Help

Projektihaku

Hakuehdot

Projektihaussa hakuehdot näytetään kolmella välilehdellä:

  • Perustiedot: mm. projektin status, projektipäällikkö, yhtiö jne.
  • Luokitukset: projektinumerosarja, hinnasto, projektitiimi, kustannuspaikka yms. järjestelmä parametroinnista riippuen
  • Asiakas: mm. asiakkaan status, asiakasvastaava, projektin tilaaja jne.

Kaikki alasvetovalikot ovat monivalintoja, eli hakuehdoissa voi valita yhden tai useamman vaihtoehdon. Huom! Haku suoritetaan aina automaattisesti käyttäjän tekemien valintojen mukaan.

Kirjoittamalla hakusanan voi hakea seuraavista projektin tiedoista:

  • ID numero
  • Projektin numero
  • Nimi
  • Projektin sisältö ja siihen liittyvä lisäinformaatio

Hakutulos

Hakutuloksista on mahdollista määrittää itse mitä projektin tietoja hakuriveillä halutaan näyttää. Valittavat tiedot on jaettu eri kategorioihin. Valinnalla Tallenna näytettävät tiedot käyttäjä voi tallentaa omat oletuksena näytettävät hakutulokset omaan selaimeen. Valitsemalla Palauta näytettävät tiedot käyttäjä voi palauttaa järjestelmän oletusvalinnat.

Projektihaussa on jatkossa mahdolista näyttää käyttöoikeuksien puitteissa myös projektin ohjaus- ja laskutustietoja. Näin projektilistalta näkee nopeasti onko projektin kaikki kirjaukset laskutettu, tuntimäärä ylittynyt arvioidusta jne. Katso lisätietoja kappaleesta Hakurivit ja viimeksi käytetyt projektit.

Hakurivit ja viimeksi käytetyt projektit

Projektihaussa järjestelmä näyttää oletuksena  listalla kymmenen käyttäjän itse viimeksi käyttämää projektia. Lista perustuu käyttäjän omiin projekteihin, projektien kalenterimerkintöihin, lähipäivinä kirjattuihin tunteihin sekä resursointeihin.

Hakutuloksen otsikkotasolta on mahdollista lajitella projektit haluamaansa järjestykseen. Järjestelmän viimeksi käytetyt -listalla projektit listataan siinä järjetyksessä minkä tietoja on eniten päivitetty / käytetty. Muutoin kaikissa hauissa projektit näytetään oletuksena aakkosittain, mutta tiedot voi ryhmitellä myös:

  • projektin alkamisajan mukaan uusimmasta vanhimpaan
  • projektin päättymisajan mukaan uusimmasta vanhimpaan 
  • asiakkaan nimen mukaan aakkosittain

Hakutuloksessa näytetään oletuksena projektiin liittyviä ilmoituksia:

  • Tehdyt vs. resursoidut tunnit: näytetään punaisella mikäli tehdyt tunnit on ylittyneet
  • Tehdyt vs. resursoidut tunnit: näytetään punaisella mikäli tehdyt tunnit on ylittyneet
  • Laskutettu hinta vs. kattohinta: näytetään punaisella mikäli laskutettu hinta on ylittynyt
  • Projektilla laskuttamattomia kirjauksia: näytetään punaisella mikäli löytyy menneisyydestä laskuttamattomia myyntejä tai tuntilaskutteisia tuntikirjauksia

Ohjaustiedoissa näytetään:

  • Projektille annettu arvioitu tuntimäärä ja kokonaishinta
  • Projektille tehdyt tunnit
  • Projektille resursoidut tunnit

Lisäksi haetut projektit voi siirtää Exceliin. Excelissä tiedot näytetään jokainen omassa sarakkeessa, joten tietoja on mahdollista jatkokäsitellä.

Projektihaku

Jokaisen rivin lopusta voi avata toimintovalikon josta on mahdollista:

Kuvaajat

Projektihaussa hakutulokset esitetään myös graafisesti. Oletuksena piirakkadiagrammissa näytetään projektit statuksittain mukaan eriteltynä, mutta kuvaajan voi avata myös projektin asiakkaiden asiakastyyppien mukaan.

Kuvaaja muodostetaan aina projektien hakutuloksen mukaan.

Projektien massapäättämistyökalu

Työkalulla mahdollistetaan projektien ja osaprojektien päättäminen sekä kontaktien poistaminen massana, ilman että päättämis- ja poistamistoimenpiteet tehdään yksitellen jokaiselle projektille, osaprojektille tai kontaktille. Massapäättämistyökalu löytyy projektien, osaprojektien sekä kontaktien hakunäkymästä.

