Help

Uudistettu tuntikirjaus

Tutustu tuntikirjaamiseen webinaarimme avulla:

Tuntikirjaamismallit

Tuntien kirjaamiseen on kaksi vaihtoehtoista mallia eli tunnit kirjataan kellonaikojen mukaan tai tunnit kirjataan tuntien mukaan. Kellonaikojen mukaan kirjattaessa tunnit voidaan kirjata päiväkohtaisella tuntilapulla ja lukujärjestysnäkymässä. Tuntien mukaan kirjattaessa voidaan käyttää päiväkohtaista tuntilappua ja viikkokohtaista tuntilappua.

Uusi tuntikirjaus löytyy valikosta Tunnit ja matkat, Uusi Tuntikirjaus.

Ennen tuntikirjausten aloittamista,  pääkäyttäjä on varmistanut (parametroinnista riippuen) seuraavat asiat:

  • Tarvittavat työvaiheet on perustettu kohdassa Ylläpito-Projektit-Tuntikirjaus
  • Tarvittavat palkkalajit on perustettu kohdassa Ylläpito-Projektit-Tuntikirjaus

Tuntikirjaus päivätuntilapulla

Uusi tuntikirjaus lisätään valitsemalla Tunnit ja matkat – Uusi Tuntikirjaus. Päivätuntikirjaus avautuu oletuksena. Päivälapulla kirjauksia voi tehdä kellonaikojen mukaan tai tuntien mukaan. Päivä voidaan valita ylärivin päivävalinnasta tai kalenterista, oletuksena aukeaa kuluva päivä.

Päivävalintarivin yläpuolella on laskenta viikon tunneista. Tässä laskennassa on mukana kaikki viikon aikana kirjatut tunnit. Sama luku löytyy oikeanpuoleisesta pikkukalenterista viikkonumeron yläpuolelta. Jokaisen päivän kohdalla päivävalintarivillä on nähtävissä päivälle kirjatut tunnit. Esimerkiksi TI 7.8 kirjattuja tunteja on 8 h. Kellonaikojen mukaan kirjattaessa päivän tunnit lasketaan kellonajoista eli alkamisjasta loppuaikaan ja tuntien mukaan kirjattaessa tunneista.

Oikealla olevassa pikkukalenterissa näytetään samat tuntimäärät päivien yläpuolella harmaassa pikkuympyrässä. Koko viikon tuntikertymä näytetään viikkonumeron yläpuolella. Viikkonumeroa klikkaamalla voidaan siirtyä tarkastelemaan haluttua viikkoa.

Saldolaskenta löytyy viikkotuntilaskennan oikealta puolelta “saldo” otsikon alta. Saldo lasketaan aina valitun päivän mukaan, eli jos aktiivisena on kuluva päivä, saldo lasketaan silloin nykyhetken mukaan. Jos tarkastellaan edellistä päivää, saldo näyttää edellisen päivän tuntisaldon ja vastaavasti jos mennään tulevaan päivään saldo näyttää kyseisen päivän saldotilanteen.

(Huom! Mikäli on laitettu päälle asetus “Näytä tunnit kirjattujen tuntien mukaan”, tällöin kellonaikojen mukaan kirjattaessa lasketaan päivän tuntimäärään myös päällekkäiset tuntikirjaukset. Saldon laskentaan päällekkäiset kirjaukset eivät vaikuta mutta tulevat päivän tuntikirjaus määrään näkyviin. Esim. tunteja on kirjattu aikavälille 08.00-16.00, mutta klo.09.00-10.00 aikavälille on tehty kaksi kirjausta, jolloin ne lasketaan yhteen päivän tuntimäärään. Tällöin päivän tuntimäärä on 9h. Saldo lasketaan kellonajoista eli väliltä 08.00-16.00, 8h).

Tuntilapun asetukset

Tuntilapun asetuksia voidaan muuttaa rattaan kuvakkeesta, joka löytyy päivävalintarivin vasemmasta reunasta. Asetuksista voi valita mm. seuraavia asioita:

  • Näytetäänkö matkalasku tuntikirjaus lomakkeella (näkyy jos käyttäjälle on annettu oikeus matkalaskun näkymiseen tuntikirjauksella)
  • Suoritteet pakollisia, eli voidaan pakottaa suoritteiden lisääminen tuntikirjaukseen jos niitä on annettu.
  • Viikonloppujen näyttäminen koskee lukujärjestysnäkymää, päivälapulla ne ovat aina näkyvissä
  • Näkymän valinta eli voidaan valita oletus tai tiivistetty näkymä

Tuntien kirjaaminen päivätuntilapulla

Pakolliset tiedot:

