Help

Ostolaskujen siirto Netvisorista ValueFrameen

ValueFramen ja Netvisorin välille on toteutettu ostojen haku kirjanpidosta. Ostolaskun rivit on mahdollista kohdistaa Netvisorissa halutulle osaprojektille, jonka perusteella ne tuodaan ValueFrameen ostolaskuiksi. Ostot voidaan tarvittaessa laskuttaa asiakkaalta.

Toiminnon aktivointi

ValueFrame aktivoi liittymän yhteistyössä asiakkaan kanssa. Asiakasyrityksen edustaja luo integraatiotunnukset sekä -avaimen. Rajapintatunnukset luodaan Netvisorissa valinnalla Hallinta –> Palvelun hallinta –> Yrityksen tiedot –> Ulkoisen järjestelmän tunnisteet. ValueFramen asiantuntija määrittää tunnukset ValueFrameen.

Varmista ensimmäisenä, että yhtiön tiedoissa Perustiedot -välilehdellä on syötetty yrityksen y-tunnus. Rajapinta tunnistaa lähettävän yrityksen y-tunnuksen perusteella, joten varmista että y-tunnus on varmasti oikein.

Osaprojektien siirto laskentakohteeksi

Jotta kulut voidaan ValueFramessa kohdistaa oikealle osapropjektille, tulee ne viedä Netvisoriin laskentakohteiksi. Tätä varten ValueFramen asiantuntija määrittää yhdessä asiakasyrityksen kanssa minkä laskentakohteen otsikon alle osaprojektit halutaan tuoda. Tyypillisesti otsikkona käytetään samoja termejä kuin ValueFramen puolella.

Tämän lisäksi määritetään minkä liiketoiminta-alueen osaprojektit halutaan siirtää Netvisoriin. Oletuksena siirretään aina kaikki. Lisäksi mikäli käytössä on Visma Solutionsin palvelulaskujen jälleenlaskuttaminen, tulee määrittää Netvisor jälleenlaskutustyyppi.

Netvisorissa tehtävät asetukset on ohjeistettu täällä.

Osaprojektit siirretään aina automaattisesti Netvisoriin kun:

  • uusi osaprojekti tallennetaan
  • olemassa olevan tietoja muokataan

Ostolaskujen hakuasetukset

Ostolaskujen haun automatisointia varten on erillinen ylläpitonäkymä. Valinnalla Ylläpito – Laskutus – Netvisor ostolaskujen hakuasetukset tulee ylläpidossa määrittää:

  • Aktiivinen: kyllä/ei
  • Voimassaoloaika:
  • Toistuvuus: päivittäin, viikoittain, kuukausittain, päivittäin x minuutin välein*
  • Toistuvuusasetus: haku suoritetaan esim. klo 6.00 alkaen aina 5 minuutin välein
  • Ostot tuodaan myös päättyneille osaprojekteilla: kyllä / ei
  • Ostopäivän määräytyminen: sisäänluettavan aineiston perusteella (oletus) / hakupäivän perusteella
  • Yhtiöt, joiden ostolaskut haetaan ValueFrameen: varmista yhtiön Netvisor tunnukset
  • Virheilmoitukset lähetetään henkilöille

* Toistuvuusvalinnat:

1) Päivittäin –valinta jonka jälkeen käyttäjä antaa alkuajan ja syöttää kuinka monen tunnin välein haku suoritetaan. Esim. klo 8.00 alkaen aina 2 tunnin välein.
2) Viikoittain –valinnalla valitaan viikonpäivä / viikonpäivät milloin haku suoritetaan (esim. joka viikko haetaan ma-pe)
3) Kuukausittain – valinnalla annetaan mikä kuukauden päivä haku suoritetaan (esim. aina kuukauden 15. päivä kun ostolaskujen hyväksyntä on valmistunut)
4) Päivittäin x minuutin välein –valinta jonka jälkeen käyttäjä antaa alkuajan ja syöttää kuinka monen tunnin välein haku suoritetaan. Esim. klo 6.00 alkaen aina 5 minuutin välein.

ValueFrame suorittaa haun automaattisesti näiden asetusten mukaisesti ja lähettää haun jälkeen aina ilmoituksen valituille käyttäjille.

Asiakastietojen siirto

Mikäli käytössä on Visma Solutionsin palvelulaskujen jälleenlaskuttaminen, tulee asiakkaat siirtää Netvisoriin reaaliaikaisena. Näin ollen asiakastiedot löytyvät myös Netvisorista, kun ostolaskuja käsittellään Netvisorin massatoiminnolla.

Asiakastietojen mukana siirretään:

  • Vaihtoehtoinen asiakasnumero
  • Y-tunnus
  • Nimi
  • Osoitetiedot: mikäli on annettu postitusosoite tuodaan se, muutoin katuosoite
  • Maa
  • Asiakasryhmä (määritellään kiinteästi vakiona kaikille asiakkaille – ei pakollinen)
  • Puhelin
  • Fax
  • Sähköpostiosoite
  • www
  • Aktiivinen / passivinen
  • Laskutuksen sähköpostiosoite
  • Verkkolaskuosoite sekä operaattoritunnus
  • Laskutuskieli

Lisätietoja ostolaskujen siirrosta Netvisorissa täältä.

Toiminnon käyttö

Ostolaskujen käsittely Netvisorissa

Ohjeet ostolaskujen käsittelyyn Netvisorissa voit lukea täältä.

Ilmoitukset

Jokaisen ostojen haun jälkeen valituille henkilöille lähetetään sähköposti, jossa listataan mahdolliseen virheeseen jääneet kulutositteet sekä virheen syyt. Lisäksi sähköpostissa näytetään ValueFrameen onnistuneesti siirretyt rivit sekä näiden osaprojektit.

Sähköpostin lähettäjänä näytetään aina ValueFrame admin käyttäjä ja sähköpostiosoitteena tuki@nullvalueframe.com.

Virheilmoitukset näytetään myös ValueFramen etusivulla halutuille käyttäjille. Virheilmoituksen saa käyttöön käyttöoikeuksien puitteissa klikkaamalla etusivun ylläosasta Asetukset ja valitsemalla näytettäväksi widgetiksi Notifikaatiot.

Ilmoituksessa näytetään Netvisorin muodostama nimi (toimittaja + laskun numero) sekä siirron ajankohta. Lisäksi viemällä kursorin ilmoituksen päälle, näytetään lisätiedoissa ostohinta sekä virheen syy. Ilmoituksen voi kuitata pois etusivulta, kun puuttuvat tiedot on korjattu ja kulu siirretty onnistuneesti ValueFrameen.

Ostot ValueFramessa

Siirron jälkeen kulut löytyvät osaprojektilta ValueFramen ostoina. Tarvittaessa ostot voi läpilaskuttaa asiakkaalta, muokata myyntihintaa, laskutuspäivää jne.