Help

Uudistettu tuntikirjaus

Tuntien kirjaamiseen on kaksi vaihtoehtoista mallia eli tunnit kirjataan kellonaikojen mukaan tai tunnit kirjataan tuntien mukaan. Kellonaikojen mukaan kirjattaessa tunnit voidaan kirjata päiväkohtaisella tuntilapulla ja lukujärjestysnäkymässä. Tuntien mukaan kirjattaessa voidaan käyttää päiväkohtaista tuntilappua ja viikkokohtaista tuntilappua.

Uusi tuntikirjaus löytyy valikosta Tunnit ja matkat, Uusi Tuntikirjaus.

Ennen tuntikirjausten aloittamista,  pääkäyttäjä on varmistanut (parametroinnista riippuen) seuraavat asiat:

  • Tarvittavat työvaiheet on perustettu kohdassa Ylläpito-Projektit-Tuntikirjaus
  • Tarvittavat palkkalajit on perustettu kohdassa Ylläpito-Projektit-Tuntikirjaus

Tuntikirjaus päivätuntilapulla

Uusi tuntikirjaus lisätään valitsemalla Tunnit ja matkat – Uusi Tuntikirjaus. Päivätuntikirjaus avautuu oletuksena. Päivälapulla kirjauksia voi tehdä kellonaikojen mukaan sekä tuntien mukaan.

Lisää tuntikirjauksen tiedot:

  • Osaprojekti (pakollinen)
  • Työaika/tunnit (pakollinen)
  •  Tehtävä
  • Työvaihe (pakollinen)
  • Palkkalaji (pakollinen)
  • Selite (pakollinen)
  • Matkalasku, reitti
  •  Kilometrit
  • Päiväraha (kotimaan päiväraha)
  • Laskuta asiakkaalta. – Valitse laskutetaanko kirjatut tunnit/matkat asiakkaalta. Mikäli projektin taakse on määritetty laskutetaanko asiakkaalta, tämä valinta tulee automaattisesti projektin tiedoista

Tietoja ei voi tallentaa ennen kuin kaikki pakolliset kentät on täytetty. Työaika voidaan syöttää kellonaikojen mukaan tai tunteina. Minimitarkkuus on 0 minuuttia. Selite on oletuksena aina pakollinen. Pääkäyttäjä voi määrittää pakollisuuden osaprojekteittain sekä laskutustyypeittäin. Paina lopuksi Tallenna.  Valmis tuntikirjaus siirtyy lomakkeen alapuolelle omaksi riviksi “Kirjatut” otsikon alle.

Tuntikirjaus rivit ja tuntikirjauksen muokkaus päivätuntilapulla

Tallennetut tuntikirjaukset tulevat näkyviin lomakkeen alapuolelle ”Kirjatut”- otsikon alle. Kirjaukset näytetään riveinä ja jokaisesta kirjauksesta näkyy seuraavat tiedot:

  • Osaprojekti
  • Työvaihe
  • Palkkalaji
  • Selite
  • Työaika/tunnit

Rivillä oleva auton kuvake indikoi että kirjaukseen liittyy matkalasku. Auton kuvaa painamalla voidaan siirtyä suoraan matkalaskulle. Tuntikirjaukseen lisätyt suoritteet näkyvät pylväs diagrammina. Viemällä hiiren pylväinen päälle avautuu tooltip, josta on nähtävissä mitä suoritteita on kirjattu.

Tuntikirjausta on mahdollista rivillä vielä muokata. Työaika ja tunnit ovat suoraan rivillä muokattavissa eli klikkaamalla voi työaikaa ja tunteja muokata suoraan rivillä. Kynän kuvasta avautuu muokkauslomake, jossa voi vielä muitakin tietoja muokata. Kun tarvittavat muokkaukset on tehty painetaan tallenna ja sulje, jolloin lomake sulkeutuu automaattisesti.

Kirjauksen oikeassa reunassa olevista kolmesta pisteestä painamalla avautuu valikko, josta voi muokata, kopioida, poistaa, siirtää tai hyväksyä tuntikirjauksen.

