Microsoft Outlook 365 -kalenterisynkronointi
- Yleistä Microsoft Outlook 365 -integraatiosta
- Integraation käyttöönotto
- Kalenterin käyttö ValueFramen ja Outlookin puolella
- Tunnetut rajoitukset
Yleistä Microsoft Outlook 365 -integraatiosta
Microsoft Outlook kalenteri on osa Microsoft 365 palvelua. Integraation avulla voidaan siirtää kalenteritapahtumat Outlook Kalenterin ja ValueFramen kalenterin välillä kaksisuuntaisesti. Kalenterisynkronointi helpottaa työtehtävien hallintaa ja tuntikirjausten tekemistä.
Uusi Microsoft Outlook 365 -integraatio julkaistaan syksyllä 2020.
Integraation käyttöönotto
Käyttöönoton aktivoinnin tulee tehdä henkilö, jolla on riittävät oikeudet Microsoftin palvelussa (Global admin). Kun käyttöönotto on tehty, pääkäyttäjät voivat lisätä synkronoinnin päälle halutuille henkilöille.
Rajapinnan avaaminen
Valitse Ylläpito - Outlook hallintapaneeli.
Tämän jälkeen valitse "Hyväksy ehdot" ja klikkaa Aktivoi synkronointi. Käyttäjä ohjataan Microsoftin palveluun, jossa myönnetään sovelluksen tarvitsemat ja vaatimat oikeudet yrityksen Outlook-kalenteriin. Ensin valitaan tili jolla API avataan:
Tämän jälkeen hyväksytään Microsoftin vaatimat ehdot:
Synkronoinnin aktivointi käyttäjille
Kun Microsoftin API on avattu, käyttäjä ohjataan takaisin ValueFrameen, josta synkronoinnin voi aktivoida halutuille käyttäjille:
- Hae halutut käyttäjän nimen, yhtiö ja/tai statuksen mukaan
- Valitse haltu henkilö klikkaamalla vasemmanpuoleista valintalaatikkoa
- Tarkista tilin tiedot
- Valitse Synkronoi tili
Pääkäyttäjät voivat lisätä synkronoinnin aktiiviseksi halutuille henkilöille.
Mikäli tili halutaan aktivoida usealle käyttäjälle kerralla, valitaan halutut henkilöt ja klikataan tämän jälkeen Käynnistä henkilöiden kalenterisynkronointi.
Huom! Käyttäjän sähköpostiosoitteen tulee löytyä Outlookista jotta synkronoinnin voi aktivoida.
Synkronoinnin lopettaminen
Mikäli synkronointi halutaan lopettaa käyttäjältä, valitaan hänen tiedot hallintapaneelista ja valitaan Lopeta tilin synkronointi.
Kalenterin käyttö ValueFramen ja Outlookin puolella
Tapahtumien synkronointi
Kun synkronointi on aktivoitu käyttäjälle, tapahtumat synkronoidaan ValueFrame ja Outlook kalenterin välillä automaattisesti muutaman minuutin viiveellä.
Tapahtuman perustietojen siirtyminen
Outlook kalenteritapahtumasta siirretään ValueFramen vastaaviin kenttiin:
- Ajankohta ja kesto
- Otsikko ja kuvaus
- Paikka / sijainti
- Tapahtuman omistaja
- Tapahtumalle liitetty henkilö. Huom! Liitetyllä henkilöllä tulee olla synkronointi ValueFramessa aktivoituna jotta tieto siirtyy.
- Tieto onko kyseessä julkinen vai yksityinen tapahtuma
- Outlook -kalenterissa tapahtumalle liitetty kontakti siirtyvät ValueFrameen, mikäli ValueFramesta löytyy kontakti samalla sähköpostiosoitteella
Tapahtuma Outlookissa:
Tapahtuma ValueFramessa:
Tunnetut rajoitteet
- Synkronointi ei tue toistuvien tapahtumien käsittelyä, eli ainoastaan yksittäiset tapahtumat synkronoidaan.
- Kalenteritapahtumalle liitetyt asiakkaat, kontaktit ja muut liitokset eivät siirry ValueFramesta Outlook kalenteriin.
- Mikäli Outlookissa tapahtuman omistajaa ei löydy ValueFramen käyttäjistä sähköpostiosoitteen mukaan, tapahtumaa ei siirretä ValueFrameen. Eli esimerkiksi tilanteessa joissa tapahtuman omistajana on yrityksen ulkopuolinen henkilö (asiakkaan edustaja) tai neuvotteluhuone
- Outlook -kalenterissa tehdyt tapahtuman muotoilut (kuten listaus, lihavointi, kursivointi) eivät siirry ValueFramen kalenteriin, vaan sisältö näytetään ValueFramessa muotoilemattomana tekstinä.
- Konfrenssipuhelu eli videolinkki ei siirry ValueFramen puolelle integraatiossa.
- Kalenteritapahtuman väri ei siirry ValueFramen puolelle, johtuen siitä, että ValueFramessa määritellään tapahtumalajeille omat värimaailmat.
- Varattu / Vapaa / Alustava / Työskentely muualla tiedot eivät siirry integraatiossa ValueFramen puolelle