Maventa-verkkolaskupalvelun käyttöönotto
- Palvelun hinnoittelu
- Perusasetukset
- Palvelun rekisteröinti
- Ongelmia rekisteröinnissä
- Kirjautuminen Maventa-palveluun
- Tietojen tarkistaminen Maventa-palvelusta
- Pankkiverkkoyhteyden avaaminen
- Laskujen lähetyksen oletusasetukset
- Verkkolaskuosoitteen tallentaminen
Palvelun hinnoittelu
Maventa-verkkolaskupalvelussa ei ole kiinteitä ylläpito- tai avauskustannuksia. Veloitukset muodostuvat vain lähetettyjen laskujen määrän mukaisesti.
| 0-49 laskua / kk |
50-199 laskua / kk |
200-499 laskua / kk |
500-999 laskua / kk |
1000-1999 laskua / kk |
| Verkkolaskun lähetys 0,70 € |
Verkkolaskun lähetys 0,42 € |
Verkkolaskun lähetys 0,36 € |
Verkkolaskun lähetys 0,33 € |
Verkkolaskun lähetys 0,29 € |
| Paperilasku: Priority 1,89 € Economy 1,51 € |
Paperilasku: Priority 1,85 € Economy 1,46 € |
Paperilasku: Priority 1,80 € Economy 1,41 € |
Paperilasku: Priority 1,75 € Economy 1,36 € |
Paperilasku: Priority 1,65 € Economy 1,19 € |
| Skannaus: 1,32 € | Skannaus: 1,22 € | Skannaus: 1,11 € | Skannaus: 0,97 € | Skannaus: 0,92 € |
| 1. Skannauksen hinta sisältää laskun ensimmäisen sivun. Ylimääräiset sivut 0,21 €/sivu. | ||||
|
2. Paperilasku sisältää yhden sivun tulostamisen, kirjekuoren ja lähetyksen. Ylimääräiset sivut 0,22 €/sivu. Väritulostus 0,09 €/sivu. |
||||
| 3. Suomen ulkopuolelle Priority Europe 1,83 € ja Priority World 1,95 €. | ||||
Perusasetukset
Ennen Maventa-verkkolaskupalvelun aktivointia, tarkista että seuraavat asetukset on tehty:
Tilikaudet
Tarkista, että tilikaudet on luotu valikosta Ylläpito > Laskutus > Tilikaudet. Lisää vähintään kuluva tilikausi, mutta mieluiten muutama vuosi tulevaisuuteen. Tilikausien luominen luo automaattisesti tilikausikohtaiset hakemistot, joihin luodut verkkolaskut tallentuvat.
Yhtiön tiedot
Tarkista yhtiön tiedoista Ylläpito > Yleiset asetukset > Yhtiöt > Yhtiön nimi, että tietoihin on syötetty:
- Y-tunnus (Perustiedot -välilehti)
- Katuosoite (Perustiedot -välilehti)
- Pankki - Tilinumero 1 (Verkkolaskutus -välilehti)
- BIC/SWIFT-koodi, esim. Osuuspankilla OKOYFIHH
- Yhtiön pankkitili IBAN-muodossa, esim. FI3247661020034793 (ilman välilyöntejä)
Huom! Verkkolaskupalvelu tunnistaa lähettävän yrityksen y-tunnuksen perusteella joten varmista että y-tunnus on varmasti oikein. Älä syötä operaattoritunnusta tai verkkolaskuosoitetta, nämä tiedot päivittyvät automaattisesti rekisteröinnin yhteydessä.
Henkilön tiedot
Varmista myös, että henkilölle, josta tulee verkkolaskupalvelun pääkäyttäjä, on syötetty sähköpostiosoite valikosta Henkilöstö > Henkilöstöhallinto > Henkilön nimi > Perustiedot.
