Help

Osaprojektihaku

Hakuehdot

Osaprojektihaussa hakuehdot näytetään kolmella välilehdellä:

  • Perustiedot: mm. osaprojektin status, projektipäällikkö, osaprojektin voimassaoloaika jne.
  • Luokitukset: laskutustyyppi, liiketoiminta-alue, osaprojektin tyyppi jne. ValueFramen parametroinnista riippuen
  • Projekti: projektin nimi, status, projektipäällikkö jne.
  • Asiakas: mm. asiakkaan status, asiakasvastaava, luokka jne.

Kaikki alasvetovalikot ovat monivalintoja, eli hakuehdoissa voi valita yhden tai useamman vaihtoehdon. Huom! Haku suoritetaan aina automaattisesti käyttäjän tekemien valintojen mukaan.

Kirjoittamalla hakusanan voi hakea seuraavista projektin tiedoista:

  • ID numero
  • Osaprojektin nimi
  • Osaprojektin kuvaus
  • Lisäohje
  • Asiakkaan laskuviite
  • Asiakkaan nimi

Hakutulos

Hakutuloksista on mahdollista määrittää itse mitä osaprojektin tietoja hakuriveillä halutaan näyttää. Valittavat tiedot on jaettu eri kategorioihin. Valinnalla Tallenna näytettävät tiedot käyttäjä voi tallentaa omat oletuksena näytettävät hakutulokset omaan selaimeen. Valitsemalla Palauta näytettävät tiedot käyttäjä voi palauttaa järjestelmän oletusvalinnat.

Osaprojektihaussa on jatkossa mahdolista näyttää käyttöoikeuksien puitteissa myös osaprojektin ohjaus- ja laskutustietoja. Näin osaprojektilistalta näkee nopeasti onko osaprojektin kaikki kirjaukset laskutettu, tuntimäärä ylittynyt arvioidusta jne. Katso lisätietoja kappaleesta Hakurivit ja viimeksi käytetyt projektit.

Osaprojektihaun hakutulokset

Hakurivit ja viimeksi käytetyt osaprojektit

Osaprojektihaussa järjestelmä näyttää oletuksena  listalla kymmenen käyttäjän itse viimeksi käyttämää osaprojektia. Lista perustuu käyttäjän omiin osaprojekteihin, osaprojektien kalenterimerkintöihin, lähipäivinä kirjattuihin tunteihin sekä resursointeihin.

Hakutuloksen otsikkotasolta on mahdollista lajitella osaprojektit haluamaansa järjestykseen. Järjestelmän viimeksi käytetyt -listalla osaprojektit listataan siinä järjetyksessä minkä tietoja on eniten päivitetty / käytetty. Muutoin kaikissa hauissa osaprojektit näytetään oletuksena aakkosittain, mutta tiedot voi ryhmitellä myös:

  • projektin nimen mukaan aakkosittain
  • osaprojektin alkamisajan mukaan uusimmasta vanhimpaan
  • osaprojektin päättymisajan mukaan uusimmasta vanhimpaan 
  • asiakkaan nimen mukaan aakkosittain

Hakutuloksessa näytetään oletuksena osaprojektiin liittyviä ilmoituksia:

  • Tehdyt vs. resursoidut tunnit: näytetään punaisella mikäli tehdyt tunnit on ylittyneet
  • Tehdyt vs. resursoidut tunnit: näytetään punaisella mikäli tehdyt tunnit on ylittyneet
  • Laskutettu hinta vs. kattohinta: näytetään punaisella mikäli laskutettu hinta on ylittynyt
  • Osaprojektilla laskuttamattomia kirjauksia: näytetään punaisella mikäli löytyy menneisyydestä laskuttamattomia myyntejä tai tuntilaskutteisia tuntikirjauksia

Ohjaustiedoissa näytetään:

  • Osarojektille annettu arvioitu tuntimäärä ja kokonaishinta
  • Osaprojektille tehdyt tunnit
  • Osaprojektille resursoidut tunnit

Lisäksi haetut projektit voi siirtää Exceliin. Excelissä tiedot näytetään jokainen omassa sarakkeessa, joten tietoja on mahdollista jatkokäsitellä.

Osaprojektihaun hakurivit

Jokaisen rivin lopusta voi avata toimintovalikon josta on mahdollista:

Kuvaajat

Osaprojektihaussa hakutulokset esitetään myös graafisesti. Oletuksena piirakkadiagrammissa näytetään osaprojektit statuksittain mukaan eriteltynä, mutta kuvaajan voi avata myös laskutustyyppin tai liiketoiminta-alueen mukaan.

Kuvaaja muodostetaan aina osaprojektien hakutuloksen mukaan.

Osaprojektien massapäättämistyökalu

Työkalulla mahdollistetaan osaprojektien päättäminen massana, ilman että päättämistoimenpiteet tehdään yksitellen jokaiselle osaprojektille. Massapäättämistyökalu löytyy osaprojektien hakunäkymästä.

