Vuodenvaihde edellyttää toimenpiteitä järjestelmän pääkäyttäjiltä. Tähän artikkeliin on kerätty listaus lähestyvän vuodenvaihteen 2024-2025 toimenpiteistä. Huomioithan, että sivulla esitettyjen toimintojen valikkopolut saattavat poiketa käyttämästäsi ValueFrame-ympäristöstä. Voit etsiä toimintoa sen nimellä painamalla kaksi kertaa peräkkäin Shift-painiketta ja kirjoittamalla avautuvaan hakuun esim. Tilikaudet.

Matkustus ja päivärahat

Päivärahoihin ja kilometrikorvauksiin on tulossa muutoksia vuodelle 2025 (lisätietoja verottajan tiedotteesta). Alla olevassa taulukossa on esitelty sekä vuoden 2024 että 2025 verovapaat korvaukset. 

Verovapaiden korvausten hinnanmuutokset ValueFramessa

Jos käytössänne on ValueFramen matkalaskutoiminto ilman laskutuserittelyä, ValueFrame hoitaa muutokset puolestanne automaattisesti. Jos matkalaskun laskutuserittely on käytössä, tulee verovapaiden korvausten hinnat päivittää käsin.

Seuraavassa kappaleessa kuvaillaan, miten matkalaskun laskutuserittelyn voi tunnistaa järjestelmässä. Jos olet epävarma siitä, tarvitseeko järjestelmässänne tehdä hinnanmuutoksia, olethan yhteydessä ValueFramen tukeen sähköpostitse: tuki.valueframe@visma.com.

Jos käytössänne on matkalaskun laskutuserittely, tuoterekisteristänne löytyvät verovapaiden kilometrikorvausten tuotteet. Pääsette tarkistamaan asian polusta: Hinnasto > Hinnaston ylläpito >Tuoterekisterin ylläpito. Jos näitä tuotteita ei löydy järjestelmästänne, ei toimenpiteitä tarvita.

Jos tuoterekisteristänne löytyvät verovapaiden korvausten tuotteet, tulee ylläolevassa taulukossa mainitut muutokset päivittää tuoterekisterin tuotteiden Myyntihinta-kenttään seuraavan ohjeistuksen mukaisesti.

Tuoterekisterin verovapaiden tuotteiden hintojen päivitys voidaan suorittaa kahdella tavalla riippuen siitä, halutaanko hintoja hallita hinnastojen yleisestä tuoterekisteristä (käytössä runsaasti hinnastoja, ks. kohta A) vai hinnastokohtaisista tuoterekistereistä (käytössä vain vähän hinnastoja, ks. kohta B). 

A) Hintojen päivitys yleiseen tuoterekisteriin

Jos järjestelmässä on runsaasti hinnastoja, eikä verovapaita korvauksia haluta hallita hinnastokohtaisesti, voidaan tuotteiden hinnat päivittää suoraan yleiseen tuoterekisteriin. Tässä päivityksessä tulee huomioida seuraavat seikat: 

• Hinnat tulevat voimaan heti, kun muutos tehdään. Huomioittehan, että
  • vuoden 2024 aikana suoritetut matkat tulee kirjata järjestelmään tiettyyn päivämäärään mennessä. Takaraja tämän vuoden matkojen kirjaamiselle on hyvä tiedottaa henkilöstölle ajoissa.
  • vuoden 2025 puolella suoritettuja matkoja ei tule kirjata järjestelmään ennen kuin hinnat on päivitetty

B) Hintojen päivitys hinnastokohtaisiin tuoterekistereihin

Jos verovapaiden korvauksien hintoja halutaan hallita hinnastokohtaisesti, onnistuu tämä Hinnastojen ylläpito-välilehdeltä lisäämällä jokaiselle hinnastolle uudet hinnat, jotka astuvat voimaan 01.01.2025. 

Vanhojen hintojen tuominen hinnastolle nopeuttaa muokkaamista. Vastataan avautuvaan pop-up-ikkunaan "Kyllä".

Valitsemalla avautuvasta näkymästä Tuoterekisterin hinnat pääsette muokkaamaan verovapaiden korvauksien hintoja. Tuotteiden myyntihinta tulee syöttää Hinta-kenttään.

Tilikaudet ja numerosarjat

Tilikaudet vaikuttavat ValueFramessa sekä verkkolaskutukseen että budjetointiin. Varmistathan hyvissä ajoin ennen vuodenvaihdetta, että vuoden 2025 tilikaudet ovat syötettynä. Tilikaudet syötetään yhtiökohtaisesti ja ne voidaan syöttää etukäteen useammaksi vuodeksi kerrallaan. Huomioithan, että tilikautta ei voi poistaa järjestelmän käyttöliittymästä, joten tarkistathan tiedot huolellisesti ennen tallennusta.

Tilikausien ylläpito löytyy järjestelmästänne riippuen toisesta seuraavista poluista:

        Työkalut > Myyntitavoitteet >Tilikaudet

        Ylläpito > Laskutus >Tilikaudet 

Jos tarjous-, projekti- tai laskunumerosarjat ovat määritelty yhtiössänne vuosikohtaisiksi, tulee vuodenvaihteen yhteydessä määritellä uudet numeroavaruudet edellä mainituille toiminnoille. Numerosarjojen ylläpitotyökalut löytyvät seuraavista poluista:

• Tarjousnumerosarjat: Ylläpito >Tarjoukset >Tarjousnumerosarjojen ylläpito
• Projektinumerosarjat: Ylläpito > Projektit > Projektinumerosarjat
• Laskunumerosarjat: Ylläpito > Laskutus > Laskunumerosarjojen ylläpito

Raportoinnin oletusaikavälin päivittäminen

Vuositasolta haettavien raporttien oletusaikaväli määritellään Yleisissä asetuksissa. Pääkäyttäjät pääsevät päivittämään raportoinnin oletusaikavälin seuraavasta polusta: 

• Ylläpito >Yleiset asetukset > Yleiset asetukset > Raportointi > Raportoinnin oletusaikaväli

Käyttäjämäärän hallinta

Vuodenvaihteessa on suositeltavaa tarkistaa aktiivisten käyttäjätunnusten määrä. Tämä onnistuu kätevästi Käyttäjämäärien hallintanäkymän kautta. Huomioittehan, että käyttäjienhallinta on pääkäyttäjien vastuulla, ja kvartaaleittain tapahtuva laskutus perustuu aktiivisiin käyttäjätunnuksiin, joilla on käyttäjäryhmäliitos. Käyttäjämäärien tarkastelussa suositellaan huomioimaan myös seuraavat seikat: 

1. Testiympäristöjen käyttäjätunnukset: Jos käytössänne on ValueFramen testiympäristö, tulee tarpeettomat käyttäjätunnukset passivoida tietoturvasyistä myös testiympäristöstä.
2. Mobiilisynkronointitunnukset: Jos henkilön tiedoista löytyy synkronointikäyttäjätunnus, oletetaan tunnuksen olevan käytössä ja tästä veloitetaan hinnaston mukaisesti.

ValueFramen tukipalvelut tarjoavat lisätietoa ja apua osoitteessa: tuki.valueframe@visma.com

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei