Netvisor laskutus- ja reskontraliittymä

• Netvisor laskutusliittymä
• Asiakastietojen siirto
• Asiakkaan verkkolaskuosoite
• Asiakkaan sähköpostiosoite
• Tuotteiden siirto
• Laskujen lähetys laskutusliittymään
• Laskujen lähetys reskontraliittymään
• Laskun arvopäivä
• Liitteen lisääminen

ValueFramesta on mahdollista siirtää myyntilaskut Netvisoriin laskujen lähetystä ja kirjanpitoa varten. Rajapinnan käyttöönotosta ja aktivoinnista voit lukea tarkemmin täältä.

Asiakastietojen siirto

Laskujen siirron yhteydessä asiakastiedot lisätään ja päivitetään Netvisoriin. Myös reaaliaikaisten asiakastietojen siirto on mahdollista aktivoida käyttöön. Tällöin asiakastiedot päivitetään Netvisoriin aina, kun niitä muokataan / lisätään ValueFrameen. Asiakastietojen mukana siirretään:

• Vaihtoehtoinen asiakasnumero
• Y-tunnus
• Nimi
• Osoitetiedot: mikäli on annettu postitusosoite tuodaan se, muutoin katuosoite
• Maa
• Asiakasryhmä (määritellään kiinteästi vakiona kaikille asiakkaille - ei pakollinen)
• Puhelin
• Fax
• Sähköpostiosoite
• www
• Aktiivinen / passivinen
• Laskutuksen sähköpostiosoite
• Verkkolaskuosoite sekä operaattoritunnus
• Laskutuskieli

Asiakkaan verkkolaskuosoite

Asiakasyrityksen edustaja syöttää kullekin verkkolaskuja vastaanottavalle asiakkaalleen Asiakkaan tietojen "Laskutustiedot" -välilehdellä seuraavat tiedot:

• Valitaan oikea operaattori valintalistalta
• Syötetään asiakkaan verkkolaskuosoite

Mikäli asiakkaan tietoihin on syötetty verkkolaskuosoite, lähetetään lasku oletuksena Netvisorista sähköisesti.

Mikäli verkkolaskuosoite on erehdyksessä tallennettu virheellisesti, tulee oikea osoite korjata ValueFramessa asiakastietoihin. Tämän jälkeen lasku tulee uudelleen siirtää ValueFramesta Netvisoriin (huomioi ettei sama lasku voi siirtyä Netvisoriin tuplana). Vaihtoehtoisesti osoitteen voi korjata myös Netvisorin asiakastietoihin, jolloin laskua ei tarvitse uudelleen siirtää.

Asiakkaan sähköpostiosoite

Mikäli lasku halutaan lähettää Netvisorista sähköpostilla, tulee asiakkaan tietoihin syöttää vastaanottajan sähköpostiosoite. Tarvittaessa sähköpostiosoitteita voi antaa useamman puolipilkulla(;) ja välilyönnillä eroteltuna.

Tuotteiden siirto

ValueFramen laskulla annetut tuotekoodit siirretään automaattisesti Netvisorin tuoterekisteriin laskujen siirron yhteydessä. Mikäli laskuriville annettua tuotekoodia ei löydy Netvisorin puolelta, lisätään tuote uutena tietona. ValueFramessa tuotteet voidaan lisätä:

• Tuoterekisteriin kokonaishintaisille palveluille
• Työvaiheelle tuntihintaisille palveluille

Netvisorin tuoterekisteriin viedään rajapinnan kautta:

• Tuotekoodi
• Tuoteryhmä, mikäli ryhmää ei ole valittu tuodaan oletusryhmänä "ValueFrame"
• Nimi
• Myyntihinta
• Ostohinta
• ALV

Huom! Tuotekoodi on pakollinen tieto Netvisorin puolella, joten tyhjää tuotekoodia ei ole mahdollista käyttää.

Tuotteiden hallinnasta Netvisorissa voit lukea täältä.

Laskujen lähetys laskutusliittymään

Laskut siirretään Netvisoriin ValueFramen Laskuluettelon kautta. Laskuluettelon voi ajaa halutulta aikaväliltä valikon kohdasta Laskutus > Laskuluettelo. Mikäli ValueFramessa on useampia yhtiöitä, raportti tulee ajaa yhtiö kerrallaan.

Raportti on suositeltavaa suorittaa rastittamalla valinnat "Jätä aloituspäivä huomioimatta" ja "Näytä vain laskutukseen siirtämättömät". Näin mukaan tulevat kaikki ne laskut, joita ei ole aiemmin siirretty Netvisoriin. Suorita raportti valitsemalla "Tee raportti".

Varmista että lähetettävien laskujen kohdalla on ruksi sarakkeessa "L". Laskujen päivämäärä ja eräpäivä on mahdollista muuttaa vielä ennen lähettämistä, mikäli laskut tehdään ValueFrameen etukäteen valmiiksi ja asiakkaalle halutaan antaa maksuaikaa lähetyspäivän mukaan. Eräpäivän voi laskea uudelleen myös arvopäivän perusteella. Mikäli laskulle on annettu liitetiedosto ja se halutaan siirtää Netvisoriin, ruksitaan F sarake laskulle.

Laskut lähetetään lopuksi Netvisoriin valitsemalla "Siirrä valitut laskut Netvisoriin".

