Tarvittavat työkalut


Dokumenttipohja voidaan luoda käyttämällä RTF-tiedostomuotoa ymmärtävää tekstinkäsittelyohjelmaa. Windows-käyttöjärjestelmässä näitä ovat mm. Microsoft Word ja Windowsin mukana tuleva ilmainen Wordpad.


Tagit


ValueFrame korvaa dokumenttipohjassa esiintyvät ns. tagit oikeilla asiakkaan tai tarjouksen tiedoilla. ValueFramessa käytettävän tagin tunnusmerkkejä ovat: Tagi alkaa kahdella pienempi kuin –merkillä ja päättyy kahteen suurempi kuin -merkkiin.Tagi ei sisällä välilyöntejä.Tagi kirjoitetaan kokonaan isoilla kirjaimilla.Tageissa ei käytetä skandinaavisia merkkejä (ö, ä, å). Esimerkki edelliset ehdot täyttävästä tagista: <>.


Tagien näkyminen dokumenttipohjassa


Tageja ei voi luoda itse, vaan ne on ennalta määriteltyjä ValueFrameen. Jos dokumenttipohjaan laittaa sellaisen tagin, jota ei ole määritelty ValueFrameen (esim. kirjoittaa vahingossa tagin väärin), ei tagia tulosteta ollenkaan. Luettelo tageista on RTF Tagit -sivulta.


Tekstin muotoilu


RTF-dokumenttimuoto sallii tekstin muotoilun, kuten lihavoinnit, kursivoinnit ja sivunvaihdot. RTF:ssä hyväksytyt muotoilut eivät riko tageja ja myös itse tageja voi muotoilla - esim. lihavoida tarjouksen loppusumma <YHTEENSA>.


Huom! RTF-dokumenttipohjat ovat herkkiä muotoiluille ja esimerkiksi Wordilla pohjia tehtäessä, tekstiin voi usein tulla piilomuotoiluja, jotka hajottavat tagien toimivuuden. Mikäli kopioit tageja suoraan esimerkiksi tältä ohjesivulta muokkaamaasi dokumenttipohjaan, suosittelemme joko kirjoittamaan tagit käsin tai kopioimaan ja liittämään tagit esimerkiksi ensin Notepadiin, kopioimaan tagit Notepadista ja vasta sitten liittämään dokumenttipohjaan.


Dokumenttipohjan tallentaminen teksinkäsittelyohjelmassa


Tallenna dokumentti RTF-muodossa, ei esim. Wordin DOC- tai DOCX -muodossa.


rtf-dokumenttipohjan-tallentaminen.png


Dokumenttipohjan tuominen ValueFrameen


RTF-dokumentti tallennetaan ValueFramen tietokantaan valitsemalla valikosta Ylläpito > Yleiset Asetukset > RTF dokumenttien lataus. Tallennettavalla dokumenttipohjalle voi antaahalutessaan eri nimen kuin tiedoston nimi, mutta Tiedoston nimi –kentän voi myös jättäätyhjäksi. Tällöin tiedoston nimi näkyy järjestelmässä samana kuin se oli omalla kovalevylläkin. Hyvän käytännön mukaisesti Tiedoston kuvaus –kenttään kannattaa kirjoittaa lyhyt kommenttimihin dokumenttipohjaa on tarkoitus käyttää, varsinkin jos se ei suoraa käy ilmi tiedostonnimestä.


Dokumenttipohjan voi ladata tageineen omalla koneelle valikosta Ylläpito > Yleiset Asetukset > RTF dokumenttien lataus kehyksestä "Ladatut RTF dokumentit" klikkaamalla halutun dokumentin nimeä (kts. kuva 2). Tällöin selain ehdottaa dokumenttipohjan avaamista tai tallentamista levylle.


rtf-dokumenttipohjan-lataus.png


Jokaisesta järjestelmään tallennetusta dokumenttipohjasta jää ylös tiedoston lisänneen käyttäjän nimi ja ajankohta milloin tiedosto lisättiin järjestelmään.


Dokumenttipohjien poistaminen käytöstä


Dokumenttipohja on mahdollista poistaa tilapäisesti käytöstä (inaktivoida) tai hävittää kokonaan.


Inaktivointi


Jos dokumenttipohjaan tehdään muutoksia ja se pitää tallentaa ValueFrameen uudelleen, on edellinen versio mahdollista säilyttää historiallisista syistä järjestelmässä. Tällöin valitaan Ylläpito > Yleiset Asetukset > RTF dokumenttien lataus ja kohdasta ”Ladatut RTF dokumentit” kyseisen dokumentin riviltä painetaan "Kyllä" -linkkiä (kts. kuva 2), joka vaihtaa dokumentin inaktiiviseksi. Inaktiivisia dokumentteja ei ole mahdollista käyttää dokumenttipohjina esim. tarjousta tehdessä. Kun vanha dokumenttipohja on inaktivoitu, voidaan uusi dokumenttipohja ladata vanhan tilalle. Dokumenttipohjan nimeä ei tarvitse muuttaa – järjestelmä hyväksyy kaksi samannimistä tiedostoa, kunhan niistä vain yksi on aktiivinen sekannusten välttämiseksi.


Poistaminen


Valitse Ylläpito > Yleiset Asetukset > RTF dokumenttien lataus ja klikkaa kohdasta "Ladatut RTF dokumentit" kyseisen dokumentin riviltä "Poista" (kts. kuva 2). Tämä poistaa dokumentin ValueFramesta lopullisesti. Dokumenttipohja kannattaa poistaa järjestelmästä vain, jos se tuotu järjestelmään vahingossa. Käytöstä poistuneiden dokumenttipohjien inaktivointi on normaalisti suositeltavampi vaihtoehto.


Rajoitukset


Tällä hetkellä


  1. ei ole mahdollista käyttää dokumenttipohjia muihin kuin tarjouksiin ja projekteihin liittyviin toimintoihin.
  2. voi tulostaa vain yhden dokumentin (tarjouksen) kerrallaan.
  3. RTF-dokumentin sallittu maksimikoko on 50 MB (megatavua). Käytännössädokumenttipohjia ei kannata päästää suuremmaksi kuin 10 MB, koska niiden joka päiväinen käyttö hidastuu kasvavan verkkoliikenteen takia. Suurien dokumenttien lähettäminen asiakkaalle sähköpostitse ei myöskään ole suotavaa.


Ongelmatilanteissa


Dokumenttipohjien käytössä törmää helposti ongelmaan, jossa tagiin määritelty tieto ei ilmesty dokumenttiin näkyviin, vaikka tagi on kirjoitettu dokumenttipohjaan oikein. Tällöin kannattaa tilapäisesti poistaa koko tagi dokumentista ja kirjoittaa se uudelleen samalle paikalle. Tällä kierretään erityisesti Microsoft Wordia koskevaa ongelmaa, jossa Word lisäilee näkymättömiä tekstin muotoiluja dokumenttiin, jotka rikkovat RTF-dokumentin rakenteen. Ongelman voi yleensä kiertää poistamalla ja lisäämällä tagi uudelleen.



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.