Help

Matkalaskun erittely

Matkalaskun laskutuserittely

Mikäli matkalaskut tulee voida jakaa eri osaprojekteille tai merkitä osittain laskutettaviksi, voidaan ValueFramessa kytkeä matkalaskujen laskutuserittely käyttöön.  Keskeisiä lisätoimintoja ja eroavaisuuksia normaaliin matkalaskuun verrattuna ovat:

  • Yksittäisellä matkalaskulla voidaan määrittää tietyt erät laskutettaviksi ja toiset eilaskutettaviksi.
  • Laskutettava summa voi olla eri kuin työntekijälle maksettava koko summa.
  • Eri erät voidaan laskuttaa eri asiakkailta (ja eri aikaan).
  • Käyttöetuautolla ja täyden autoedun autolla ajetut kilometrit voidaan laskuttaa asiakkailta täysin hinnoin.
  • Matkalaskun riveistä luodaan ValueFrameen ostoja ja myyntejä (myyntejä jos kyse on asiakaslaskutettavasta rivistä).
  • Matkustamisen kulut kohdistetaan osaprojektin ostoksi, jolloin osaprojektien projektipäälliköt voivat hyväksyä/hylätä omille osaprojekteille tulevat kulut. Tämä tyypillisesti vähentää kirjaamista ”yleisiin” hallinnollisiin osaprojekteihin ja antaa todellisemman kuvan projektien kannattavuudesta.
  • Jokainen matkalaskun rivi (kilometrikorvaus, päiväraha, pysäköinti jne.) esitetään asiakkaalle menevällä laskulla omana laskurivinään.
  • Toiminto on siis hyödyllinen esimerkiksi silloin, jos samoilla matkoilla käydään yleisesti eri asiakkaiden luona ja matkalasku halutaan jakaa eri asiakkaille. Toimintoa voidaan hyödyntää myös silloin, kun tyypillisesti samoilla matkalaskuilla osa kuluista on asiakaslaskutettavaa ja osa ei.

Laskutuserittely –toiminnon käyttö matkalaskulla

Matkalasku luodaan normaalisti jonka jälkeen rivikohtainen erittely on mahdollista tehdä klikkaamalla Laskutustiedot.

Jokainen matkalaskurivi kohdistaa tai jakaa esimerkiksi toisen asiakkaan osaprojektille:

  • Valitaan ensimmäisenä rivi joka halutaan jakaa toiselle asiakkaale:  kilometrikorvauksia, päivärahoja yms.
  • Klikataan Jaa rivi -kuvakkeesta.
  • Haetaan osaprojekti jolle rivi halutaan jakaa kirjoittamalla hakusana.
  • Täydennetään rivin nimike, oletuksena tulee valitun materiaalin mukaan.
  • Annetaan määrä. Huom! Annettu määrä vähennetään automaattisesti aina alkuperäisen rivin määrästä. Näin matkalaskurivien kokonaishinta säilyy oikeana
  • Ostohinnan järjestelmä tarjoaa automaattisesti alkuperäisen rivin mukaan.

Alla olevan kuvan esimerkissä kilometrikorvausten kulut on jaettu kolmelle eri osaprojektille. Sisäisiä myynnin ja markkinoinnin kilometrejä ei laskuteta. Sen sijaan Defendum ja ValueDesign -asiakkaiden osaprojekteille on merkitty 100 kilometriä laskutettavaksi. Kaikkien rivien määrän ja ostohinnan tulee täsmätä matkalaskun alkuperäisen hinnan kanssa. Mikäli näin ei ole, näytetään erotus kohdistamatta -summassa.

Punaisesta roskakori -kuvakkeesta voi poistaa jaetun rivin. Tällöin rivin määrä ja hinta palautetaan automaattisesti takaisin alkuperäiselle riville. Jokaisen rivin voi merkitä myös ei laskutettavaksi klikkaamalla vihreää euro -kuvaketta. Tällöin rivin myyntihinta nollataan.