Kalenteritapahtumien ja tehtävien raahaus tuntikirjaukseksi päivätuntilapulla

Tuntilapulla on vuosikalenteri ja sen alapuolella listattuna kirjautuneen käyttäjän kalenteritapahtumat, tehtävät ja kellotukset. Listalla näkyvät kalenteritapahtumat, tehtävät ja kellotukset voidaan raahata tuntikirjauksiksi päivätuntilapulla ja lukujärjestysnäkymässä.

Päivälapulla raahaus tehdään klikkaamalla tapahtumaa ja vetämällä se tuntikirjaussyöttölomakkeen päälle. Kaikki kalenteritapahtumasta tallennetut tiedot siirtyvät tuntikirjaukseen ja sitä voidaan vielä täydentää ennen tallentamista. Lisäksi tehtävät voidaan samalla kuitata valmiiksi kun niistä tehdään tuntikirjaus.

Viikkotuntikirjaus

Viikkotuntikirjaus löytyy valinnalla Tunnit ja matkat – Uusi tuntikirjaus. Tuntilapulla päivätuntilappu ja viikkotuntilappu on eri tabeilla, eli vaihdetaan päivänäkymästä toiselle tabille viikkonäkymään (kt. alla oleva kuva). Viikkotuntikirjauksen määritykset ovat päivälapun kanssa samat ja näitä voidaan käyttää rinnakkain mikäli tuntikirjauksia ei tehdä kellonaikojen mukaan. Viikkotuntikirjaus ei tue kellonaikoja vaan kirjaukset tehdään tuntien mukaan. Mikäli kellonajat on käytössä ei viikkotuntilappua voida käyttää. Viikkotuntikirjausta kannattaa käyttää silloin, kun henkilö tekee vain muutamaa projektia kerrallaan ja sama työ jatkuu useamman viikon.

Tuntien kirjaaminen:

  • Valitse viikko yläpalkista viikko, jolle olet tunteja kirjaamassa. Oletuksena on aina kuluva viikko.
  • Vasemmalta rattaan kuvasta voi valita halutaanko että oletuksena näytetään resursoidut vai aiemman viikon tunnit, lisäksi voidaan valita näytetäänkö viikonloput vai ei.
  • Tunnit voidaan syöttää suoraan riville tai kerralla koko viikolle (kynän kuvasta).
  • Uusi rivi lisätään painamalla ”lisää uusi rivi” , jonka jälkeen avautuu dialogi jossa valitaan osaprojekti, työvaihe ja palkkalaji. Lisäksi voidaan halutessa syöttää koko viikon tunnit kerralla. Tuntien syöttämisen jälkeen annetaan selite. Selite on oletuksena pakollinen, mutta määräytyy projektin asetusten mukaan.
  • Lisäksi voidaan antaa myös sisäinen selite, joka ei mene laskulle
  • Kun tiedot ja tunnit on syötetty painetaan tallenna, jonka jälkeen tuntikirjaukset tallentuvat.
  • Rivin lopussa viimeisessä sarakkeessa on viikon tunnit yhteensä.
  • Kuukauden tehdyt tunnit ja kertynyt saldo näytetään viikkovalikon yläpuolella

Tuntien muokkaus viikkolapulla

Viikkotuntilapulla kirjatuista tunneista näkyy rivillä osaprojekti, työvaihe sekä palkkalaji. Tunnit tulevat päivien kohdalle. Tunteja on mahdollista muokata yksittäiselle päivälle suoraan rivillä päivän kohdalla, tuntimäärää klikkaamalla. Samalla aukeaa selite -dialogi, jos selitettä halutaan myös muokata.

Tuntikirjauksen osaprojektia, palkkalajia tai työvaihetta voidaan muuttaa kynän kuvaakkeesta ”muokkaa riviä”. Mikäli jotain näistä muutetaan, tehdään kirjauksesta automaattisesti uusi rivi. Yhdellä rivillä ei voi olla useampaa osaprojektia, palkkalajia tai työvaihetta, vaan ne tulevat aina omina riveinään.

Tuntimääriä voidaan muokata myös kootusti kynän kuvakkeesta rivillä, jolloin voidaan syöttää tunnit ja selite koko viikolle. Tämä toiminto yliajaa tehdyt kirjaukset ja selitteet.

