Help

Henkilöstöhallinto

Oman yhtiön työntekijöiden hallinointi tapahtuu Henkilöstöhallinto-valinnan kautta. Työntekijöiksi voidaan luokitella myös ns. ulkopuoliset resurssit, jotka käyttävät ValueFramea tuntikirjaukseen.

Ne henkilöt, kenelle on määritelty käyttöoikeus henkilöiden tietoihin, näkevät Henkilöstö-valinnan alla välilehden Henkilöstöhallinto, joka jakautuu 3 eri vaihtoehtoon:

  • Uusi työntekijä
    • Uuden käyttäjän perustaminen
  • Aktiiviset työntekijät
    • Olemassa olevat käyttäjät
    • Käyttäjän tietojen muuttaminen esim. salasana
  • Passivoidut työntekijät
    • Käyttäjät, joiden Status on muutettu passiiviseksi esim. työsuhde on päättynyt

Uuden työntekijän perustaminen

Ennenkuin voit perustaa uuden työntekijän, tarkista, että Hintaryhmät on määritelty kohdassa HinnastoHintaryhmät.  Hintaryhmää tarvitaan uuden työntekijän perustamisessa.

  • Aloita käyttäjän perustaminen valitsemalla Henkilöstö – Henkilöstöhallinto –Uusi työntekijä

uusi-henkilo

    • Avautuneen ikkunan vasemmassa reunassa olevassa valikossa näkyy aktiivisena Perustiedot. Muut valinnat tulevat aktiivisiksi, kun henkilö on ensimmäisen kerran tallennettu.
    • Mikäli jokin pakollinen kenttä jää täyttämättä, siitä tulee oheinen ilmoitus näytölle.  Valitse OK ja jatka tietojen täydentämistä.
henkilöstöhallinta_kuva%202

Kuva 2. Virheilmoitus

Perustiedot

  • Täytä henkilön perustiedot. Tähdellä * merkityt kentät ovat pakollisia.
  • Muut tiedot voi täyttää tarpeen mukaan. Henkilön puhelinnumero- ja osoitetietoja hyödynnetään esim. kalenteritapahtumissa ja soittopyynnöissä. Sähköpostiosoite on myös syytä laittaa.

uusi-henkilolomakkeen-tiedot

  • Työsuhteen laatu: valitse valintalistalta oikea vaihtoehto
  • Työsuhde alkaa:  merkitse työsuhteen alkamispäivä
  • Työaika h /Päivä: työaika tunneissa /päivä. Erottimena voi olla joko pilkku tai piste.
  • Tuntisaldon tyyppi:
    • Työaikapankki: työaikasaldo kertyy
    • Kuukausittainen: Saldo nollataan kuukausittain
    • Ei saldoa: saldoa ei lasketa

Saldo

  • Päivämäärä:  tuntikirjausten aloituspäivä
  • Saldo: tuntikirjausten aloituspäivän saldo
  • Selitys: tähän voi tarvittaessa laittaa selvityksen saldotilanteesta kunkin käyttäjän kohdalla.

Omakustannushinnat

  • Voimassa alkaen: määritä päivämäärä
  • Hinta: määritä omakustannushinta/tunti (Laskentakaavana voi käyttää esim. tuntipalkka x 2 tai 2,5). Omakustannushinta muodostaa perustan projektin kustannuslaskennalle. Kustakin tuntikirjauksesta tallennetaan järjestelmään projektin kustannukseksi henkilön omakustannushinnan mukaisesti laskettu arvo.

Hintaryhmä

  • Voimassa alkaen: määritä päivämäärä
  • Hintaryhmä: valitse valintalistalta oikea hintaryhmä. Hintaryhmät määritellään kohdassa Hinnasto.
Uusi_henkilö_2

Kuva 3b. Henkilötiedot

  • Käyttöoikeusryhmä: valitse valintalistalta käyttöoikeusryhmä sen mukaan,  mihin tietoihin työntekijän tulee päästä. Käyttöoikeusryhmät määritellään kohdassa Ylläpito – Käyttäjäryhmät.
  • Tunnus: määritä käyttäjätunnus, jolla kirjaudutaan järjestelmään esim. 5 kirjainta sukunimestä ja 3 etunimestä.
  • Salasana: Salasanan tulee olla vähintään 8 merkkiä ja se voi sisältää kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä.  Isoilla ja pienillä kirjaimilla on merkitystä.

Henkilö näkyy nyt kohdassa Aktiiviset työntekijät.

Työntekijän tietojen muokkaaminen

  • Käyttäjän tietoja pääset muokkaamaan valitsemalla Henkilöstö – Henkilöstöhallinto – Aktiiviset työntekijät
  • Kirjoita Hakusana-kenttään henkilön nimi tai osa siitä.
  • Valitse haluttu henkilö listalta klikkaamalla nimeä.
  • Muuta henkilön tietoja esim. vaihda salasana.

Henkilöhaku - hakurivit

Työntekijän poistaminen (passivoiminen)

ValueFramessa työntekijää ei poisteta, vaan passivoidaan. Passivoinnin yhteydessä on mahdollista kuitenkin poistaa henkilöstä tallennettuja tietoja. Toukokuussa 2018 voimaan astuvan GDPR asetuksen mukaan henkilötiedot pitää pystyä poistamaan henkilön itse näin vaatiessa. Henkilön passivointi ja tietojen poistaminen tapahtuu seuraavasti ValueFramessa:

  • Etsi passivoitava henkilö, valitse Henkilöstö – Henkilöstöhallinto –Aktiiviset työntekijät
  • Kirjoita Hakusana-kenttään henkilön nimi tai osa siitä ja paina Hae.
  • Valitse haluttu henkilö listalta klikkaamalla nimeä.
  • Valitse Luottamukselliset tiedot
  • Laita Status-kenttään valinta Passiivinen.
  • Paina Tallenna. Samalla järjestelmä huomauttaa, että työsuhteen loppumispäivämäärä voidaan asettaa työsuhdetietoihin.

henkilon-passivointi

  • Seuraavaksi avautuu lomake, josta voidaan valita poistettavat henkilötiedot. 
    • Perustiedot
      • Henkilötiedot
      • Osoitetiedot
      • Puhelinnumerot ja fax
      • Sosiaalisen median tiedot
      • Sähköpostiosoiteet
    • Työsuhdetiedot
      • Työkokemus
      • Työehtosopimus
      • Ammattiliitto
      • Sukupuoli
    • Luottamukselliset tiedot
      • Henkilötunnus
      • Veronumero
      • Pankkitilitiedot
      • Kommentit
    • Lisävalinnat
      • Yksityiset kalenteri tapahtumat, tyhjennetään kalenteritapahtuman otsikko ja kuvaus.
      • Työntekijän muistiot, työntekijän tekemät muistiot poistetaan.
      • Tekstiviestit, tämä toiminto ylikirjoittaa lähetettyjen tekstiviestien tekstisisällön.
      • Osaamistietokanta, tämä  toiminto poistaa henkilön osaamisliitokset.
  • Huom! Kaikki valinta ruudut, jotka ovat lueteltu yläpuolella ei aina tule näkyviin jos niihin ei ole tallennettu tietoja.
  • Valitse kaikki poistettavat tiedot ja paina poista.
  • Mikäli tietoja ei haluta poistettavan voidaan valita peruuta.
  • Kun valitaan poista, henkilö siirtyy passivoidut työntekijät listaukseen. Valitut poistetttavat tiedot poistetaan.