Palvelun rekisteröinti
Maventa-verkkolaskupalvelun rekisteröinti tehdään ValueFramessa valikosta Ylläpito > Laskutus > Verkkolaskupalvelun aktivointi. Rekisteröintilomakkeella tulee syöttää seuraavat tiedot:
- Yhtiö, jonka y-tunnuksella rekisteröinti tehdään
- Henkilö, josta tulee verkkolaskupalvelun pääkäyttäjä
- Maa (oletuksena Suomi)
- Tarkistaa ja hyväksyä sopimusehdot
Mikäli sinulle ei näy verkkolaskupalvelun aktivointi, ota yhteyttä tukeemme tuki.valueframe@visma.com.
Kun rekisteröinti on tehty, näytölle tulee ilmoitus rekisteröinnin onnistumisesta. Maventa vaatii asiakkaan tunnistamisen uuden yhtiön rekisteröinnin yhteydessä. Rekisteröinnin yhteydessä annetun pääkäyttäjän sähköpostiosoitteeseen lähetetään Visma Sign dokumentti, jonka allekirjoituksella yhtiön vahventaminen tehdään. Seuraa sähköpostissa olevia ohjeita dokumentin allekirjoittamiseksi.
Rekisteröinnin yhteydessä tulee määrittää käyttöoikeusryhmille seuraavat käyttöoikeudet:
- Verkkolasku (Käyttöoikeus): Määritä haluamasi käyttöoikeusryhmä jolle halutaan antaa oikeus siirtää laskut verkkolaskupalveluun, esim. Laskuttajat ja/tai Projektipäälliköt.
- Verkkolaskuraportti (Käyttöoikeus): Määritä haluamasi käyttöoikeusryhmä jolle halutaan antaa oikeus hakea siirretyt laskut verkkolaskuraportille, esim. Laskuttajat ja/tai Johto.
- Laskuraportti (Verkkolaskujen merkitseminen lähetetyiksi): Määritä haluamasi käyttöoikeusryhmä jolle halutaan antaa oikeus merkitä yksittäinen lasku siirretyksi, eli estää kyseisen laskun siirto kokonaan verkkolaskupalveluun. Oikeus voidaan rajata suppeammin esim. vain Laskuttajille ja/tai Pääkäyttäjille.
- Laskuraportti (Laskulukitusten purku): Määritä haluamasi käyttöoikeusryhmä jolle halutaan antaa oikeus avata yksittäinen lasku uudelleen muokattavaksi ja siirrettäväksi verkkolaskupalveluun. Oikeus voidaan rajata suppeammin esim. vain Laskuttajille ja/tai Pääkäyttäjille.
- Laskuraportti (Verkkolaskuosoitteen muokkaus): Määritä haluamasi käyttöoikeusryhmä jolle halutaan antaa oikeus muokata yksittäisen laskun verkkolaskuosoitetta, esim. Laskuttajat ja/tai Projektipäälliköt.
Mikäli käyttöoikeuksia halutaan muuttaa jälkikäteen, pääkäyttäjä voi olla yhteydessä ValueFramen tukeen tuki.valueframe@visma.com.
Ongelmia rekisteröinnissä
Mikäli yrityksellä on Maventa-tili jo olemassa (esim. tilitoimiston kautta), rekisteröinnin yhteydessä tulee ilmoitus "Annetulle y-tunnukselle on jo rekisteröity yhtiö" tai "Registration failed, bid already taken".
Tällöin Maventa-verkkolaskupalvelun pääkäyttäjä voi kirjautua Maventa-palveluun ja tilata uuden salasanan valitsemalla "Unohditko salasanasi?"
Mahdollisissa ongelmatilanteissa apua Maventa-käyttäjätunnusten kanssa saa Maventan tuesta osoitteesta support@maventa.com.
Mikäli valitulta verkkolaskun pääkäyttäjälle ei ole tallennettuna sähköpostiosoitetta henkilön perustietoihin, rekisteröinnin yhteydessä tulee ilmoitus "Pääkäyttäjälle ei ole määritelty yhtiön vahvistamiseen tarvittavaa sähköpostiosoitetta". Tällöin tulee henkilön tietoihin lisätä sähköpostiosoite.