Lukujärjestysnäkymä

Lukujärjestysnäkymä löytyy valinnalla Tunnit ja matkat – Uusi tuntikirjaus. Tuntilapulla päivätuntilappu ja lukujärjestysnäkymä on eri tabeilla (kt. alla oleva kuva). Lukujärjestysnäkymän määritykset ovat päivälapun kanssa samat ja näitä voidaan käyttää rinnakkain mikäli tuntikirjauksia tehdään kellonaikojen mukaan. Lukujärjestysnäkymä ei ole käytössä jos kirjaukset tehdään vain tuntien mukaan. Lukujärjestysnäkymä muistuttaa kalenteria mutta kyseessä ei ole kalenteri vaan yksi uusi tapa tehdä tuntikirjauksia.

Tuntikirjausten tekeminen lukujärjestysnäkymässä:

Maalataan aikaväli, jolle kirjaus halutaan tehdä pitämällä hiiren vasenta nappia pohjassa ja vetämällä alaspäin. Kun sopiva aikaväli on maalattu, avatuu automaattisesti tuntikirjausmodaali, joka on samanlainen kuin päivätuntilapulla.

Syötä seuraavat tiedot:

  • Osaprojekti (pakollinen)
  • Työaika/tunnit (pakollinen)
  • Tehtävä
  • Työvaihe (pakollinen)
  • Palkkalaji (pakollinen)
  • Selite (pakollinen)
  • Matkalasku, reitti
  • Kilometrit (ajokilometrit)
  • Päiväraha (kotimaan päiväraha)
  • Laskuta asiakkaalta – valitse laskutetaanko kirjatut tunnit/matkat asiakkaalta. Mikäli projetin taakse on määritetty laskutetaanko asiakkaalta, tämä valinta tulee automaattisesti projektin tiedoista

Tietoja ei voi tallentaa ennen kuin kaikki pakolliset kentät on täytetty. Paina lopuksi tallenna ja modaali sulkeutuu automaattisesti, kirjaus on tallentunut näkymään. 

Lukujärjestysnäkymässä voidaan raahata tai siirtää tuntikirjauksiin  kellotuksia, kalenteritapahtumia ja tehtäviä. Siirtäminen tapahtuu joko raahaamalla tai tapahtuman päällä ollessa + merkkiä klikkaamalla.

Tuntikirjauksen raahaaminen ja tehtävien kuittaaminen lukujärjestysnäkymässä

Lukujärjestysnäkymässä voidaan helposti siirtää kalenteritapahtumat, tehtävät, resursoinnit ja kellotukset tuntikirjauksiksi raahamalla ne haluttuun kohtaan lukujärjestystä. Kalenteritapahtumat on myös mahdollista napsauttaa + merkistä suoraan tuntikirjauksiksi, jolloin ne siirtyvät automaattisesti siihen ajankohtaan, johon ne on merkitty kalenteriin. Tehtävät voidaan kuitata valmiiksi samaan tapaan kuin päivätuntilapulla.

Tuntikirjauksen muokkaaminen lukujärjestysnäkymässä

Tuntikirjausta voidaan muokata kaksoisklikkaamalla tuntikirjausta, jolloin avautuu tuntikirjausmodaali, jossa voidaan muokata tehtyä tuntikirjausta. Toinen tapa on klikata tuntikirjausta yhden kerran jolloin aukeaa pieni ikkuna, josta nähdään tuntikirjauksen osaprojekti, selite sekä mahdolliset matkalaskut, suoritteet ja onko kirjaus laskutettu tai hyväksytty. Tässä ikkunassa voidaan myös kolmea pistettä painamalla poistaa kirjaus, muokata kirjausta sekä kuitata kirjaus.

Tuntien kuittaus

ValueFramessa on mahdollista aktivoida käyttöön toiminnallisuus, jossa käyttäjä voi kuitata tuntikirjauksensa valmiiksi projektipäällikön / esimiehen hyväksyttäväksi. Tuntien kuittaaminen on mahdollista päivä- ja viikkokohtaisella tuntilapulla.

Kuittaus päivätuntilapulla

Kun päivän tuntikirjaukset ovat valmiit, käyttäjä voi kuitata ne eteenpäin projektipäällikölle / esimiehelle hyväksyttäväksi klikkaamalla Kuittaa valmiiksi. Tällöin järjestelmä kuittaa valmiiksi kaikki päivän tuntikirjaukset. Kuittauksen jälkeen tunnit lukittuvat eikä niitä pääse enää perusoikeuksilla muokkaamaan. Päivälle ei myöskään saa lisättyä uusia kirjauksia. Mikäli käyttäjä huomaa tuntikirjauksissa virheitä / puutteita, hän voi pyytää kirjaukset takaisin muokattavaksi klikkaamalla Palauta korjattavaksi. Avauspyynnöstä lähtee projektipäällikölle notifikaatioviesti.

