Liittymän aktivointi


ValueFrame aktivoi liittymän yhteistyössä asiakkaan kanssa. Asiakasyrityksen edustaja tilaa
Fivaldin tukipalvelusta yrityskohtainen skeemanumeron. Lisäksi asiakasyritys toimittaa
ValueFramelle Fivaldi-järjestelmästä tarvittavan käyttäjätunnuksen ja salasanan.


Lisäksi tulee määrittää/huomioida seuraavat asiat: 


  • Yhtiön laskutustietoihin tulee antaa "Yrityksen tunniste kirjanpidossa". Huom!
    tunniste on aina kuusi merkkiä pitkä.

  • Laskunumeron pituudeksi annetaan 8 merkkiä.

  • Mikäli halutaan käyttää kustannuspaikkoja seurantakohteena, tulee kustannuspaikan tunnukseksi antaa Fivaldin kustannuspaikka (Ylläpito > Henkilöstö > Kustannuspaikat)

  • ValueFrame asiantuntija määrittelee käytössä olevat asiakkaiden tiliöintivaihtoehdot

  • ValueFramesta siirtyvä maksuehto kohdistetaan Fivaldin maksuhdon koodin. Näin
    ollen Fivaldissa täytyy maksuehdot lisätä tai muuttaa siten, että maksuehdon Koodi
    = Nettoeräpäivät.


Asiakasnumeroinnin toteutus ValueFramessa


Asiakasnumerointi ja laskujen kohdistus oikealle asiakkaalle Fivaldissa voidaan perustaa joko ValueFramen automaattisesti asiakkaalle luotavaan "asiakas-id" -kenttään tai ValueFramessa
asiakkaan laskutustiedot välilehdellä syötettävään "Vaihtoehtoinen asiakasnumero" -kenttään.
Siirto antaa laskulle ensisijaisesti asiakkaan vaihtoehtoisen asiakasnumeron ja jos se
puuttuu, asiakas-id:n.


Huom! Fivaldi ei automaattisesti päivitä muuttuneita asiakastietoja.

 


Asiakastietojen määrittely ValueFramessa - laskun lähetystapa


ValueFramessa asiakkaan Laskutustiedot-välilehdellä voidaan määrittää kullekin asiakkaalle
oikean laskujen lähetystapa:


  • Itella iPost = Paperilasku - tällöin laskut lähetään Fivaldista automaattisesti
    postituksena

  • Sähköposti - tällöin laskut lähetetään asiakkaalle sähköpostiosoitteeseen, joka on
    syötetty asiakkaan perustiedot - välilehdellä

  • Verkkolasku - tällöin laskut lähetetään verkkolaskuna (asiakkaalle tulee syöttää
    verkkolaskuoperaattori ja verkkolaskuosoite)

 


Tuotekoodit


Fivaldissa kuten ValueFramessakin voidaan raportointia tuottaa tuotteiden tuotekoodien
avulla. Tämän vuoksi ValueFramessa kannattaa tuoterekisterin tuotteille ja työlajeille antaa
yksilöivä tuotekoodi.


Kaikilla Fivaldiin siirtyvillä laskuriveillä tulee olla tuotekoodi. Mikäli kaikille tuotteille ei haluta määrittää erikseen yksilöllisiä koodeja, voidaan ValueFramen asiantuntijan kanssa määrittää liittymän käyttöönoton yhteydessä oletustuotekoodi, joka tulee automaattisesti kaikille laskuriveille joilta puuttuu tuotekoodi.


Huom! Fivaldi ei perusta tuotteita automaattisesti eli siirtotiedostossa tuotavat tuotteet täytyy erikseen perustaa Fivaldiin.

 


Laskentakohteet


Laskentakohteina voi olla projekti tai osaprojekti, liiketoiminta-alueen kustannuspaikka,
henkilön kustannuspaikka tai yhtiön kustannuspaikka. Liittymässä voi määrittää
käytettäväksi maksimissaan kolmea kustannuspaikkaa.


Huom! Fivaldi ei perusta laskentakohteita automaattisesti joten siirtotiedostossa tuotavat kohteet tulee olla perustettuna Fivaldiin.

