Tikon laskutusliittymä
Liittymän käyttötarkoitus ja toimintaperiaate
Tikonin laskutusliittymän käyttötarkoitus on siirtää ValueFramessa laaditut ja tiliöidyt laskut Tikonin laskutukseen laskujen lähetystä varten. Tikonin laskutuksesta laskut siirtyvät Tikonin reskontraan ja kirjanpitoon. Laskujen mukana siirtyvät uudet asiakkaat sekä päivittyvät myös asiakkaiden osoitemuutokset ValueFramesta Tikoniin.
Siirrettävät laskut valitaan ValueFramen laskuluettelolta, jolloin ValueFrame luo laskuista tiedoston, jonka käyttäjä tallentaa sopivaan hakemistoon. Tiedoston voi toimittaa tilitoimistolle esim. sähköpostilla.
Liittymän määritykset
Asiakasnumerointi
Käyttöönoton yhteydessä ValueFramen asiantuntija määrittää asiakasnumeroinnin yrityksen ja tilitoimiston kanssa sovitulla tavalla, jotta jatkossa uudet asiakkaat voidaan perustaa ValueFrameen siten, että ne saavat automaattisesti yksilöivän asiakas-ID:n. Uudet asiakkaat siirtyvät ValueFramesta Tikoniin asiakas-ID:n mukaisella numerolla ja Tikon perustaa asiakkaat automaattisesti asiakasrekisteriin.
Kirjanpitotilien määritykset
Laskut siirtyvät ValueFramesta Tikoniin valmiiksi tiliöitynä. ValueFrameen on valmiiksi määritetty yleinen myyntisaamistili ja myyntitili. Yleensä Tikonissa ei tarvita muita myyntilaskutukseen liittyviä tilejä.
ValueFramessa uusien kirjanpitotilien ja niiden muokkaaminen onnistuu valitsemalla valikosta Ylläpito > Laskutus > Kirjanpitotilit:
- Määritä kirjanpitotilille tilinumero, selite ja valitse tilin tyyppi: Myyntitili vai Myyntisaamistili
Mikäli eri työvaiheiden töille, eli tuntilaskutettaville töille, halutaan määrittää omat myyntitilit, voidaan työvaiheille määrittää haluttu myyntitili valikosta Ylläpito > Projektinhallinta > Työvaiheet. Mikäli työvaiheelle ei ole valittu erillistä tiliä valintalistalta, käytetään oletusmyyntitiliä, jonka asiantuntija on määrittänyt käyttöönoton yhteydessä.
Mikäli tuoterekisterin tuotteille halutaan määrittää omat myyntitilit, voidaan ne määrittää valikosta Hinnasto > Hinnaston ylläpito ja valitsemalla vasemmasta reunasta "Tuoterekisteri". Klikkaa halutun tuotteen perästä "Muokkaa" ja valitse haluttu myyntitili valintalistalta. Mikäli tuotteelle ei ole valittu erillistä tiliä valintalistalta, käytetään oletusmyyntitiliä, jonka asiantuntija on määrittänyt käyttöönoton yhteydessä.
Mikäli konsernitilinpäätöstä varten halutaan erotella konserniyhtiölle taphatunut myynti ja myyntisaamiset konserniyhtiöiltä omille tileilleen, voidaan asiakaskohtaiset tilit määrittää asiakkaan tiedoissa Laskutustiedot-välilehdellä.
Samaten voidaan EU-alueen asiakkaalle tai EU:n ulkopuolisen alueen asiakkaalle antaa asiakkaan laskutustieoissa oikean ALV-kannan mukainen myyntili.
Tuotekoodien määritys
ValueFramessa tulee olla jokaisella tuotteella yksilöivä tuotekoodi. Tämä tuotekoodi tulee laskuriville. Mikäli laskutetaan työvaiheittain eriteltynä, voidaan työvaiheille antaa tuotekoodi, joka tulee laskuriville. ValueFramen asiantuntija määrittää oletustuotekoodin, joka tulee laskuriveille niissä tapauksissa, joissa koodi ei tule tuotteen tai työvaiheen tuotekoodin perusteella.
ValueFramen asiantuntija voi määrittää Tikon-laskutussiirron toimimaan myös niin, että Tikon-siirrossa viedään aina määrityksiin annettu oletustuotekoodi. Tämä on suositeltavaa silloin, kun Tikonin laskutuksessa ei ole tarpeen tehdä tuoteseurantaa. Oletustuotekoodin käyttö helpottaa arkea, koska muuten ValueFrameen perustetu uudet tuotteet täytyy aina muistaa perustaa myös Tikoniin. Jos käytetään oletustuotekoodia, tulee oletustuotekoodi perustaa Tikoniin normaaliksi tuotteeksi ja nimeksi voida antaa esim. oletustuote.
Huom! Oletustuotekoodi tulee perustaa Tikoniin normaaliksi tuotteeksi, ei selitetuotteeksi.
Laskujen lähetys
ValueFramen laskut löytyvät laskuluettelosta valikosta Laskutus > Laskuluettelo. Mikäli ValueFramessa on useampi yhtiö, tulee laskuluettelo ajaa yhtiörajauksella.
Aseta ruksit L-sarakkeeseen niiden laskujen kohdalle, joiden haluat menevät Tikonin laskutussiirtoon. ValueFrame muistaa, mitkä laskut on jo siirretty ja vain siirtämättömät laskut ovat oletuksena ruksittuina.
Klikkaamalla sivun alaosasta Tikon-siirto -osiosta "Siirrä valitut laskut Tikoniin", saat luotua tiedoston, jonka voit tallentaa haluttuun kansioon työasemallesi ja lähettää tilitoimistoon. Mikäli teet siirron esim. kerran viikossa, voit laskea eräpäivän uudestaan vaikka kuluvan päivän perusteella. Tällön arvopäiväksi ehdotetaan kuluvaa päivää ja eräpäivä lasketaan uudelleen arvopäivästä.