  • Osaprojekti
    • osaprojektia valitessa tulee valintalaatikon alle osaprojektille annetut lisäohjeet näkyviin
    • osaprojektia voi hakea asiakkaan nimellä, projektin nimellä tai osaprojektin nimellä
  • Työaika/tunnit
  • Työvaihe
    • työvaihe on näkyvissä mikäli työvaiheet on määritelty
  • Palkkalaji
  • Selite
    • Seliteen pakollisuus määräytyy osaprojektin laskutustyypin tai osaprojektikohtaisen asetuksen perusteella. Mikäli selite on pakollinen, selite-laatikko näytetään punaisella ja kun kirjataan selitettä, pakollisten merkkien määrä näkyy laatikon alapuolella.

Vapaaehtoiset tiedot:

  • Tehtävä
    • tehtävä tulee näkyviin mikäli osaprojektilla on tehtäviä
  • Seuraavat voivat olla näkyvissä asetuksista riippuen:
    • Matkalasku, reitti 
    • Kilometrit
    • Päiväraha (kotimaan päiväraha)
    • Laskuta asiakkaalta. – Valitse laskutetaanko kirjatut tunnit/matkat asiakkaalta. Mikäli projektin taakse on määritetty laskutetaanko matkalaskut asiakkaalta, tämä valinta tulee automaattisesti projektin tiedoista
  • Sisäinen selite
    • selite joka ei mene asiakkaan laskulle eli jää yrityksen sisäiseen tietoon ja näkyy tapahtumaraportilla sekä laskun teossa
  • Suoritteet

Työaika voidaan syöttää kellonaikojen mukaan tai tunteina. Minimitarkkuus on 0 minuuttia.  Paina lopuksi Tallenna.  Valmis tuntikirjaus siirtyy lomakkeen alapuolelle omaksi riviksi “Kirjatut” otsikon alle.

Tuntikirjaus rivit ja tuntikirjauksen muokkaus päivätuntilapulla

Tallennetut tuntikirjaukset tulevat näkyviin lomakkeen alapuolelle ”Kirjatut”- otsikon alle. Kirjaukset näytetään riveinä ja jokaisesta kirjauksesta näkyy seuraavat tiedot:

  • Osaprojekti (otsikkoa painamalla päästään osaprojektin tietoihin)
  • Työvaihe
  • Palkkalaji
  • Selite
  • Työaika/tunnit

Rivillä oleva auton kuvake indikoi että kirjaukseen liittyy matkalasku. Auton kuvaa painamalla voidaan siirtyä suoraan matkalaskulle. Matkalaskun muokkas tapahtuu aina matkalasku sivulla, muokkausta ei voi tehdä tuntikirjauksella. Tuntikirjaukseen lisätyt suoritteet näkyvät pylväsdiagrammina. Viemällä hiiren pylväiden päälle avautuu tooltip, josta on nähtävissä mitä suoritteita on tuntikirjaukseen kirjattu.

Tuntikirjausta on mahdollista muokata suoraan kirjausrivillä tai erillisessä muokkauslomakkeessa. Työaika ja tunnit ovat suoraan rivillä muokattavissa eli klikkaamalla voi näitä muokata suoraan rivillä, tiedot tallentuvat automaattisesti ilman erillistä tallennusta. Kynän kuvasta avautuu muokkauslomake, jossa voi vielä muitakin tietoja muokata. Kun tarvittavat muokkaukset on tehty painetaan tallenna ja sulje, jolloin lomake sulkeutuu automaattisesti.

Kirjauksen oikeassa reunassa olevista kolmesta pisteestä painamalla avautuu valikko, josta voi muokata, kopioida, poistaa, siirtää tai hyväksyä tuntikirjauksen. Tuntikirjauksen voi esimerkiksi siirtää kokonaan toiselle päivälle.

Kalenteritapahtumien ja tehtävien raahaus tuntikirjaukseksi päivätuntilapulla

Tuntilapulla on pikkukalenteri ja sen alapuolella listattuna kirjautuneen käyttäjän kalenteritapahtumat, tehtävät ja kellotukset. Listalla näkyvät kalenteritapahtumat, tehtävät ja kellotukset voidaan raahata tuntikirjauksiksi päivätuntilapulla ja lukujärjestysnäkymässä. Päivälapulla raahaus tehdään klikkaamalla tapahtumaa ja vetämällä se tuntikirjaussyöttölomakkeen päälle. Kaikki kellotuksen, kalenteritapahtuman ja tehtävän tallennetut tiedot siirtyvät tuntikirjaukseen raahattaessa ja niitä voidaan vielä täydentää ennen tallentamista.

