Asiakkaan ja kontaktin perustaminen tilitoimistoissa
Asiakkaan ja kontaktin perustaminen
ValueFramen asiakasrekisteri koostuu asiakkaista sekä kontakteista (asiakkaiden yhteyshenkilöt). Kontaktit voivat olla paitsi asiakkaan työntekijöitä myös esimerkiksi asiakkaan tilintarkastajia tai omistajia. Kontakti voidaan liittää useampaan asiakkaaseen, joten yksi henkilö perustetaan kontakteihin vain kerran ja asiakkaat liitetään henkilöön.
Asiakas ja yksi asiakkaan kontakti voidaan perustaa kätevästi kerralla toiminnolla Asiakkaat – Uusi asiakas ja kontakti. Lomakkeen yläosan asiakashaulla voidaan tarkastaa, onko asiakas jo perustettu järjestelmään ja avata asiakkaan tiedot muokattavaksi. Asteriskilla * merkityt kentät ovat pakollisia.
Alla on esitetty esimerkkejä asiakaslomakkeen keskeisistä tiedoista.
| Nimi | Tähän tulee asiakkaan virallinen nimi niin kuin se on rekisteröity |
| Status | Status kuvaa asiakkaan tilan, onko se esimerkiksi myyntivaiheessa oleva ”potentiaalinen”, aktiivinen ”asiakas” vai ”asiakassuhde päättynyt”. Myös yhteistyökumppanit kuten tilintarkastuskumppanit kannattaa perustaa järjestelmään omalla statuksellaan. |
| Toimialaluokitus | Asiakkaan toimiala |
| Asiakastyyppi | Asiakkaat voidaan jakaa ryhmiin, esimerkiksi A-asiakas ja B-asiakas. (Asiakkaita voidaan luokitella myös luokittelutoiminnolla, jota voidaan käyttää mm. joukkosähköpostitoiminnossa paremmin hyväksi.) |
| Yritysmuoto | Asiakkaan yhtiömuoto |
| Asiakasvastaava | Asiakkuudesta vastaava tilitoimiston työntekijä. Asiakkaan toimeksiannolle voidaan tarvittaessa asettaa erillinen vastuuhenkilö, kuten myös palveluille esim. kirjanpito- ja palkanlaskentapalveluille omansa. |
| Y-tunnus | Asiakkaan Y-tunnus kenttä voidaan määrittää pakolliseksi |
| Osasto | Tätä kenttää voidaan tarvittaessa käyttää ison asiakasorganisaation osien erittelyyn, esimerkiksi Helsingin kaupunki – Osasto ”Kiinteistötoimi”. |
| Osoitetiedot | Perustiedot-välilehdellä annetaan asiakkaan käynti- eli katuosoite. Postitusosoite-välilehdellä (sivun yläosassa) voidaan antaa erillinen postiosoite (yleensä PL) sekä laskutustiedot-välilehdellä erillinen laskutusosoite, jos asiakas käyttää ulkoistettua ostolaskujen käsittelyä ja skannausta. (Verkkolaskuosoite pitää lisätä asiakkaan laskutustietoihin erikseen asiakkaan perustamisen jälkeen.) |
| Yhtiö | Jos tilitoimisto koostuu useammasta yhtiöstä, voidaan tässä valita yhtiö joka ensisijaisesti vastaa asiakkuudesta. |
| Hinnasto | Tässä asiakkaalle valitaan joko yleinen hinnasto tai asiakaskohtainen hinnasto. (hinnastokäsittelystä enemmän "Hinnoittelu ja tuoterekisteri" ohjeessa) |
Lomakkeen alaosassa voidaan syöttää yhden asiakkaan yhteyshenkilön eli kontaktin yhteystiedot. Lisää kontakteja voidaan perustaa tarvittaessa asiakkaan yhteenvetosivun kautta tai ylävalikosta lisää kontakti. Muista aina ensin varmistaa ettei kontaktia ole jo perustettu.
Tallennuksen jälkeen ValueFrame esittää asiakkaan keskeiset tiedot yhteenvetonäkymässä:
Asiakkaan yhteenvetosivu on jaettu kolmeen osa-alueeseen:
- Sivun vasemmassa laidassa ovat välilehdet, jossa asiakkaan tietoja voi muokata ja täydentää.
- Sivun keskellä esitetään keskeiset perustiedot ja sekä muut asiakkaan keskeiset tiedot. Tästä pääsee lisäämään esimerkiksi uusia kontakteja.
- Sivun oikeassa laidassa on toimintovalikko, josta voi myös lisätä esimerkiksi kontakteja. Toimintovalikon voi piilottaa, jos sen ei haluta olevan näkyvissä.
Kontaktin liittäminen useampaan asiakkaaseen
Kontakti voidaan liittää ValueFramessa useampaan asiakkaaseen. Tällöin voidaan hyödyntää kontaktin roolia. Esimerkiksi tilintarkastaja kannattaa liittää roolilla tilintarkastaja kaikkiin asiakkaisiin, joiden tilintarkastaja hän on. Samaten asiakaskonsernin omistajahenkilö voidaan liittää kaikkiin konserniyhtiöihin esimerkiksi roolilla hallituksen jäsen tai omistaja. Roolia ei kannata käyttää normaalisti työsuhteessa
oleviin henkilöihin. Pääkäyttäjä ylläpitää roolit ylläpitovalikossa.
Alla olevassa kuvassa avataan kontakti (tilintarkastaja) Malli kontakti ja liitetään hänet asiakkaaseen Visma Solutions Oy roolilla tilintarkastaja.
- Avataan kontakti ja mennään asiakasliitokset välilehdelle
- Klikataan ”liitä kontakti asiakkaaseen”
- Valitse oikea asiakas ja valitse tarvittaessa rooli.
Ohjelma kysyy ”merkitäänkö asiakas kontaktin toimipisteeksi”. Toimipiste tarkoittaa sitä kontaktin asiakasliitosta, joka on hänen varsinainen työpaikkkansa/työnantajansa. Tässä esimerkissä asiakasta Sulkava ei merkitä Teppo Taseen toimipisteeksi, koska hänen varsinainen työnantajansa on hänen tilintarkastusyhteisönsä.
