Tuntien kuittaaminen
Tuntien kuittaaminen päivänäkymässä
ValueFramessa on mahdollista aktivoida käyttöön toiminnallisuus, jossa käyttäjä voi kuitata tuntikirjauksensa valmiiksi projektipäällikön / esimiehen hyväksyttäväksi. Tuntien kuittaaminen on mahdollista päivä- ja viikkonäkymässä.
Kun päivän tuntikirjaukset ovat valmiit, käyttäjä voi kuitata ne eteenpäin projektipäällikölle / esimiehelle hyväksyttäväksi klikkaamalla "Kuittaa valmiiksi". Tällöin järjestelmä kuittaa valmiiksi kaikki päivän tuntikirjaukset.
Kuittauksen jälkeen tunnit lukittuvat, eikä niitä pääse enää perusoikeuksilla muokkaamaan. Päivälle ei myöskään saa lisättyä uusia kirjauksia. Mikäli käyttäjä huomaa tuntikirjauksissa virheitä / puutteita, hän voi pyytää kirjaukset takaisin muokattavaksi valitsemalla "Lähetä avauspyyntö". Avauspyynnöstä lähtee projektipäällikölle notifikaatioviesti ja hän voi avata tunnit muokattaviksi.
Tuntien kuittaaminen viikkonäkymässä
Tunnit on mahdollista kuitata myös viikoittain klikkaamalla "Kuittaa valmiiksi" painiketta viikkonäkymässä. Mikäli viikkonäkymässä on valittu "Näytä viikonloput" ja tuntikirjauksia on kirjattu viikonlopulle, kuitataan myös viikonlopun tuntikirjaukset. Kuitatut tunnit lukittuvat ja menevät keltaiselle pohjalle samaan tapaan kuin päivänäkymässä.
Mikäli käyttäjä huomaa tuntikirjauksissa virheitä / puutteita, hän voi pyytää kirjaukset takaisin muokattavaksi valitsemalla "Lähetä avauspyyntö". Avauspyynnöstä lähtee projektipäällikölle notifikaatioviesti ja hän voi avata tunnit muokattaviksi.
Tuntien kuittaaminen kuukauden vaihtuessa
Mikäli kuukausi vaihtuu kesken viikon ja edellisen kuukauden tunnit tulee saada kuitatuksi ennen viikon päättymistä, tulee alkuviikko kuitata erikseen päiväkohtaisesti päivä- tai viikkonäkymässä. Tämän jälkeen viikkonäkymässä alkuviikko näkyy lukittuna, mutta loppuviikon kirjaukset on mahdollista syöttää normaalisti olemassa oleville riveille. Uusien rivien lisäys viikkonäkymässä ei ole enää mahdollista kun yksikin päivä on kuitattu viikolta, eli jos halutaan jollekin uudelle osaprojektille lisätä loppuviikolle tunteja, tulee se tehdä päivänäkymän kautta.
Kuitattujen tuntien tarkastelu
Tapahtumaraportilla on mahdollista hakea kuitatut tuntikirjaukset valitsemalla Kirjauksen tila -kenttään "Kuitattu".
Tapahtumaraportilla näytetään tuntikirjauksen tila erillisellä statusvärillä:
- Punainen: tuntikirjaus on kuittaamaton ja hyväksymätön
- Keltainen: tuntikirjaus on kuitattu, mutta vielä hyväksymätön
- Vihreä: tuntikirjaus on kuitattu ja hyväksytty
Näiden avulla tapahtumaraportilla on helposti nähtävillä, mitkä tuntikirjaukset ovat vielä kesken ja mitkä valmiiksi käsitelty ja hyväksytty.
Mikäli projektipäällikkö tai esimies huomaa tuntikirjauksella virheen, hän voi palauttaa valitut tuntikirjaukset takaisin muokattavaksi valitsemalla "Palauta valitut muokattavaksi". Tällöin tuntikirjaajalle lähtee notifikaatioviesti korjauspyynnöstä. Projektipäälliköille ja esimiehille on mahdollista myös antaa käyttöoikeus muokata kuitattuja tunteja, jolloin he voivat korjata puutteet ilman tuntikirjauksen palautusta.
Notifikaatiot
Toiminnon yhteydessä on mahdollista lähettää useita eri notifikaatioita eri henkilöille. Käyttäjän notifikaatioasetuksissa voi määrittää, mistä toimenpiteistä notifikaatiot halutaan sekä halutaanko notifikaatio sähköpostilla ja/tai ValueFramen etusivulle. Notifikaatiot voidaan lähettää seuraavasti:
- Tuntikirjausten kuittaukset (projektipäällikkö): Notifikaatio lähetetään tuntikirjauksille valittujen osaprojektien projektipäälliköille
- Tuntikirjausten kuittaukset (esimies): Notifikaatio lähetetään henkilön kaikista valituista tuntikirjauksista esimiehelle
- Tuntikirjausten avauspyynnöt (projektipäällikkö): Notifikaatio lähetetään tuntikirjauksille valittujen osaprojektien projektipäälliköille
- Tuntikirjausten avauspyynnöt (esimies): Notifikaatio lähetetään henkilön kaikista valituista tuntikirjauksista esimiehelle
- Muokkaukseen palautetut tuntikirjaukset: Notifikaatio lähetetään tuntikirjauksen henkilölle
Esimerkki sähköposti-ilmoituksesta:
