Google Kalenterin synkronointi

• Yleistä Google Kalenteri -integraatiosta
• Kalenterin käyttö ValueFramen ja Googlen puolella
• Tunnetut rajoitukset
• Usein kysytyt kysymykset
• Integraation käyttöönotto
• Hallintaliittymä

Yleistä Google Kalenteri -integraatiosta

Google Kalenteri -integraation avulla voidaan siirtää kalenteritapahtumat Google Kalenterin ja ValueFramen kalenterin välillä kaksisuuntaisesti. Autentikointi-menetelmänä käytettään OAuth2 -autentikointia.

Huom! Kalenteri-integraatio vaatii, että maksullinen Google G Suite on käytössä.

Kalenterin käyttö ValueFramen ja Googlen puolella

Tapahtumaan liitettyjen henkilöiden siirtyminen

Kalenterikutsu, joka on tullut esimerkiksi asiakkaan yhteyshenkilöltä, siirtyy ValueFramen kalenteriin ja luo automaattisesti liitoksen kontaktin tietoihin, jos kontaktille on määritetty sähköpostiosoite ValueFramen puolella. Mikäli ValueFramesta ei löydy kontaktihenkilölle sähköpostiosoitetta, uuden kontaktin voi lisätä suoraan kalenteritapahtumalta.

ValueFramen puolella voidaan määrittää, halutaanko kontakti -tieto siirtää Google Kalenterin puolelle tapahtuman osallistujaksi. Kun kalenteritapahtuman Liitokset-välilehdellä kontaktin kohdalla näytetään G kuvake vaalean harmaana, kontakti on ns. sisäinen kontakti. Tällöin kontakti on liitetty ainoastaan ValueFramen tapahtumalle, eikä näy Googlen kalentaritapahtumassa osallistujana.

Klikkaamalla G -kuvatetta, ValueFrame varmistaa ja ilmoittaa, että kontakti siirtyy Google Kalenteriin osallistujaksi. Googlen puolelta tapahtuma näkyy myös kontaktihenkilön kalenterissa. Huom! Tapahtuman Lisätiedot -välilehdelle annettu tapahtuman kuvaus siirtyy myös kontaktille Googlessa näkyviin.

ValueFramen kalenteritapahtuman kautta tehty kontaktiliitos on oletuksena ns. sisäinen kontakti. Tällä varmistetaan, että asiakkaalle ei lähde vahingossa kalenteritapahtumaa. Mikäli tapahtuma tulee Googlen kautta, kontaktitieto on oletuksena ns. julkinen kontakti. Mikäli kontaktitiedon piilottaa tai poistaa, niin tapahtuma poistuu myös kontaktin Google kalenterista.

Tapahtuman perustietojen siirtyminen

Googlen kalenteritapahtuman ajankohta, kesto, otsikko ja kuvaus siirtyvät ValueFrameen vastaaviin kenttiin. Lisäksi tapahtumalle voidaan määrittää sijainti, joka siirtyy ValueFramessa paikka -kenttään.

Tapahtuma Googlessa:

Tapahtuma ValueFramessa:

Googlessa on mahdollista tehdä Out of Office-tyyppisiä tapahtumia, jolloin ValueFramen puolella tieto näkyy tapahtuman otsikossa.

Tapahtuma Googlessa:

Tapahtuma ValueFramessa

Yksityiset tapahtumat näkyvät molemmissa kalentereissa yksityisinä, kuten kuuluukin.