Kalenteritapahtuman tietoja voi myös tarkastella otsikkoa painamalla jolloin aukeaa tapahtuman tiedot. Tehtäviä voidaan myös tarkastella otsikkoa painamalla, jolloin tehtävä aukeaa uudelle välilehdelle. Tehtävät voidaan kuitata valmiiksi suoraan tuntilapulla kun niistä tehdään tuntikirjaus. Kuittaus tehdään viemällä hiiri tehtävän päälle oikeaan reunaan jolloin kuittauspainike tulee näkyviin (v).

Tapahtumia voidaan myös raahata suoraan kirjatut riville kirjausten väliin. Jos kirjauksia tehdän kellonaikojen mukaan tästä on apua kun halutaan lisätä kirjauksia puuttuville kellonajoille päivän sisälle. Esim. klo.14.00-15.00 puuttuu tuntikirjaus ja raahataan tapahtuma suoraan tähän väliin kirjatut riville. (katso kuva alla).

 

Viikkotuntikirjaus

Viikkotuntikirjaus löytyy valinnalla Tunnit ja matkat – Uusi tuntikirjaus. Tuntilapulla päivätuntilappu ja viikkotuntilappu on eri tabeilla, eli vaihdetaan päivänäkymästä toiselle tabille viikkonäkymään (kt. alla oleva kuva). Viikkotuntikirjauksen määritykset ovat päivälapun kanssa samat ja näitä voidaan käyttää rinnakkain mikäli tuntikirjauksia ei tehdä kellonaikojen mukaan. Viikkotuntikirjaus ei tue kellonaikoja vaan kirjaukset tehdään tuntien mukaan. Mikäli kellonajat on käytössä ei viikkotuntilappua voida käyttää. Viikkotuntikirjausta kannattaa käyttää silloin, kun henkilö tekee vain muutamaa projektia kerrallaan ja sama työ jatkuu useamman viikon.

Tuntien kirjaaminen:

  • Valitse viikko yläpalkista viikko, jolle olet tunteja kirjaamassa. Oletuksena on aina kuluva viikko.
  • Vasemmalta rattaan kuvasta voi valita halutaanko että oletuksena näytetään resursoidut vai aiemman viikon tunnit, lisäksi voidaan valita näytetäänkö viikonloput vai ei.
  • Tunnit voidaan syöttää suoraan riville tai kerralla koko viikolle (kynän kuvasta).
  • Uusi rivi lisätään painamalla ”lisää uusi rivi” , jonka jälkeen avautuu dialogi jossa valitaan osaprojekti, työvaihe ja palkkalaji. Lisäksi voidaan halutessa syöttää koko viikon tunnit kerralla. Tuntien syöttämisen jälkeen annetaan selite. Selite on oletuksena pakollinen, mutta määräytyy projektin asetusten mukaan.
  • Lisäksi voidaan antaa myös sisäinen selite, joka ei mene laskulle
  • Kun tiedot ja tunnit on syötetty painetaan tallenna, jonka jälkeen tuntikirjaukset tallentuvat.
  • Rivin lopussa viimeisessä sarakkeessa on viikon tunnit yhteensä, jotka on tehty kirjaukselle
  • Kuukauden tehdyt tunnit ja kertynyt saldo näytetään viikkovalikon yläpuolella. Kuukauden tunnit lasketaan kaikista kuukaudelle kirjautuista tunneista. Saldo näytetään aina valittuun viikkoon asti ja saldo kertyy saldolaskennan mukaisesti.

Tuntien muokkaus viikkolapulla

Viikkotuntilapulla kirjatuista tunneista näkyy rivillä osaprojekti, työvaihe sekä palkkalaji. Tunnit tulevat päivien kohdalle. Tunteja on mahdollista muokata yksittäiselle päivälle suoraan rivillä päivän kohdalla, tuntimäärää klikkaamalla. Samalla aukeaa selite -dialogi, jos selitettä halutaan myös muokata.

Tuntikirjauksen osaprojektia, palkkalajia tai työvaihetta voidaan muuttaa kynän kuvaakkeesta ”muokkaa riviä”. Mikäli jotain näistä muutetaan, tehdään kirjauksesta automaattisesti uusi rivi. Yhdellä rivillä ei voi olla useampaa osaprojektia, palkkalajia tai työvaihetta, vaan ne tulevat aina omina riveinään.

Tuntimääriä voidaan muokata myös kootusti kynän kuvakkeesta rivillä, jolloin voidaan syöttää tunnit ja selite koko viikolle. Tämä toiminto yliajaa tehdyt kirjaukset ja selitteet.

