Vuodenvaihteeseen 2019-2020 liittyviä huomioita

Tälle sivulle on kerätty ValueFramen pääkäyttäjille tärkeitä muistettavia asioita vuodenvaihteeseen 2019-2020 liittyen. Huomioi, että sivulla esitettyjen toimintojen valikkopolut saattavat hieman poiketa ympäristöstäsi. Voit kuitenkin etsiä toimintoa myös nimellä painamalla kaksi kertaa Shift-näppäintä peräkkäin ja kirjoittamalla avautuvaan hakuun esim. Tilikaudet.

• Matkustus ja päivärahat
• Miten verovapaiden korvausten hinnanmuutos tulee huomioida?
• Tilikaudet ja numerosarjat
• Raporttien oletusaikavälin muuttaminen
• Muuta huomioitavaa

Matkustus ja päivärahat

Päivärahoihin ja kilometrikorvauksiin on tulossa muutoksia vuodelle 2020 (lisätietoja verottajan sivuilta). Alla olevassa taulukossa on esitelty sekä vuoden 2019 että 2020 korvaukset. Muutokset on korostettu lihavoituna.

Mikäli käytössänne on ValueFramen matkalasku-toiminto ilman laskutuserittelyä, ValueFrame hoitaa muutokset puolestanne automaattisesti vuodenvaihteen yhteydessä. Jos olet epävarma siitä tarvitseeko yrityksessänne muutoksia tehdä, ole yhteydessä ValueFramen tukeen esim. sähköpostilla tuki.valueframe@visma.com.

Miten verovapaiden korvausten hinnanmuutos tulee huomioida?

Varmista ensin, onko ValueFramen tuoterekisteriinne perustettu omat tuotteet matkalaskujen laskutusta varten siirtymällä toimintoon Hinnasto > Hinnaston ylläpito >Tuoterekisteri.

Jos tuoterekisteristä ei löydy nimikkeitä ”Kilometrit”, ”Osapäiväraha”, ”Kokopäiväraha” sinun ei tarvitse tehdä mitään. ValueFrame hoitaa muutokset puolestanne automaattisesti. 

Jos tuoterekisterissä on tuotteita ”Kilometrit”, ”Osapäiväraha” jne. sinun tulee päivittää tuotteille muuttuneet hinnat vuodenvaihteen jälkeen seuraavan ohjeen mukaisesti. HUOM! Ulkomaanpäivärahoja ei tarvitse päivittää.

A) Mikäli teillä on paljon hinnastoja, ettekä pysty määrittelemään kullekin hinnastolle uusia vuoden 2020 verottomien korvausten hintoja (HUOM! osto- ja myyntihinnat molemmat) erikseen, toimikaa seuraavasti:

1. Ohjeistakaa käyttäjille ettei vuodelle 2020 kuuluvia matkalaskuja (siis jos matkustus tapahtunut vuoden 2019 puolella) saa tehdä ennenkuin annatte siihen erikseen luvan.
2. Lisäksi käyttäjille tulisi ilmoittaa määräpäivä, johon mennessä heidän tulisi olla syöttänyt edellisen vuoden 2019 puolella tapahtuneet matkat.
3. Ko. määräpäivän jälkeen voitte käydä määrittelemässä toiminnossa Hinnasto > Hinnaston ylläpito kohtaan Tuoterekisteri kullekin matkalaskuihin liittyvälle tuotteelle vuoden 2020 mukaiset hinnat. Päivitettävät tuotteet ovat:

• Ateriakorvaukset
• Kilometrit (Ei muutosta 2020 vuodelle 2019  vuodesta)
• Kokopäiväraha
• Lisäkilometrit (Ei muutosta 2020 vuodelle 2019  vuodesta)
• Osapäiväraha
• Yömatkaraha

B) Mikäli hinnastoja on käytössä vain vähän, lisätkää kullekin hinnastolle uudet hinnat, joille annatte voimassaoloajan alkupäiväksi 1.1.2020. Tämä tapahtuu seuraavasti:

1. Klikkaa hinnaston vasemmalta puolelta + kuvaketta ja sen jälkeen Uudet hinnat. Syötä voimassa alku –kenttään 1.1.2020
2. Kuittaa ilmoitus vanhoista hinnoista vastaamalla Kyllä ja tallenna seuraavassa näkymässä tuntihinnasto.
   
3. Klikkaa seuraavaksi linkistä Tuoterekisterin hinnat ja päivitä hinnat kuten esimerkissä. Mikäli laskutatte korvaukset muilla kuin samoilla hinnoilla, syötetään tieto Hinta-kenttään.
   

Mikäli aiheeseen liittyen on kysyttävää, laitattehan viestiä osoitteeseen tuki.valueframe@visma.com

Tilikaudet ja numerosarjat

1. Tilikaudet vaikuttavat ValueFramessa budjetointiin ja verkkolaskutukseen. Varmistathan tästä johtuen viipymättä, että vuoden 2020 osalta tilikaudet ovat syötettynä. Tilikaudet syötetään yhtiökohtaisesti ja ne voidaan syöttää etukäteen vaikka useammaksi vuodeksi kerrallaan.
   Tilikausien ylläpito löytyy:
   Työkalut > Myyntitavoitteet >Tilikaudet tai Ylläpito > Laskutus >Tilikaudet 
2. Mikäli tarjous-, projekti- tai laskunumerosarjat ovat määritelty yhtiössänne vuosikohtaisiksi, tulee vuodenvaihteen yhteydessä määritellä uusi numeroavaruus edellä mainituille toiminnoille.
   Tarjousnumerosarjat: Ylläpito >Tarjoukset >Tarjousnumerosarjojen ylläpito
   Projektinumerosarjat: Ylläpito > Projektit > Projektinumerosarjat
   Laskunumerosarjat: Ylläpito > Laskutus > Laskunumerosarjojen ylläpito

Raporttien oletusaikavälin muuttaminen

Raportit jotka ajetaan koko vuodelta hakevat oletusaikavälinsä yleisistä asetuksista. Pääkäyttäjä voi muuttaa oletusaikavälin sopivan ajanhetken tullen Ylläpito >Yleiset asetukset > Yleiset asetukset -toiminnosta Raportointi-välilehdeltä.

Muuta huomioitavaa

Ennen vuodenvaihdetta on myös hyvä hetki tarkistaa esim. käyttäjämäärien hallintatyökalulla onko:

1. Koulutus- tai testiympäristöönne auki sellaisia käyttäjätunnuksia, joiden ei tulisi olla auki? Jos työntekijä on esimerkiksi vaihtanut yritystä, voi hänellä silti olla pääsy yrityksen testiympäristöön, mikäli tunnuksia ei ole huomioitu sulkea. Tunnusten hallinnointi on pääkäyttäjien vastuulla.
2. Käytössänne ylimääräisiä mobiilisynkronointitunnuksia? Mikäli henkilön tiedoista löytyy synkronointikäyttäjätunnus, oletetaan tunnuksen olevan käytössä ja tästä veloitetaan hinnaston mukaisesti.