Työkalu tarkistaa onko osaprojekteilla avoimia tapahtumia, eli resursointeja, hyväksymättömiä laskuja ja avoimia tehtäviä. Mikäli avoimia tehtäviä ei löydy, osaprojektit päätetään. Mikäli avoimia tapahtumia löytyy, työkalu antaa näistä listauksen ja ne tulee sulkea ennen kuin osaprojektit päätetään.

Osaprojektien päättäminen massatyökalulla

Osaprojektien päättäminen tapahtuu vastaavasti kuin projektien päättäminen:

  • Valitse Projektit > Osaprojektit > Osaprojektihaku
  • Määrittele päätettävien osaprojektien hakuehdot tai hae kaikki osaprojektit
  • Aseta ruksit päätettävien osaprojektien vasemalla puolella olevaan valintalaatikkoon
  • Valitse hakutulosnäkymän vasemmasta yläkulmasta ”Sulje osaprojektit”
    • Toiminto tarkistaa, onko osaprojekteilla avoimia tapahtumia
    • Mikäli avoimia tapahtumia ei ole, saat siitä ilmoituksen ja voit päättää osaprojektit valitsemalla ”Päätä osaprojektit”

  • Mikäli avoimia tapahtumia löytyy, toiminto ilmoittaa kuinka monelta osaprojektilta näitä löytyy. Saat tarkemman listauksen auki valitsemalla ”Näytä”
  • Voit sulkea yksitellen nämä osaprojektit, joissa avoimia tapahtumia on valitsemalla ”Sulje osaprojektit yksi kerrallaan”

Avoimien tehtävien sulkeminen

  • Päätä resursoinnit valitsemalla ”Merkitse päättyneeksi”
  • Hyväksy avoimet laskut valitsemalla ”Merkitse hyväksytyiksi”
  • Sulje avoimet tehtävät valitsemalla ”Sulje tehtävät”
  • Sulje projekti valitsemalla lopuksi ”Merkitse päättyneeksi”

Osarojektin ohittaminen ilman sulkemista

Mikäli osaprojekteilla ei ole avoimia tapahtumia, osaprojektit suljetaan ilman ohitusmahdollisuutta. Mikäli avoimia tapahtumia on, voidaan tällaiset osaprojektit ohittaa sulkemisen yhteydessä:

  • Valitsemalla ”Ohita”

Suljetun osaprojektin avaaminen

Mikäli halutaan avata tällainen osaprojekti, joka on jo kertaalleen suljettu, onnistuu se osaprojektin tiedoissa ”Perustiedot” -välilehdellä:

  • Valitsemalla ”Status” -kenttään jokin aktiivinen status
  • Siirtämällä voimassaoloaikaa tulevaisuuteen ”Päättyy” -kentässä

Käyttöoikeudet

Osaprojektihaussa tarkistetaan seuraavat ValueFramen käyttöoikeudet:

  • Haku pj: hakutuloksissa näytetään vain ne osaprojektit joiden vastuu- tai varavastuuhenkilönä käyttäjä on *
  • Haku oma yhtiö: hakutuloksissa näytetään vain ne osaprojektit jotka on lisätty käyttäjän yhtiön projektille
  • Haku kaikki yhtiöt: hakutuloksissa näytetään kaikki osaprojektit jotka hakuvalinnoilla löytyy
  • Excel siirto: hakutuloksen voi siirtää exceliin tietojen jatkokäsittelyä varten
  • Laskut (asiakasvastaava): hakurivillä näytetään omien osaprojektien laskutettu ja laskuttamatta oleva summa *
  • Laskut (oma yhtiö): hakurivillä näytetään niiden osaprojektien laskutettu ja laskuttamatta oleva summa jotka kuuluvat oman yhtiön projektille
  • Laskut (kaikki yhtiöt): hakurivillä näytetään kaikkien osaprojektien laskutettu ja laskuttamatta oleva summa
  • Ohjaustiedot (asiakasvastaava): hakurivillä näytetään omien osaprojektien arvioidut tunnit *
  • Ohjaustiedot (oma yhtiö): hakurivillä näytetään niiden osaprojektien arvioidut tunnit jotka kuuluvat oman yhtiön projektille 
  • Ohjaustiedot (kaikki yhtiöt: hakurivillä näytetään kaikkien osaprojektien arvioidut tunnit
  • Ohjaustiedot ja hinnat (asiakasvastaava): hakurivillä näytetään omien osaprojektien arvioitu hinta*
  • Ohjaustiedot ja hinnat (oma yhtiö): hakurivillä näytetään niiden osaprojektien arvioitu hinta jotka kuuluvat oman yhtiön projektille 
  • Ohjaustiedot ja hinnat (kaikki yhtiöt): hakurivillä näytetään kaikkien osaprojektien arvioitu hinta

* Huom! Mikäli ValueFramen asiantuntija on määritellyt asiakkaan asiakasvastaalle automaattisesti projektipäällkön oikeudet, näytetään hakutuloksissa myös omien asiakkaiden osaprojektit ja niiden tiedot. Lisäksi mikäli projektille on aktivoitu projektin valvoja näkyviin, näytetään käyttäjälle ne projektit joissa hänet on valittu osaprojektin valvojaksi (poislukien laskutustiedot joita ei näytetä projektin valvojalle).