Tunnetut rajoitukset

1. Aikavyöhyke: integraatio ei tue eri aikavyöhykkeitä
2. Konfrenssipuhelu: eli videolinkki ei siirry ValueFramen puolelle integraatiossa
3. Ilmoitusten määrä: integraatiossa siirtyy vain yksi notifikaatiotieto, vaikka Googlen puolella voidaan määrittää useampia
4. Kalenteritapahtuman väri: ei siirry ValueFramen puolelle, johtuen siitä, että ValueFramessa määritellään tapahtumalajeille omat värimaailmat
5. Varattu / Vapaa: tieto ei siirry integraatiossa ValueFramen puolelle
6. Kalenterikutsun muokkausoikeus – mikäli kalenteritapahtumaan liitetyt henkilöt eivät saa muokata tapahtumaa, tapahtumaa voi muokata ValueFramen puolella mutta tästä ei tule erillistä ilmoitusta, että muutokset koskevat vain henkilön omaa kalenteria ja tieto ei päivity Googlen kalenteriin
7. Osallistujat voivat kutsua muita: tieto ei välity integraation mukana
8. Nähdä osallistujalista: tieto ei välity integraation mukana vaan liitetyt henkilöt ja kontaktit näkyvät ValueFramessa aina

Google Kalenterissa voidaan käyttää Google-labs laajennoksia, mutta nämä eivät ole tuettuja integraatiossa.

 Usein kysytyt kysymykset

Q: Montako päivää taaksepäin tapahtumat synkronoidaan?

Henkilön ensimmäisessä synkronoinnissa siirretään kaikki tapahtumat  kuluvasta päivästä seitsemän päivää taaksepäin. Tämän jälkeen seuraavissa synkronoinneissa siirretään kaikki tapahtumat jotka on lisätty, tai joita on muokattu edellisen synkrointointikierroksen jälkeen.

Q: Mitä tapahtuu jos Googlen kalenteritapahtumassa on määritelty ettei liitetyt henkilöt näy tapahtumalla?

Tapahtumat, joissa on estetty muiden osallistujien näkyminen, ohitetaan synkronoinnissa kokonaan. VaueFramen puolella liitettyjä henkilöitä ja kontakteja ei voi piilottaa kalenteritapahtumasta. Näin ollen ValueFramen puolella tulisi koko osallistujalista näkyviin ja tätä ei haluta.

Q: Jos tapahtuman poistaa ValueFramessa, meneekö tapahtuma roskakoriin Googlen kalenterissa?

Tapahtuma siirtyy vain omistajan roskakoriin. Mikäli tapahtuma palautetaan roskakorista, palautuu tapahtuma automaattisesti myös kaikille liitetyille henkilöille.

Q: Jos kontakti liitetään Google kalenterissa tapahtumalle, luodaanko siitä liitos myös asiakkaaseen?

Google kalenterissa liitetään tapahtumalle vain kontakti, joka siirtyy ValueFrameen. Mikäli halutaan tapahtumalle myös asiakasliitos, tulee se lisätä ValueFramen puolella. ValueFramessa lisätty asiakasliitos säilyy ennallaan synkronoinnissa, ja kun tapahtumaa muokataan Googlen puolella.

Q: Miksi tapahtuma näkyy ValueFrame kalenterissani tuplana?

Tuplatapahtuma voi syntyä esimerkiksi tilanteessa, jossa Googlen kalenteriin luodaan ensin yksittäinen tapahtuma ja se jälkeenpäin muutetaan toistuvaksi tapahtumaksi. Googlen puolella nämä erotellaan kahdeksi eri tapahtumaksi (alkuperäinen + toistuva), vaikkakin Googlen kalenteri näyttää ne yhtenä tapahtumana. Tämän seurauksena ValueFrameen siirtyy nämä molemmat.

Q: Miksi tapahtuman omistaja loi tuplatapahtuman?

Omistajan vaihdon yhteydessä tapahtuman sähköpostiosoite vaihtuu. Tämän vuoksi Google ei tunnista tapahtumaa samaksi vaan luo siitä kokonaan uuden. 

https://support.google.com/calendar/thread/494848?hl=en

Q: Miksi Googlessa luotu tapahtuma ei näy ValueFramessa?

Mikäli Googlen kalenteritapahtumassa on piilotettu osallistujalista tai osallistujana on vain yksi henkilöryhmä, tapahtumaa ei siirretä lainkaan ValueFrameen. Tämä siksi, että Googlen tapahtumalla ei ole liitettynä yksittäisiä osallistujia eikä ValueFrame näin ollen tiedä keiden henkilöiden kalenteritapahtumasta on kyse.