Lukujärjestysnäkymä

Lukujärjestysnäkymä löytyy valinnalla Tunnit ja matkat – Uusi tuntikirjaus. Tuntilapulla päivätuntilappu ja lukujärjestysnäkymä on eri tabeilla (kt. alla oleva kuva). Lukujärjestysnäkymän määritykset ovat päivälapun kanssa samat ja näitä voidaan käyttää rinnakkain mikäli tuntikirjauksia tehdään kellonaikojen mukaan. Lukujärjestysnäkymä ei ole käytössä jos kirjaukset tehdään vain tuntien mukaan. Lukujärjestysnäkymä muistuttaa kalenteria mutta kyseessä ei ole kalenteri vaan yksi uusi tapa tehdä tuntikirjauksia.

Tuntikirjausten tekeminen lukujärjestysnäkymässä:

Maalataan aikaväli, jolle kirjaus halutaan tehdä pitämällä hiiren vasenta nappia pohjassa ja vetämällä alaspäin. Kun sopiva aikaväli on maalattu, avatuu automaattisesti tuntikirjausmodaali, joka on samanlainen kuin päivätuntilapulla.

Pakolliset tiedot:

  • Osaprojekti
    • osaprojektia valitessa tulee valintalaatikon alle osaprojektille annetut lisäohjeet näkyviin
    • osaprojektia voi hakea asiakkaan nimellä, projektin nimellä tai osaprojektin nimellä
  • Työaika/tunnit
  • Työvaihe
    • työvaihe on näkyvissä mikäli työvaiheet on määritelty
  • Palkkalaji
  • Selite
    • Selite on oletuksena aina pakollinen. Pääkäyttäjä voi määrittää pakollisuuden osaprojekteittain sekä laskutustyypeittäin.

Vapaaehtoiset tiedot:

  • Tehtävä
    • tehtävä tulee näkyviin mikäli osaprojektilla on tehtäviä
  • Seuraavat voivat olla näkyvissä asetuksista riippuen:
    • Matkalasku, reitti 
    • Kilometrit
    • Päiväraha (kotimaan päiväraha)
    • Laskuta asiakkaalta. – Valitse laskutetaanko kirjatut tunnit/matkat asiakkaalta. Mikäli projektin taakse on määritetty laskutetaanko matkalaskut asiakkaalta, tämä valinta tulee automaattisesti projektin tiedoista
  • Sisäinen selite
    • selite joka ei mene asiakkaan laskulle eli jää yrityksen sisäiseen tietoon ja näkyy tapahtumaraportilla sekä laskun teossa
  • Suoritteet

Tietoja ei voi tallentaa ennen kuin kaikki pakolliset kentät on täytetty. Paina lopuksi tallenna ja modaali sulkeutuu automaattisesti, kirjaus on tallentunut näkymään. 

Tuntikirjauksen raahaaminen ja tehtävien kuittaaminen lukujärjestysnäkymässä

Lukujärjestysnäkymässä voidaan helposti siirtää kalenteritapahtumat, tehtävät, resursoinnit ja kellotukset tuntikirjauksiksi raahamalla ne haluttuun kohtaan lukujärjestystä. Kalenteritapahtumat on myös mahdollista napsauttaa + merkistä suoraan tuntikirjauksiksi, jolloin ne siirtyvät automaattisesti siihen ajankohtaan, johon ne on merkitty kalenteriin. Tehtävät voidaan kuitata valmiiksi samaan tapaan kuin päivätuntilapulla.

Tuntikirjauksen muokkaaminen lukujärjestysnäkymässä

Tuntikirjausta voidaan muokata kaksoisklikkaamalla tuntikirjausta, jolloin avautuu tuntikirjausmodaali, jossa voidaan muokata tehtyä tuntikirjausta. Toinen tapa on klikata tuntikirjausta yhden kerran jolloin aukeaa pieni ikkuna, josta nähdään tuntikirjauksen osaprojekti, selite sekä mahdolliset matkalaskut, suoritteet ja onko kirjaus laskutettu tai hyväksytty. Tässä ikkunassa voidaan myös kolmea pistettä painamalla poistaa kirjaus, muokata kirjausta sekä kuitata kirjaus.

Tuntien kuittaus

ValueFramessa on mahdollista aktivoida käyttöön toiminnallisuus, jossa käyttäjä voi kuitata tuntikirjauksensa valmiiksi projektipäällikön / esimiehen hyväksyttäväksi. Tuntien kuittaaminen on mahdollista päivä- ja viikkokohtaisella tuntilapulla.