Kuitatut päivät näkyvät keltaisella pohjalla ja tuntikirjauslomake ei ole näkyvissä.

Kuittaus viikkotuntilapulla

Tunnit on mahdollista kuitata myös viikoittain. Mikäli viikkotuntilapulla on valittu Näytä viikonloppu ja tuntikirjauksia on kirjattu viikonlopulle, kuitataan myös viikonlopun tuntikirjaukset. Kuittaaminen tehdään alla olevan kuvan mukaisesta kuittaus merkistä. Kuittauksen jälkeen ei tuntikirjauksia voi enää muokata ellei niitä palauteta korjattavaksi. Kuitatut tunnit näkyvät keltaisella pohjalla.

Tuntien kuittaaminen kuukauden vaihtuessa

Mikäli kuukausi vaihtuu kesken viikon ja edellisen kuukauden tunnit tulee saada kuitatuksi ennen viikon päättymistä, tulee alkuviikko kuitata erikseen päiväkohtaisesti. Tämän jälkeen viikkonäkymässä alkuviikko näkyy lukittuna, mutta loppuviikon kirjaukset on mahdollista syöttää normaalisti. Yksittäisen päivän kuittaaminen / palauttaminen muokattavaksi voidaan tehdä joko viikkolapulla tai päivälapulla.

Kuitattujen tuntien tarkastelu

Tapahtumaraportilla on mahdollista hakea kuitatut tuntikirjaukset valitsemalla Tuntikirjauksen tila = Kuitattu.

Tapahtumaraportilla näytetään tuntikirjauksen tila erillisellä statusvärillä:

  • Punainen: tuntikirjaus on kuittaamaton ja hyväksymätön
  • Keltainen: tuntikirjaus on kuitattu mutta vielä hyväksymätön
  • Vihreä: tuntikirjaus on kuitattu että hyväksytty

Näiden avulla tapahtumaraportilla on helposti nähtävillä mitkä tuntikirjaukset ovat vielä kesken, mitkä valmiiksi käsitelty ja hyväksytty.

Mikäli projektipäällikkö tai esimies huomaa tuntikirjauksella virheen, hän voi palauttaa valitut tuntikirjaukset takaisin muokattavaksi valitsemalla Palauta valitut muokattavaksi. Tällöin tuntikirjaajalle lähtee notifikaatioviesti korjauspyynnöstä. Projektipäälliköille ja esimiehille on mahdollista myös antaa käyttöoikeus Oikeus muokata kuitattuja tunteja, jolloin he voivat korjata puutteet suoraan tapahtumaraportilta ilman tuntikirjauksen palautusta.

Notifikaatiot

Notifikaatioasetukset

Toiminnon yhteydessä on mahdollista lähettää useita eri notifikaatioita eri henkilöille. Käyttäjän notfikaatioasetuksissa voi määrittää mistä toimenpiteistä notifikaatiot halutaan sekä halutaanko notifikaatio sähköpostilla ja/tai ValueFramen etusivulle.  Notifikaatiot voidaan lähettää seuraavasti:

  • Tuntikirjausten kuittaukset (projektipäällikkö): Notifikaatio lähetetään tuntikirjauksille valittujen osaprojektien projektipäälliköille
  • Tuntikirjausten kuittaukset (esimies): Notifikaatio lähetetään henkilön kaikista valituista tuntikirjauksista esimiehelle
  • Tuntikirjausten avauspyynnöt (projektipäällikkö): Notifikaatio lähetetään tuntikirjauksille valittujen osaprojektien projektipäälliköille
  • Tuntikirjausten avauspyynnöt (esimies): Notifikaatio lähetetään henkilön kaikista valituista tuntikirjauksista esimiehelle
  • Muokkaukseen palautetut tuntikirjaukset: Notifikaatio lähetetään tuntikirjauksen henkilölle

Esimerkki sähköposti-ilmoituksesta: