Help

Kalenteri

Kalenteria käytetään erilaisten tapahtumien hallintaan. Tällaisia tapahtumia ovat esim. asiakkaille suoritetut ja suunnitellut toimenpiteet kuten palaverit, puhelut, myyntikäynnit jne.

Avaa kalenteri valitsemalla pääsivulla Työkalut – Kalenteri. Oletuskalenterinäkymänä on henkilön oma kuluvan viikon näkymä.

KALENTERIN KÄYTTÖ

  • Vaihda kalenterin viikkoa: Siirry viikkonäkymän yläpuolella olevista nuolista edelliseen tai seuraavaan viikkoon. Voit myös valita päivän tai kuukauden suoraan viikkonäkymän vasemmalla puolella olevasta kuukausinäkymästä
  • Selaa kalenterikuukausia: Kuukausinäkymässä pääset vaihtamaan kuukautta ja vuotta, kun klikkaat kuukauden nimeä kuukausinäkymän yläpuolella. Voit myös siirtyä nuolien avulla edelliseen tai seuraavaan kuukauteen.

Valitse tapahtumalaji tai tapahtuman tila: Voit rajata kalenterinäkymää tapahtumalajin tai tapahtuman tilan mukaan. Voit asettaa nämä valinnat näkyviin tai piilottaa ne kalenterin asetuksista.

  • Katso toisen henkilön tai henkilöryhmän kalenteria: Valitse alasvetovalikoista henkilö, henkilöt, henkilöryhmä tai henkilöryhmät, joiden kalenteria haluat katsoa.
 

Voit myös luoda omia henkilöryhmiä valitsemalla halutut henkilöt, ja klikkaamalla Muokkaa henkilöryhmää. Anna henkilöryhmälle nimi ja paina Tallenna. Lisäksi valinnalla Valitse omat henkilöryhmät, voi hakea kaikkien henkilöryhmien tapahtumat ja tehtävät joihin käyttäjä on liitetty.

Kalenterin asetukset

  • Voit muokata omia asetuksiasi valitsemalla Kalenterin asetukset.

Kalenteri_asetukset_!

UUDEN TAPAHTUMAN LISÄÄMINEN

Uuden tapahtuman lisääminen tapahtuu joko napsauttamalla Uusi tapahtuma –valintaa kuukausinäkymässä tai maalaamalla kalenterista haluttu ajankohta haluttuna päivänä. Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia.

Perustiedot

  • Tapahtuman otsikko: Anna tapahtumalle otsikko.
  • Tapahtumalaji: Valitse alasvetovalikosta sopiva tapahtumalaji, esim. “Asiakaskäynti”.
  • Tapahtuman ajankohta: Tarkista tapahtuman päivämäärä, alkamiskellonaika ja päättymiskellonaika.
  • Kesto: Voit muuttaa kestoa (minuuttia tai tuntia), tapahtuman päättymiskellonaika päivittyy keston mukaisesti.
  • Tapahtuman omistaja: Tapahtuman omistajana on oletuksena henkilö, joka luo tapahtuman. Omistajaa voi muuttaa valitsemalla alasvetovalikosta henkilö.

Lisätiedot

  • Paikka: Voit kirjoittaa paikan, esimerkiksi osoite tai neuvotteluhuone.
  • Tapahtuman kuvaus: Voit kirjoittaa tapahtuman kuvauksen.
  • Muistutus tekstiviestillä: Voit tilata tapahtumasta tekstiviestimuistutuksen ennen tapahtuman ajankohtaa.
  • Kuitattava muistutus pääsivulle: Voit valita, luodaanko tapahtumasta kuitattava muistutus pääsivulle. Valinta on oletuksena tapahtumalajin asetusten mukainen. Kuitattava muistutus näkyy tapahtuman omistajan ja tapahtuman henkilöiden pääsivulla kunnes muistutus kuitataan.
  • Yksityinen tapahtuma: Jos yksityinen tapahtuma -valinta on tehty, tapahtuman otsikko ja kuvaus näkyvät vain käyttäjälle itselleen. Muille käyttäjille näkyvät tapahtuman ajankohta sekä yksityinen tapahtuma -merkintä.

Henkilöt

  • Liitä henkilöitä: Liitä muita henkilöitä tai henkilöryhmiä tapahtumaan. Tapahtuma näkyy tällöin lisättyjen henkilöiden tai henkilöryhmien kalenterissa. Niiden henkilöiden nimet, joilla on varaus kyseisenä ajankohtana, näytetään punaisella.
  • Ilmoitus sähköpostilla: Tapahtumasta lähetetään ilmoitus sähköpostilla tapahtuman henkilöille. Huom. tapahtumaa muokkaavalle henkilölle itselleen sähköpostia ei lähetetä.
  • Ilmoitus tekstiviestillä: Tapahtumasta lähetetään ilmoitus tekstiviestillä tapahtuman henkilöille.

