Toiminnon tausta ja yleisesittely
Toiminnon tausta
ValueFramen uusi tehtäväkäsittely on toteutettu tilitoimistoilta kerättyjen tarpeiden ja kehitysideoiden pohjalta. Tunnistetut tarpeet joihin pyrimme vastaamaan ovat:
- Aineistojen vastaanotolle ja tuotosten jakelulle voidaan määrittää vastuuhenkilö ja deadline.
- Voidaan seurata asiakkaittain ja palveluittain (esimerkiksi kirjanpito ja palkanlaskenta) asioiden valmistumista ja valvoa myöhästymisiä
- Helppo tapa luoda deadlinet valmiiksi tuleville kuukausille
- Mahdollisuus dokumentoida asiakaskohtaisesti taloushallinnon prosessi
- Mahdollisuus näyttää prosessi ja aikataulut myös asiakkaalle
- Mahdollisuus syöttää tietoa poikkeamista (syyt, toimenpiteet) sisäisesti tai myös asiakkaan tietoon
Toistuvien tehtävien sykli voi olla esimerkiksi:
- viikoittaista (myyntilaskut)
- kahden viikon jaksoissa toistuvaa (työntekijäpalkat)
- kuukausittaista (toimihenkilöiden työaikatiedot, kirjanpidon raportit)
- kolmen kuukauden välein toistuvaa (osa omaveroilmoituksista)
- kerran vuodessa toistuvaa (tilinpäätös)
Esimerkkejä seurantarpeesta:
- kaikki kesken olevat palvelut tällä hetkellä
- tietyn kirjanpitäjän kesken olevat palvelut tällä hetkellä
- onko kaikki maaliskuun työt tehty
- myöhässä olevat asiat tällä hetkellä
- myöhästymiset historiassa asiakkaittain
- Missä on ollut poikkeamia (virheitä yms)
Lisäksi tilitoimistolla on tarve hallinnoida aitoja, uniikkeja tehtäviä liittyen esimerkiksi erillisprojekteihin tai asiakkaiden selvityspyyntöihin.
Yleisesittely
Järjestelmän avulla voidaan tehokkaasti valvoa asiakkaan taloushallinnon tehtävien toteutumista, olivat ne sitten toistuvia rutiinitöitä tai selvityspyyntöihin tai isompiin erillisprojekteihin liittyviä töitä:
Raportilla annetaan yleiskuvaus tehtävien tilasta:
- vihreä väri sarakkeessa kertoo, että kaikki kyseisen kuun tehtävät on tehty
- keltainen väri sarakkeessa kertoo, että osa kyseisen kuun tehtävistä on tekemättä
- punainen väri sarakkeessa kertoo, että kaikki kyseisen kuun tehtävät ovat tekemättä
Tehtäväyhteenvedolta voidaan klikata auki tarkempi listaus halutulta aikaväliltä ja halutuista tehtävistä:
Tehtävät perustuvat asiakaskohtaisesti luotuihin tehtäväperusteisiin, jotka samalla dokumentoivat asiakaskohtaisen prosessikuvauksen. Alla olevassa kuvassa esimerkki asiakaskohtaisista tehtäväperusteista.
Toistuvien tehtävien lisäksi voidaan luoda ja käsitellä yksittäisiä tehtäviä, jotka liittyvät esimerkiksi erillisprojekteihin tai asiakkaiden selvityspyyntöihin.
Tehtävä voidaan perustaa nopeasti ja helposti mutta sen avulla voidaan käsitellä ja hallita isompiakin kokonaisuuksia työlistojen, tiedostojen ja kommenttien avulla.
Terminologia
Alla olevassa taulukossa on kuvattu järjestelmän keskeiset termit:
|
termi |
selitys |
|
tehtäväperuste |
sääntö, jolla luodaan yksittäisiä tehtäviä esimerkiksi joka kuukauden tietylle päivälle tai tietylle viikon päivälle. |
|
vastuuorganisaatio |
(asiakas, tilitoimisto) kumpi suorittaa/käynnistää tehtävän, tilitoimisto vai asiakas. |
|
tekijä |
tehtävän tekijä tilitoimistossa |
|
deadline |
päivä, johon mennessä asia pitää tehdä. |
|
tapahtumapäivä |
päivä, jonka mukaista jaksoa tehtävä koskee (esimerkiksi maaliskuun kirjanpito tai vuoden 2013 tilinpäätös) |
|
tehtävän toistuvuus |
Miten tehtävä toistuu, esimerkiksi viikoittain kuukausittain tai vuosittain |
|
työmääräarvio |
tehtävän arvioitu työmäärä tunteina (resurssointi) |
|
tehtävän status |
käyttäjän luoma tehtävän status, esimerkiksi tekemätön, teon alla, kommentilla, tehty. Status on liitetty jompaan kumpaan päästatukseen (tekemätön/tehty) |
|
tehtävän päästatus |
Järjestelmän päästatus (tekemätön, tehty) |