Q: Miksi tapahtuman omistajaksi tuli GOOGLE_INTEGRATION_USER?

Googlen kalenterissa on tapahtumalle on valittu omistaja, jota ei löydy ValueFramen synkronointikäyttäjistä:

• Valitun omistajan synkronointi ei ole päällä tai
• Käyttäjän sähköposti on väärin tai
• Omistajaksi on valittu neuvottelutila tms. jota ei löydy käyttäjistä

Tällöin tapahtuman omistajaksi laitetaan automaattisesti luotu integraatiokäyttäjä.

Integraation käyttöönotto

Ennen integraation käyttöönottoa varmistetaan, että henkilöillä on henkilötiedoissa työsähköpostiosoitteena sama sähköpostiosoite, jota käytetään Googlen puolella.

On suositeltavaa, että muut kalenterisynronoinnit otetaan pois päältä ennen Google Kalenteri -integraation käyttöönottoa esim. ActiveSync.

Asetuksien määrittäminen Googlessa

Asetuksien määrittämistä varten tulee olla Admin-tasoiset Google-tunnukset, jotta pääsee kehittäjäkonsoliin (https://console.developers.google.com/).

Kehittäjäkonsolin kautta luodaan projekti:

Anna projektille nimi ja tallenna:

Valitse projekti ja etsi API-kirjastosta Google Calendar API. API pitää aktivoida:

Tämän jälkeen, luo tarvittavat kredentiaalit Credentials – välilehdeltä. Klikkaa Create credentials painiketta ja valitse Service account key:

Luo Service account key:

Tallenna aktivointiin tarvittava JSON-tiedosto tietokoneellesi, tiedostoa ei saa hävittää, koska sitä ei enää saa uudestaan.

Seuraavaksi luodaan OAuth 2.0 autorisointia varten tarvittavat tiedot.

Klikkaa Manage service accounts – konsolin Credentials -välilehdeltä ja valitse luomasi service accountin toimintovalikosta Edit ja täppää Enable G Suite Domain-wide Delegation, tallenna tiedot.

Tallennuksen jälkeen, kopion OAuth clientin ID leikepöydälle tai esim. notepadiin.

Siirry takaisin Admin-konsoliin (https://admin.google.com) ja valitse Security. Valitse avautuvasta listasta Advanced settings ja Manage API client access.

Liitä leikepöydälle tai notepadiin kopioimasi ClientID kenttään Client Name ja lisää API Scopes -kenttään https://www.googleapis.com/auth/calendar ja klikkaa Authorize.

Googlen puolen konfigurointi on tehty. Tämän jälkeen voit siirtyä ValueFramen puolelle tekemään aktivoinnin loppuun.

Hallintaliittymä

ValuFramen puolelle aktivoidaan Google hallintaliittymä. Hallintaliittymän kautta suoritetaan ValueFramen konfigurointi. Liittymä löytyy valitsemalla Ylläpito > Kalenteri > Google hallintaliittymä.

Klikkaamalla linkkiä, avautuu Synkronointiasetusten määrittely -dialogi.

Raahamalla aiemmin tallennettu JSON-tiedosto synkrointiasetuksen määrittely dialogiin, ValueFramen puollella tehtävät määrittelyt tapahtuvat automaattisesti tiedoston raahauksen jälkeen.

Tämän jälkeen voidaan aktivoida käyttäjät samasta liittymästä. Henkilöt voidaan aktivoida yksitellen tai klikkaamalla henkilöiden yläpuolella olevaa valitse kaikki valintaan.

Alla olevassa kuvassa henkilölle ei ole määritetty sähköposti-osoitetta, klikkaamalla Määritä synkronointiin kelpaava tili-linkkiä, pääsee henkilön perustietoihin, jossa voidaan määrittää oikea sähköpostiosoite.

Hallintanäkymästä näkyy suoraan, mikäli synkronoinnissa on ongelmia, voidaan tarkastella niitä henkilöitä, joiden synkronointi on jäänyt virheeseen valitsemalla Virheelliset tai tarkastella aktiivisia tai passiivisia synkronoiteja.