Vuodenvaihteen 2020-2021 toimenpiteet

Vuodenvaihde edellyttää toimenpiteitä järjestelmän pääkäyttäjiltä. Tähän artikkeliin on kerätty listaus lähestyvän vuodenvaihteen 2020-2021 toimenpiteistä. Huomioithan, että sivulla esitettyjen toimintojen valikkopolut saattavat poiketa käyttämästäsi ValueFrame-ympäristöstä. Voit etsiä toimintoa sen nimellä painamalla kaksi kertaa peräkkäin Shift-painiketta ja kirjoittamalla avautuvaan hakuun esim. Tilikaudet.

• Matkustus ja päivärahat
• Verovapaiden korvausten hinnanmuutokset ValueFramessa
• Tilikaudet ja numerosarjat
• Raportoinnin oletusaikavälin päivittäminen
• Käyttäjämäärän hallinta

Matkustus ja päivärahat

Päivärahoihin ja kilometrikorvauksiin on tulossa muutoksia vuodelle 2020 (lisätietoja verottajan tiedotteesta). Alla olevassa taulukossa on esitelty sekä vuoden 2020 että 2021 verovapaat korvaukset. Muutokset on korostettu lihavoituna.

Verovapaiden korvausten hinnanmuutokset ValueFramessa

Mikäli käytössänne on ValueFramen matkalaskutoiminto ilman laskutuserittelyä, ValueFrame hoitaa muutokset puolestanne automaattisesti. Mikäli matkalaskun laskutuserittely on käytössä, tulee verovapaiden korvausten hinnat päivittää käsin. Seuraavassa kappaleessa kuvaillaan, miten matkalaskun laskutuserittelyn voi tunnistaa järjestelmässä. Mikäli olet epävarma siitä, tarvitseeko järjestelmässänne tehdä hinnanmuutoksia, olethan yhteydessä ValueFramen tukeen sähköpostitse: tuki.valueframe@visma.com.

Mikäli käytössänne on matkalaskun laskutuserittely, tuoterekisteristänne löytyvät verovapaiden kilometrikorvausten tuotteet. Pääsette tarkistamaan asian polusta: Hinnasto > Hinnaston ylläpito >Tuoterekisterin ylläpito. Mikäli näitä tuotteita ei löydy järjestelmästänne, ei toimenpiteitä tarvita.

Mikäli tuoterekisteristänne löytyvät verovapaiden korvausten tuotteet, tulee ylläolevassa taulukossa mainitut muutokset päivittää tuoterekisterin tuotteiden Myyntihinta-kenttään seuraavan ohjeistuksen mukaisesti.

Tuoterekisterin verovapaiden tuotteiden hintojen päivitys voidaan suorittaa kahdella tavalla riippuen siitä, halutaanko hintoja hallita hinnastojen yleisestä tuoterekisteristä (käytössä runsaasti hinnastoja) vai hinnastokohtaisista tuoterekistereistä (käytössä vain vähän hinnastoja). 

A) Hintojen päivitys yleiseen tuoterekisteriin

Jos järjestelmässä on runsaasti hinnastoja, eikä verovapaita korvauksia haluta hallita hinnastokohtaisesti, voidaan tuotteiden hinnat päivittää suoraan yleiseen tuoterekisteriin. Tässä päivityksessä tulee huomioida seuraavat seikat: 

• Hinnat tulevat voimaan heti. Huomioittehan, että
  • vuoden 2020 aikana suoritetut matkat tulee kirjata järjestelmään tiettyyn päivämäärään mennessä. Takaraja tämän vuoden matkojen kirjaamiselle on hyvä tiedottaa henkilöstölle ajoissa.
  • vuoden 2021 puolella suoritettuja matkoja ei tule kirjata järjestelmään ennen kuin hinnat on päivitetty.

B) Hintojen päivitys hinnastokohtaisiin tuoterekistereihin

Mikäli verovapaiden korvauksien hintoja halutaan hallita hinnastokohtaisesti, onnistuu tämä Hinnastojen ylläpito-välilehdeltä lisäämällä jokaiselle hinnastolle uudet hinnat, jotka astuvat voimaan 01.01.2021. 

Vanhojen hintojen tuominen hinnastolle nopeuttaa muokkaamista. Vastataan avautuvaan pop-up-ikkunaan "Kyllä".

Valitsemalla avautuvasta näkymästä Tuoterekisterin hinnat pääsette muokkaamaan verovapaiden korvauksien hintoja. Tuotteiden myyntihinta tulee syöttää Hinta-kenttään.

Tilikaudet ja numerosarjat

Tilikaudet vaikuttavat ValueFramessa sekä verkkolaskutukseen että budjetointiin. Varmistathan hyvissä ajoin ennen vuodenvaihdetta, että vuoden 2021 tilikaudet ovat syötettynä. Tilikaudet syötetään yhtiökohtaisesti ja ne voidaan syöttää etukäteen useammaksi vuodeksi kerrallaan. Huomioithan, että tilikautta ei voi poistaa järjestelmän käyttöliittymästä, joten tarkistathan tiedot huolellisesti ennen tallennusta.

Tilikausien ylläpito löytyy järjestelmästänne riippuen toisesta seuraavista poluista:

• Työkalut > Myyntitavoitteet >Tilikaudet
• Ylläpito > Laskutus >Tilikaudet 

Mikäli tarjous-, projekti- tai laskunumerosarjat ovat määritelty yhtiössänne vuosikohtaisiksi, tulee vuodenvaihteen yhteydessä määritellä uudet numeroavaruudet edellä mainituille toiminnoille. Numerosarjojen ylläpitotyökalut löytyvät seuraavista poluista:

• Tarjousnumerosarjat: Ylläpito >Tarjoukset >Tarjousnumerosarjojen ylläpito
• Projektinumerosarjat: Ylläpito > Projektit > Projektinumerosarjat
• Laskunumerosarjat: Ylläpito > Laskutus > Laskunumerosarjojen ylläpito

Raportoinnin oletusaikavälin päivittäminen

Vuositasolta haettavien raporttien oletusaikaväli määritellään Yleisissä asetuksissa. Pääkäyttäjät pääsevät päivittämään raportoinnin oletusaikavälin seuraavasta polusta: 

• Ylläpito >Yleiset asetukset > Yleiset asetukset > Raportointi > Raportoinnin oletusaikaväli

Käyttäjämäärän hallinta

Vuodenvaihteessa on suositeltavaa tarkistaa aktiivisten käyttäjätunnusten määrä. Tämä onnistuu kätevästi Käyttäjämäärien hallintanäkymän kautta. Huomioittehan, että käyttäjienhallinta on pääkäyttäjien vastuulla, ja kvartaaleittain tapahtuva laskutus perustuu aktiivisiin käyttäjätunnuksiin, joilla on käyttäjäryhmäliitos. Käyttäjämäärien tarkastelussa suositellaan huomioimaan myös seuraavat seikat: 

1. Testiympäristöjen käyttäjätunnukset: Mikäli käytössänne on ValueFramen testiympäristö, tulee tarpeettomat käyttäjätunnukset passivoida tietoturvasyistä myös testiympäristöstä.
2. Mobiilisynkronointitunnukset: Mikäli henkilön tiedoista löytyy synkronointikäyttäjätunnus, oletetaan tunnuksen olevan käytössä ja tästä veloitetaan hinnaston mukaisesti.

ValueFramen tukipalvelut tarjoavat lisätietoa ja apua osoitteessa: tuki.valueframe@visma.com