 


Asiakkaiden laskutustiedot


Kun perustat uutta asiakasta ValueFrameen, määritä seuraavat tiedot asiakkaan
Laskutustiedot-välilehdellä:


  • Laskutuskieli: suomi, englanti tai ruotsi. Muut kielet eivät ole tuettuja.

  • Maksuehto: Fivaldiin ei välity laskun eräpäivää, joten ValueFramessa eräpäivä
    lasketaan aina maksuehdon ja laskun päivämäärän mukaan

  • Valitaan laskulle haluttu lähetystapa

  • Valitaan oikea operaattori valintalistalta

  • Syötetään asiakkaan verkkolaskuosoite

 


Laskujen lähetys


Laskut siirretään Fivaldiin ValueFramen Laskuluettelon kautta. Laskuluettelon voi ajaa
halutulta aikaväliltä valikon kohdasta Laskutus > Laskuluettelo. Mikäli
ValueFramessa on useampia yhtiöitä, raportti tulee ajaa yhtiö kerrallaan.



Raportti on suositeltavaa suorittaa rastittamalla valinnat:


  • Jätä aloituspäivä huomioimatta
  • Näytä vain laskutukseen siirtämättömät



Näin mukaan tulevat kaikki ne laskut, joita ei ole aiemmin siirretty Fivaldiin. Suorita
raportti klikkaamalla painiketta "Tee raportti".



Laskujen päivämäärä ja eräpäivä on mahdollista muuttaa vielä ennen lähettämistä,
mikäli laskut halutaan esim. kirjata laskun päiväyksellä edelliselle kuulle kirjanpidossa.
Laskulle on mahdollista laskea uusi eräpäivä laskun päiväyksen mukaan. Laskut
lähetetään lopuksi Fivaldiin klikkaamalla painiketta "Siirrä laskut".


 

Laskujen uudelleensiirto


Mikäli lasku halutaan siirtää esim. laskuvirheen vuoksi uudelleen Fivaldiin, tulee
laskulta poistaa siirtomerkintä. Valitse laskun toimintovalikosta "Pura laskun
lukituksia". Ruksi tämän jälkeen "Poista laskutussiirtomerkintä" ja klikkaa "Tallenna".


Mikäli laskua halutaan muokata esimerkiksi virheellisen tuotekoodin vuoksi, tulee siltä purkaa kaikki lukitukset. Valitse laskun toimintovalikosta "Pura laskun lukituksia". Valitse tämän jälkeen kaikki kolme vaihtoehtoa:


  • Poista reskontrasiirtomerkintä
  • Poista laskutussiirtomerkintä
  • Poista verkkolasku
  • Klikkaa tämän jälkeen "Tallenna".


Voit muokata tämän jälkeen laskua laskun toimintovalikosta painamalla "Muokkaa laskua".


Kun laskulta on purettu lukitukset ja sille on tehty tarvittavat muokkaukset, voidaan se siirtää normaaliin tapaan uudelleen Fivaldiin.

 


Yleisimmät virhetilanteet laskun siirrossa Fivaldiin


Lasku / invoice Laskunumero (ID) sisältää virheitä / has errors - Virhe / Error. 
Virhe viesti / Error message: 3 => Tuotteelle ei määritelty tiliöintiä, tai 
verokanta puuttuu tiliöinniltä / missing FVPostingVatCode for product "Tuotekoodi", ProductPostingGroup "Tuotteen nimi".


Virheilmoitus esiintyy usein tilanteessa, jossa virheessä mainitun laskun laskuriville on merkitty tuotekoodiksi tuote, jota ei ole lisätty ValueFramen tai Fivaldin puolelle. Lisää tuote molempiin järjestelmiin samoilla tiedoilla ja siirrä lasku uudelleen. Vaihtoehtoisesti voit korjata laskuriville toimivan tuotekoodin.


Lasku / invoice Laskunumero (ID) sisältää virheitä / has errors - Virhe / Error. Virhe viesti / Error message: 3 => Ei oikeutta aineiston lähetykseen, käyttäjä asiakkaan nimi


Kyseinen virheilmoitus tulee usein tilanteessa, jossa Fivaldin käyttäjätunnus ja/tai salasana on muuttunut. Toimita ValueFramen tuelle uusi käyttäjätunnus sekä salasana, jotta voimme päivittää tiedot myös ValueFramen puolelle.


 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.