Kun valitut laskut on klikattu siirrettäväksi Netvisoriin, ValueFrame tarkistaa valittujen laskujen tiedot. Tästä avataan käyttäjälle näkymä, jossa näytetään tarkistuksen eteneminen. Odota tarkistus loppuun sulkematta ikkunaa.

Tietojen tarkistamisen jälkeen ValueFrame siirtää Netvisoriin kaikki virheettömät laskut ja ne näkyvät Netvisorissa välittömästi ilman aikaviivettä.

Mikäli laskuaineistolla havaitaan puutteellisia tietoja, tai Netvisorin rajapinta palauttaa siirrossa virheen, näytetään nämä käyttäjälle. Klikkaamalla i-kuvaketta saadaan auki tarkempi kuvaus virheen syystä. Virheeseen jääneet laskut eivät ole siirtyneet Netvisoriin, vaan niiden tiedot tulee päivittää ja siirtää uudelleen.

Tyypillisimmät ValueFramen havaitsemat virheet ovat:

• Laskuriville on syötetty tuotekoodi joka puuttuu ValueFramen ja/tai Netvisorin tuoterekisteristä
• Laskuriville on syötetty kirjanpitotili joka puuttuu Netvisorin tililuettelosta
• Lasku on päivätty Netvisorin suljetulle kaudelle
• Lasku löytyy jo Netvisorista ja se yritetään siirtää uudelleen tuplalaskuna
• Asiakkaalle on annettu virheellinen operaattoritunnus
• Laskun siirron yhteydessä yritetään siirtää Netvisoriin uutta asiakasta joka sieltä jo löytyy
• Siirtoon on valittu usean eri yhtiön laskuja
• Valitulta yhtiöltä puuttuu rajapintatunnukset tai ne ovat virheelliset

Netvisorin rajapinnan palauttama virheilmoitus näytetään aina INVALID_DATA tunnisteella.

Laskujen lähetys reskontraliittymään

Laskut siirretään Netvisoriin ValueFramen laskuluettelon kautta. Laskuluettelon voi ajaa halutulta aikaväliltä valikon kohdasta Laskutus > Laskuluettelo. Mikäli ValueFramessa on useampia yhtiöitä, raportti tulee ajaa yhtiö kerrallaan. 

Raportti on suositeltavaa suorittaa rastittamalla valinnat "Jätä aloituspäivä huomioimatta" ja "Vain reskontraan siirtämättömät". Näin mukaan tulevat kaikki ne laskut, joita ei ole aiemmin siirretty Netvisoriin. Suorita raportti valitsemalla "Tee raportti".

Varmista että lähetettävien laskujen kohdalla on ruksi sarakkeessa "R". Laskujen päivämäärä ja eräpäivä on mahdollista muuttaa vielä ennen lähettämistä, mikäli laskut tehdään ValueFrameen etukäteen valmiiksi ja asiakkaalle halutaan antaa maksuaikaa lähetyspäivän mukaan. Laskut lähetetään lopuksi Netvisoriin valitsemalla "Siirrä valitut laskut Netvisoriin".

Laskun arvopäivä

Netvisor laskutus- ja reskontraliittymässä on mahdollista siirtää laskun arvopäivä ValueFramesta Netvisoriin. Mikäli arvopäivä on määritetty, Netvisorin puolella laskun eräpäivä lasketaan arvopäivästä. Jos arvopäivää ei ole määritetty, eikä sitä haluta siirtää, laskun eräpäivä lasketaan laskun päivästä. Huom! ValueFramessa laskun eräpäivä lasketaan oletuksena laskun päivästä.

Laskutusliittymä

Arvopäivä-kenttää ei näytetä käyttöliittymässä, mikäli käytössä on Netvisor laskutusliittymä ja valintaa "Vie arvopäivä laskutusaineistoon" ei ole ruksittu päälle. Asetus on oletuksena pois päältä, jolloin tietoa ei viedä ValueFramesta Netvisoriin.

Mikäli asetus "Vie arvopäivä laskutusaineistoon" kilkataan päälle ja laskua tehdessä on annettu arvopäivä, tieto siirretään ValueFramesta Netvisoriin. Tällöin ei tarvitse erikseen määrittää arvopäivää.

Tyypillisin käyttötapa on, että kaikille laskuille halutaan määrittää sama arvopäivä, esim. jos laskut tehdään heinäkuussa ja laskut halutaan päivätä ja kohdistaa kesäkuulle. Laskun eräpäivä määräytyy laskun päiväyksen perusteella Netvisorissa. 

Mikäli halutaan, että laskun eräpäivä määräytyy heinäkuun päiväyksen mukaisesti, laitetaan asetus "Vie arvopäivä laskutusaineistoon" päälle ja annetaan haluttu arvopäivä.

Reskontraliittymä:

Laskuluettelon Netvisor siirto -osiossa on Arvopäivä-kenttä. Arvopäivä on oletuksena kuluva päivä, eli se päivä, jolloin siirto tehdään. Arvopäivän voi muuttaa halutessaan tai jättää tyhjäksi, jolloin arvopäivä on sama kuin laskun päivä.

Tämän jälkeen laskut lähetetään normaalisti Netvisorin puolelle ja laskujen eräpäivä lasketaan arvopäivän perusteella. 

Liitteen lisääminen

Laskulle on mahdollista lisätä yksi PDF-liite joka voi sisältää useita eri sivuja. Lisätietoja liitteen lisäämisestä laskulle voit lukea täältä.