Uusi tukipyyntö

Microsoft Outlook 365 -kalenterisynkronointi

Yleistä Microsoft Outlook 365 -integraatiosta

Microsoft Outlook kalenteri on osa Microsoft 365 palvelua. Integraation avulla voidaan siirtää kalenteritapahtumat Outlook Kalenterin ja ValueFramen kalenterin välillä kaksisuuntaisesti. Kalenterisynkronointi helpottaa työtehtävien hallintaa ja tuntikirjausten tekemistä.

 

Integraation käyttöönotto

Käyttöönoton aktivoinnin tulee tehdä henkilö, jolla on riittävät oikeudet Microsoftin palvelussa (Global admin). Kun käyttöönotto on tehty, pääkäyttäjät voivat lisätä synkronoinnin päälle halutuille henkilöille.

Rajapinnan avaaminen

Valitse Ylläpito - Outlook hallintapaneeli. 

mceclip0.png

Tämän jälkeen valitse "Hyväksy ehdot" ja klikkaa Aktivoi synkronointi. Käyttäjä ohjataan Microsoftin palveluun, jossa myönnetään sovelluksen tarvitsemat ja vaatimat oikeudet yrityksen Outlook-kalenteriin. Ensin valitaan tili jolla API avataan:

mceclip1.png

Tämän jälkeen hyväksytään Microsoftin vaatimat ehdot:

mceclip2.png

Synkronoinnin aktivointi käyttäjille

Ennen käyttöönottoa on vielä ValueFramen yleisiin asetuksiin määritettävä kalenterin oletustapahtumalaji,  ilman tätä eivät tapahtumat siirry. Asetus löytyy ValueFramen valikosta Ylläpito - Yleiset asetukset - kalenteri - synkronoitujen kalenteritapahtumien oletustapahtumalaji.

 

kalenterisynkka.jpg

Kun Microsoftin API on avattu, käyttäjä ohjataan takaisin ValueFrameen, josta synkronoinnin voi aktivoida halutuille käyttäjille:

  • Hae halutut käyttäjän nimen, yhtiö ja/tai statuksen mukaan
  • Valitse haltu henkilö klikkaamalla vasemmanpuoleista valintalaatikkoa
  • Tarkista tilin tiedot
  • Valitse Synkronoi tili

Pääkäyttäjät voivat lisätä synkronoinnin aktiiviseksi halutuille henkilöille.

mceclip5.png

Mikäli tili halutaan aktivoida usealle käyttäjälle kerralla, valitaan halutut henkilöt ja klikataan tämän jälkeen Käynnistä henkilöiden kalenterisynkronointi.

mceclip3.png

Huom! Käyttäjän sähköpostiosoitteen tulee löytyä Outlookista jotta synkronoinnin voi aktivoida.

Synkronoinnin lopettaminen

Mikäli synkronointi halutaan lopettaa käyttäjältä, valitaan hänen tiedot hallintapaneelista ja valitaan Lopeta tilin synkronointi.

mceclip4.png

Kalenterin käyttö ValueFramen ja Outlookin puolella

Tapahtumien synkronointi

Kun synkronointi on aktivoitu käyttäjälle, tapahtumat synkronoidaan ValueFrame ja Outlook kalenterin välillä automaattisesti muutaman minuutin viiveellä.

Tapahtuman perustietojen siirtyminen

Outlook kalenteritapahtumasta siirretään ValueFramen vastaaviin kenttiin:

  • Ajankohta ja kesto
  • Otsikko ja kuvaus
  • Paikka / sijainti
  • Tapahtuman omistaja
  • Tapahtumalle liitetty henkilö. Huom! Liitetyllä henkilöllä tulee olla synkronointi ValueFramessa aktivoituna jotta tieto siirtyy.
  • Tieto onko kyseessä julkinen vai yksityinen tapahtuma
  • Outlook -kalenterissa tapahtumalle liitetty kontakti siirtyvät ValueFrameen, mikäli ValueFramesta löytyy kontakti samalla sähköpostiosoitteella

Tapahtuma Outlookissa:

mceclip0.png

Tapahtuma ValueFramessa:

mceclip1.png

Tunnetut rajoitteet

  • Synkronointi ei tue toistuvien tapahtumien käsittelyä, eli ainoastaan yksittäiset tapahtumat synkronoidaan.
  • Kalenteritapahtumalle liitetyt asiakkaat, kontaktit ja muut liitokset eivät siirry ValueFramesta Outlook kalenteriin.
  • Mikäli Outlookissa tapahtuman omistajaa ei löydy ValueFramen käyttäjistä sähköpostiosoitteen mukaan, tapahtumaa ei siirretä ValueFrameen. Eli esimerkiksi tilanteessa joissa tapahtuman omistajana on yrityksen ulkopuolinen henkilö (asiakkaan edustaja) tai neuvotteluhuone
  • Kalenteritapahtuman väri ei siirry ValueFramen puolelle, johtuen siitä, että ValueFramessa määritellään tapahtumalajeille omat värimaailmat.
  • Varattu / Vapaa / Alustava / Työskentely muualla tiedot eivät siirry integraatiossa ValueFramen puolelle

Vanhasta synkasta siirtyminen uuteen

  • Uusi synkka tulee aktivoida kaikille käyttäjille yhtäaikaa, vanha ja uusi ei voi olla samaan aikaan rinnakkain käytössä
  • Koska uusi synkka ei tiedä mitkä tapahtumat on jo vanhan kautta Outlookissa synkattu, joudutaan aktivoinnin yhteydessä Vallun kalenteri tyhjentämään tulevien tapahtumien osalta. Käytännössä kaikki tulevat tapahtumat merkitään poistettu -statukselle (on mahdollista hakea erikseen näkyviin) ja uusi synkronoin tuo tapahtumat Outlookista uudelleen. Tämän seurauksena tapahtumille liitetyt asiakkaat, kontaktit, projektit yms. jäävät vanhoille poistetuille tapahtumille eivätkä siis näy uusilla tapahtumilla. Näin vältetään tuplatapahtumien syntyminen

Outlook kalenterin API kuvaus

https://docs.microsoft.com/en-us/graph/outlook-calendar-concept-overview