Kirjautuminen Maventa-palveluun
Maventa-palveluun kirjaudutaan tästä. Käyttäjätunnuksena toimii Maventa-verkkolaskupalvelun pääkäyttäjän sähköpostiosoite. Salasanan palveluun saa klikkaamalla tekstiä "Unohditko salasanasi?" ja täyttämällä kenttään Maventa-verkkolaskupalvelun pääkäyttäjän sähköpostiosoitteen. Uusi salasana toimitetaan sähköpostiviestinä.
Mikäli yrityksen valtuutusta ei ole vielä tehty kirjauduttaessa sisään Maventaan, palvelu ohjaa tekemään tämän valtuutuksen. Palveluun ei voi kirjautua sisään ennen kuin valtuutusta on tehty. Seuraa näytön ohjeita valtuutuksen tekemiseen.
Tietojen tarkistaminen Maventa-palvelusta
Tarkistakaa Maventa-palvelusta seuraavat tiedot ja toimittakaa nämä ValueFramen tuelle osoitteeseen tuki.valueframe@visma.com:
- Yrityksen UUID, joka löytyy Asetukset-valikosta kohdasta "Yrityksen tiedot"
- API-avain, joka löytyy Asetukset-valikosta kohdasta "Yrityksen tiedot"
Pankkiverkkoyhteyden avaaminen
Kun yrityksen valtuutus tehdään Maventa-palvelun käyttöönoton yhteydessä, pankkiverkkoyhteys avataan automaattisesti. Jos pankkiverkkoyhteyttä ei jostain syystä ole avattu, sen saa avattua Asetukset-valikosta kohdasta Lisäpalvelut - Pankkiverkkoasetukset.
Laskujen lähetyksen oletusasetukset
Rekisteröinnin yhteydessä määritetään automaattisesti Maventaan aina seuraavat laskujen lähetyksen oletusasetukset:
- Tulospalvelu käytössä maailmanlaajuisesti
- Tulostuspalvelun kirjeluokka: Economy
- Tulostus mustavalkoisena
- Virheeseen jääneistä laskuista lähetetään virheilmoitus pääkäyttäjän sähköpostiosoiteeseen sekä laskulle merkitylle myyjälle
- Sähköpostilaskuissa laskun pdf-tiedosto lähetetään sähköpostin liitteenä.
Asetuksia on mahdollista muuttaa haluttaessa jälkikäteen Maventan palvelussa.
Laskuilmoitukset
Maventa ilmoittaa saapuvista ja virheeseen päätyneistä lähevistä laskuistsa sähköpostitse. Sähköposti-ilmoitusten vastaanottajat määritellään Asetukset-valikon kohdassa Laskuasetukset - Laskuilmoitukset.
Verkkolaskuosoitteen tallentaminen
Verkkolaskuosoite voidaan tallentaa asiakkaan, projektin tai osaprojektin laskutustietoihin. Osoitteen määräytymisestä laskulle voi lukea lisää täältä.
Jos tiedät asiakkaan verkkolaskuosoitteen, valitse operaattoritunnus valintalistalta ja täytä verkkolaskuosoite kuten esimerkissä. Verkkolaskuosoitteen voi tarkistaa myös Verkkolaskuosoite.fi -palvelusta. Huom! Jos et syötä verkkolaskuosoitetta, mutta asiakas pystyy kuitenkin vastaanottamaan verkkolaskuja, välitetään lasku asiakkaalle verkkolaskuna automaattisesti ValueFramen verkkolaskuoperaattorikumppanin automaattisen reitityspalvelun ansiosta.
Verkkolaskupalvelun kautta voi laskun lähettää myös sähköpostilla, mikäli asiakkaan laskutustiedoissa on annettu sähköpostiosoite. Huom! Laskut lähetetään aina ensisijaisesti verkkolaskuna, mikäli verkkolaskuosoite on annettu.