Liitokset

  • Lisää liitokset kalenteritapahtumaan. Liitä kalenteritapahtumaan esimerkiksi asiakas, kontakti, projekti, osaprojekti, tarjous, muistio, tehtävä. Tällöin kalenteritapahtuma näkyy myös liitettyjen objektien tiedoista.
  • Lähetä kalenteritapahtuma iCal-viestinä. Liitettyjen kontaktien kohdalta löytyvästä kuvakkeesta voit lähettää kalenteritapahtumaan liitetyille kontakteille iCal-muotoisen kalenteritapahtumakutsun sähköpostitse.

Klikkaa lopuksi Tallenna tai Tallenna ja sulje.

Toistuvan tapahtuman lisääminen

Kalenterissa on mahdollista lisätä myös usein toistuvia tapahtumia valitsemalla Uusi toistuva tapahtuma. Tapahtuman perustiedot ja liitokset annetaan kuten yksittäisen tapahtuman luonnissa. Tämän jälkeen valitaan toistuvuussääntö:

  • Kerran viikossa valittuna arkipäivänä esim. aina keskiviikkoisin
  • Aina arkipäivisin
  • Joka päivä
  • Mukautettu toistuvuus jolloin voi valita tarkemmat toistuvuussäännöt

Mukautettu toistuvuus

Mikäli käyttäjä valitsee muokautetun toistuvuuden, aukeaa hänelle näkymä jossa valitaan:

  • Toistuvuuden aloituspäivä, eli mistä ajankohdasta eteenpäin tapahtumat luodaan
  • Toistetaanko tapahtuma kuinka usean päivän / viikon / kuukauden välein:
    • Mikäli valitaan viikko, valitaan tämän jälkeen viikonpäivät joille tapahtuma halutaan luoda.
    • Mikäli valitaan kuukausi, lisävalinnat riippuvat siinä milloin toistuvuus on merkitty alkamaan.  Mikäli toistuvuus on merkitty alkamaan esim. maanantaina 5.2.2018, valitaan tämän jälkeen luodaanko tapahtuma kuukausittain aina 5. päivälle vai kuukauden ensimmäiselle maanantaille.
    • Mikäli valitaan vuosi, luodaan tapahtuma automaattisesti aina sille päivälle jolle toistuvuus on merkitty alkamaan. Mikäli toistuvuus alkaa esim. 5.2.2018, luodaan tapahtuma kyseiselle päivälle esimerkiksi joka vuodelle.
  • Mihin asti toistuvuus on voimassa: kiinteä päivämäärä tai kun on toistettu x määrää tapahtumia

Kuvan esimerkissä luodaan viikkopalaveri joka toisen viikon keskiviikolle klo 9.00 – 10.00 vuodelle 2018.

Toistuvan tapahtuman muokkaus

Mikäli toistuvaa tapahtumaa halutaan muokata, tapahtumaa klikattaessa käyttäjältä kysytään halutaanko muokata yksittäisen tapahtuman tietoja vai kaikkia toistuvia tapahtumia. Yksitttäisellä tapahtumalla voidaan muokata tapahtuman perustietoja (aika, kesto, otsikko jne.).  Näin voidaan tarvittaessa esimerkiksi perua yksittäinen tapahtuma. Mikäli valitaan muokattavaksi kaikki toistuvat tapahtumat, voidaan päivittää perustietojen lisäksi myös toistuvuussääntöjä.

TUNTIEN KIRJAAMINEN KALENTERITAPAHTUMASTA

Kalenteritapahtuman kuvakkeesta klikkaamalla pääset siirtymään tuntikirjauksen päiväkohtaiseen näkymään.

Kalenteritapahtumalta välitetään tuntikirjauslomakkeelle seuraavat tiedot:

  • Henkilö
  • Päivämäärä
  • Aikaväli (=kesto)

Myös seuraavat tiedot välittyvät tuntikirjaukseen, mikäli niitä on liitetty kalenteritapahtumaan:

  • Osaprojekti. Mikäli tapahtumaan on liitetty useampia osaprojekteja, tuodaan tuntikirjauslomakkeelle kalenteritapahtumalle ensimmäinen liitetty osaprojekti.
  • Tehtävä. Mikäli on tapahtumaan on liitetty useampia tehtäviä, tuodaan tuntikirjauslomakkeelle ensimmäinen liitetty tehtävä.

Tuntikirjaus on mahdollista tehdä suoraan kalenterin tapahtumasta, päiväkohtaisen tuntikirjauslomakkeen päivän tapahtumat -luettelosta, sekä etusivun kalenteritapahtumat-luettelosta.