Työkalu tarkistaa onko projekteilla tai osaprojekteilla avoimia tapahtumia, eli resursointeja, hyväksymättömiä laskuja ja avoimia tehtäviä. Mikäli avoimia tehtäviä ei löydy, projektit ja osaprojektit päätetään. Mikäli avoimia tapahtumia löytyy, työkalu antaa näistä listauksen ja ne tulee sulkea ennen kuin projektit ja osaprojektit päätetään.

Projektien päättäminen massatyökalulla

  • Valitse Projektit > Projektit > Projektihaku
  • Määrittele päätettävien projektien hakuehdot tai hae kaikki projektit
  • Aseta ruksit päätettävien projektien vasemalla puolella olevaan valintalaatikkoon
  • Valitse hakutulosnäkymän vasemmasta yläkulmasta ”Sulje projektit”
    • Toiminto tarkistaa, onko projekteilla avoimia tapahtumia
    • Mikäli avoimia tapahtumia ei ole, saat siitä ilmoituksen ja voit päättää projektit valitsemalla ”Päätä projektit”

  • Mikäli avoimia tapahtumia löytyy, toiminto ilmoittaa kuinka monelta projektilta näitä löytyy. Saat tarkemman listauksen auki valitsemalla ”Näytä”
  • Voit sulkea yksitellen nämä projektit joissa avoimia tapahtumia on valitsemalla ”Sulje projektit yksi kerrallaan”

Avoimien tehtävien sulkeminen

  • Päätä resursoinnit valitsemalla ”Merkitse päättyneeksi”
  • Hyväksy avoimet laskut valitsemalla ”Merkitse hyväksytyiksi”
  • Sulje avoimet tehtävät valitsemalla ”Sulje tehtävät”
  • Sulje projekti valitsemalla lopuksi ”Merkitse päättyneeksi”

Projektin ohittaminen ilman sulkemista

Mikäli projektilla ei ole avoimia tapahtumia, projektit suljetaan ilman ohitusmahdollisuutta. Mikäli avoimia tapahtumia on, voidaan tällaiset projektit ohittaa sulkemisen yhteydessä:

  • Valitsemalla ”Ohita”

Suljetun projektin avaaminen

Mikäli halutaan avata tällainen projekti, joka on jo kertaalleen suljettu, onnistuu se projektin tiedoissa ”Perustiedot” -välilehdellä:

  • Valitsemalla ”Status” -kenttään jokin aktiivinen status
  • Siirtämällä voimassaoloaikaa tulevaisuuteen ”Päättyy” -kentässä

Käyttöoikeudet

Projektihaussa tarkistetaan seuraavat ValueFramen käyttöoikeudet:

  • Haku pj: hakutuloksissa näytetään vain ne projektit joiden vastuu- tai varavastuuhenkilönä käyttäjä on *
  • Haku oma yhtiö: hakutuloksissa näytetään vain ne projektit jotka on lisätty samalle yhtiölle kuin käyttäjä
  • Haku kaikki yhtiöt: hakutuloksissa näytetään kaikki projektit jotka hakuvalinnoilla löytyy
  • Excel siirto: hakutuloksen voi siirtää exceliin tietojen jatkokäsittelyä varten
  • Laskut (asiakasvastaava): hakurivillä näytetään omien projektien laskutettu ja laskuttamatta oleva summa *
  • Laskut (oma yhtiö): hakurivillä näytetään oman yhtiön projektien laskutettu ja laskuttamatta oleva summa
  • Laskut (kaikki yhtiöt): hakurivillä näytetään kaikkien projektien laskutettu ja laskuttamatta oleva summa
  • Ohjaustiedot (asiakasvastaava): hakurivillä näytetään omien projektien arvioidut tunnit *
  • Ohjaustiedot (oma yhtiö): hakurivillä näytetään oman yhtiön projektien arvioidut tunnit
  • Ohjaustiedot (kaikki yhtiöt: hakurivillä näytetään kaikkien projektien arvioidut tunnit
  • Ohjaustiedot ja hinnat (asiakasvastaava): hakurivillä näytetään omien projektien arvioitu hinta*
  • Ohjaustiedot ja hinnat (oma yhtiö): hakurivillä näytetään oman yhtiön projektien arvioitu hinta
  • Ohjaustiedot ja hinnat (kaikki yhtiöt): hakurivillä näytetään kaikkien projektien arvioitu hinta

* Huom! Mikäli ValueFramen asiantuntija on määritellyt asiakkaan asiakasvastaalle automaattisesti projektipäällkön oikeudet, näytetään hakutuloksissa myös omien asiakkaiden projektit ja niiden tiedot. Lisäksi mikäli projektille on aktivoitu projektin valvoja näkyviin, näytetään käyttäjälle ne projektit joissa hänet on valittu projektin valvojaksi (poislukien laskutustiedot joita ei näytetä projektin valvojalle).

Projektihaun vanhemmasta versiosta voit lukea täältä.