustyyppi
    • Kun halutaan varmistua, että tietyt kirjaukset eivät koskaan nouse laskutukseen, voidaan ne kirjata erikseen perustetuille osaprojekteille, joiden laskutustyyppiä ei ole määritetty Asiakastyöksi.

  • Lomalauantaiden kirjaaminen

    • Lauantait on mahdollista kirjata ValueFrameen lomapäivinä perustamalla tätä varten oma erillinen palkkalaji, jonka saldokertoimeksi määritetään 0. Tällöin lomalauantaiden tuntikirjaukset saadaan palkanlaskentaan mukaan merkkaamaan lomalauantaita palkkahallinnon liittymässä, mutta nämä tuntikirjaukset eivät vaikuta henkilön saldokertymään.

    • Uusi palkkalaji voidaan perustaa polusta Ylläpito » Projektinhallinta » Palkkalajit. Lomalauantaille määritettävän palkkalajin tiedot täytetään seuraavanlaisesti:

      • Kerroin: 1
      • Omakustannuskerroin: 1
      • Saldokerroin: 0
      • Kirjanpitotunniste: Haluttu kirjanpitotunniste. Tämän tiedon tulee täsmätä Netvisorin puolen palkkalajin kanssa
      • Oletus: Ei valintaa
      • Laskutusasteeseen: Ei valintaa
      • Käsitellään pankkituntina: Ei valintaa
      • Näkyy hinnastossa: Valinta
      • Käsittely palkkaliittymässä: Tämä tieto määritetään täsmäämään Netvisorin palkkalajin yksikön kanssa

  • Saldovapaiden merkitseminen

Saldovapaiden merkitseminen ValueFramessa onnistuu luomalla uusi palkkalaji, joka ei kerrytä henkilön saldomäärää. Uusi palkkalaji voidaan lisätä valikosta: Ylläpito > Projektinhallinta > Palkkalajit.

Perustettavalle palkkalajille tulee lisätä seuraavat asetukset:

    • Kerroin: 0
    • Omakustannekerroin: 0
    • Saldokerroin: 0
    • Valinta "Näkyy hinnastossa"

Mikäli järjestelmään on määritetty erillinen projekti sisäisille töille, voidaan tämän projektin alle luoda uusi ”Saldovapaa”-osaprojekti, jolle voidaan kirjata pidetyt saldovapaat. Vaihtoehtoisesti järjestelmään voidaan luoda kokonaan uusi projekti ja sen alle osaprojekti, jonka alle saldovapaat kirjataan. Kun saldovapaille on järjestelmässä oma osaprojektinsa, on tuntien raportoiminen ja niiden seuranta helpompaa.

Kun uusi palkkalaji ja Saldovapaa-osaprojekti on luotu, tulee Saldovapaa-osaprojektin "Palkkalajit ja työvaiheet"-välilehdellä käydä valitsemassa uusi Saldovapaa-palkkalaji ainoaksi sallituksi palkkalajiksi. Lopuksi muutokset tulee muistaa tallentaa "Tallenna"-painikkeesta.

Lisäksi järjestelmään voidaan luoda Laskutustyyppien ylläpidossa (Ylläpito » Laskutus » Laskutustyypit) saldovapaiden käyttöön tarkoitettu laskutustyyppi, jossa tärkeimpänä on laittaa rasti "Ei vaikuta työaikasaldoon" -kohtaan. Muut kohdat voidaan määrittää halutulla tavalla.

Kun yllämainitut toimenpiteet on tehty, saldovapaat kirjataan omalle osaprojektilleen ja kirjauksen kestoksi laitetaan haluttu tuntimäärä (esim. 7,5 h), järjestelmä osaa vähentää henkilön saldoa oikein, kirjatun tuntimäärän verran.


Muut vinkit

Lisää tuntilapun käyttövinkkejä löydät täältä.