Kuittaus päivätuntilapulla

Kun päivän tuntikirjaukset ovat valmiit, käyttäjä voi kuitata ne eteenpäin projektipäällikölle / esimiehelle hyväksyttäväksi klikkaamalla Kuittaa valmiiksi. Tällöin järjestelmä kuittaa valmiiksi kaikki päivän tuntikirjaukset. Kuittauksen jälkeen tunnit lukittuvat eikä niitä pääse enää perusoikeuksilla muokkaamaan. Päivälle ei myöskään saa lisättyä uusia kirjauksia. Mikäli käyttäjä huomaa tuntikirjauksissa virheitä / puutteita, hän voi pyytää kirjaukset takaisin muokattavaksi klikkaamalla Palauta korjattavaksi. Avauspyynnöstä lähtee projektipäällikölle notifikaatioviesti.

Kuitatut päivät näkyvät keltaisella pohjalla ja tuntikirjauslomake ei ole näkyvissä.

Kuittaus viikkotuntilapulla

Tunnit on mahdollista kuitata myös viikoittain. Mikäli viikkotuntilapulla on valittu Näytä viikonloppu ja tuntikirjauksia on kirjattu viikonlopulle, kuitataan myös viikonlopun tuntikirjaukset. Kuittaaminen tehdään alla olevan kuvan mukaisesta kuittaus merkistä. Kuittauksen jälkeen ei tuntikirjauksia voi enää muokata ellei niitä palauteta korjattavaksi. Kuitatut tunnit näkyvät keltaisella pohjalla.

Tuntien kuittaaminen kuukauden vaihtuessa

Mikäli kuukausi vaihtuu kesken viikon ja edellisen kuukauden tunnit tulee saada kuitatuksi ennen viikon päättymistä, tulee alkuviikko kuitata erikseen päiväkohtaisesti. Tämän jälkeen viikkonäkymässä alkuviikko näkyy lukittuna, mutta loppuviikon kirjaukset on mahdollista syöttää normaalisti. Yksittäisen päivän kuittaaminen / palauttaminen muokattavaksi voidaan tehdä joko viikkolapulla tai päivälapulla.

Kuitattujen tuntien tarkastelu

Tapahtumaraportilla on mahdollista hakea kuitatut tuntikirjaukset valitsemalla Tuntikirjauksen tila = Kuitattu.

Tapahtumaraportilla näytetään tuntikirjauksen tila erillisellä statusvärillä:

  • Punainen: tuntikirjaus on kuittaamaton ja hyväksymätön
  • Keltainen: tuntikirjaus on kuitattu mutta vielä hyväksymätön
  • Vihreä: tuntikirjaus on kuitattu että hyväksytty

Näiden avulla tapahtumaraportilla on helposti nähtävillä mitkä tuntikirjaukset ovat vielä kesken, mitkä valmiiksi käsitelty ja hyväksytty.

Mikäli projektipäällikkö tai esimies huomaa tuntikirjauksella virheen, hän voi palauttaa valitut tuntikirjaukset takaisin muokattavaksi valitsemalla Palauta valitut muokattavaksi. Tällöin tuntikirjaajalle lähtee notifikaatioviesti korjauspyynnöstä. Projektipäälliköille ja esimiehille on mahdollista myös antaa käyttöoikeus Oikeus muokata kuitattuja tunteja, jolloin he voivat korjata puutteet suoraan tapahtumaraportilta ilman tuntikirjauksen palautusta.

Notifikaatiot

Notifikaatioasetukset

Toiminnon yhteydessä on mahdollista lähettää useita eri notifikaatioita eri henkilöille. Käyttäjän notfikaatioasetuksissa voi määrittää mistä toimenpiteistä notifikaatiot halutaan sekä halutaanko notifikaatio sähköpostilla ja/tai ValueFramen etusivulle.  Notifikaatiot voidaan lähettää seuraavasti:

  • Tuntikirjausten kuittaukset (projektipäällikkö): Notifikaatio lähetetään tuntikirjauksille valittujen osaprojektien projektipäälliköille
  • Tuntikirjausten kuittaukset (esimies): Notifikaatio lähetetään henkilön kaikista valituista tuntikirjauksista esimiehelle
  • Tuntikirjausten avauspyynnöt (projektipäällikkö): Notifikaatio lähetetään tuntikirjauksille valittujen osaprojektien projektipäälliköille
  • Tuntikirjausten avauspyynnöt (esimies): Notifikaatio lähetetään henkilön kaikista valituista tuntikirjauksista esimiehelle
  • Muokkaukseen palautetut tuntikirjaukset: Notifikaatio lähetetään tuntikirjauksen henkilölle

Esimerkki sähköposti-ilmoituksesta: