Yleistä Microsoft Outlook 365 -integraatiosta


Microsoft Outlook kalenteri on osa Microsoft 365 palvelua. Integraation avulla voidaan siirtää kalenteritapahtumat Outlook Kalenterin ja ValueFramen kalenterin välillä kaksisuuntaisesti. Kalenterisynkronointi helpottaa työtehtävien hallintaa ja tuntikirjausten tekemistä.



Integraation käyttöönotto


Käyttöönoton aktivoinnin tulee tehdä henkilö, jolla on riittävät oikeudet Microsoftin palvelussa (Global admin). Kun käyttöönotto on tehty, pääkäyttäjät voivat lisätä synkronoinnin päälle halutuille henkilöille. 

Lisäpalvelun laskutus alkaa palvelun aktivoinnista.


HUOM! Palvelun laskutus määräytyy koko järjestelmän aktiivisten käyttäjien perusteella, eikä siten ole väliä, että kuinka monelle käyttäjälle synkronointi aktivoidaan käyttöön.


Rajapinnan avaaminen


Valitse Ylläpito - Outlook hallintapaneeli. 



Tämän jälkeen valitse "Hyväksy ehdot" ja klikkaa Aktivoi synkronointi. Käyttäjä ohjataan Microsoftin palveluun, jossa myönnetään sovelluksen tarvitsemat ja vaatimat oikeudet yrityksen Outlook-kalenteriin. Ensin valitaan tili jolla API avataan:




Tämän jälkeen hyväksytään Microsoftin vaatimat ehdot:



Synkronoinnin aktivointi käyttäjille


Ennen käyttöönottoa on vielä ValueFramen yleisiin asetuksiin määritettävä kalenterin oletustapahtumalaji,  ilman tätä eivät tapahtumat siirry. Asetus löytyy ValueFramen valikosta Ylläpito - Yleiset asetukset - kalenteri - synkronoitujen kalenteritapahtumien oletustapahtumalaji.


 



Kun Microsoftin API on avattu, käyttäjä ohjataan takaisin ValueFrameen, josta synkronoinnin voi aktivoida halutuille käyttäjille:


  • Hae halutut käyttäjän nimen, yhtiö ja/tai statuksen mukaan
  • Valitse haltu henkilö klikkaamalla vasemmanpuoleista valintalaatikkoa
  • Tarkista tilin tiedot
  • Valitse Synkronoi tili


Pääkäyttäjät voivat lisätä synkronoinnin aktiiviseksi halutuille henkilöille.



Mikäli tili halutaan aktivoida usealle käyttäjälle kerralla, valitaan halutut henkilöt ja klikataan tämän jälkeen Käynnistä henkilöiden kalenterisynkronointi.



Huom! Käyttäjän sähköpostiosoitteen tulee löytyä Outlookista jotta synkronoinnin voi aktivoida.


Synkronoinnin lopettaminen


Mikäli synkronointi halutaan lopettaa käyttäjältä, valitaan hänen tiedot hallintapaneelista ja valitaan Lopeta tilin synkronointi.



Käyttäjän sähköpostin vaihtuminen


Jos käyttäjän sähköpostiosoite vaihtuu synkronoinnin ollessa päällä, niin tulee ValueFramessa toimia seuraavasti:

  • Ota käyttäjän synkronointi pois päältä
  • Päivitä uusi sähköpostiosoite ValueFrameen
  • Laita synkronointi takaisin päälle


Kalenterin käyttö ValueFramen ja Outlookin puolella


Tapahtumien synkronointi


Kun synkronointi on aktivoitu käyttäjälle, tapahtumat synkronoidaan ValueFrame ja Outlook kalenterin välillä automaattisesti muutaman minuutin viiveellä.


Tapahtuman perustietojen siirtyminen


Outlook kalenteritapahtumasta siirretään ValueFramen vastaaviin kenttiin:


  • Ajankohta ja kesto
  • Otsikko ja kuvaus
  • Paikka / sijainti
  • Tapahtuman omistaja
  • Tapahtumalle liitetty henkilö. Huom! Liitetyllä henkilöllä tulee olla synkronointi ValueFramessa aktivoituna jotta tieto siirtyy.
  • Tieto onko kyseessä julkinen vai yksityinen tapahtuma
  • Outlook -kalenterissa tapahtumalle liitetty kontakti siirtyvät ValueFrameen, mikäli ValueFramesta löytyy kontakti samalla sähköpostiosoitteella


Tapahtuma Outlookissa:



Tapahtuma ValueFramessa:



Tunnetut rajoitteet

  • Synkronointi ei tue toistuvien tapahtumien käsittelyä, eli ainoastaan yksittäiset tapahtumat synkronoidaan.

  • Kalenteritapahtumalle liitetyt asiakkaat, kontaktit ja muut liitokset eivät siirry ValueFramesta Outlook kalenteriin.

  • Mikäli Outlookissa tapahtuman omistajaa ei löydy ValueFramen käyttäjistä sähköpostiosoitteen mukaan, tapahtumaa ei siirretä ValueFrameen. Eli esimerkiksi tilanteessa joissa tapahtuman omistajana on yrityksen ulkopuolinen henkilö (asiakkaan edustaja) tai neuvotteluhuone

  • Kalenteritapahtuman väri ei siirry ValueFramen puolelle, johtuen siitä, että ValueFramessa määritellään tapahtumalajeille omat värimaailmat.

  • Varattu / Vapaa / Alustava / Työskentely muualla tiedot eivät siirry integraatiossa ValueFramen puolelle


Vanhasta synkasta siirtyminen uuteen

  • Uusi synkka tulee aktivoida kaikille käyttäjille yhtäaikaa, vanha ja uusi ei voi olla samaan aikaan rinnakkain käytössä
  • Koska uusi synkka ei tiedä mitkä tapahtumat on jo vanhan kautta Outlookissa synkattu, aktivoinnin yhteydessä Vallun kalenteri tyhjentyy tulevien tapahtumien osalta. Käytännössä kaikki tulevat tapahtumat merkitään poistettu -statukselle (on mahdollista hakea erikseen näkyviin) ja uusi synkronoin tuo tapahtumat Outlookista uudelleen. Tämän seurauksena tapahtumille liitetyt asiakkaat, kontaktit, projektit yms. jäävät vanhoille poistetuille tapahtumille eivätkä siis näy uusilla tapahtumilla. Näin vältetään tuplatapahtumien syntyminen


Outlook kalenterin API kuvaus


https://docs.microsoft.com/en-us/graph/outlook-calendar-concept-overview


 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.