Tehtäväperusteiden kopiointi osana toimeksiantorakenteen kopiointia


Tehtäväperusteita voidaan myös kopioida kätevästi mallitoimeksiannolta tai toisen asiakkaan toimeksiannolta ValueFramen ”toimeksiannon kopiointi” toiminnon avulla. Tilitoimisto voi esimerkiksi laatia mallitoimeksiannon, joka sisältää kaikki toimiston asiakkuuksien yleisimmät tehtäväperusteet. Mallitoimeksiannolla voi olla esimerkiksi oma tehtäväperusteensa eri yhtiömuotojen tilinpäätökselle. Kopioitaessa valitaan oikean yhtiömuodon mukainen tehtäväperuste.


Valikon kohdassa Toimeksiannot – Toimeksiannon Kopiointi valitaan toimeksianto, jota lähdetään kopioimaan uudeksi toimeksiannoksi. Tässä esimerkissä kopioidaan mallitoimeksianto.



Klikattaessa Hae, ohjelma avaa toimeksiannon kopiointinäkymän. Sen yläosassa annetaan uudelle toimeksiannolle perustiedot:


  • Toimeksiannon nimeen kirjoitetaan uuden toimeksiannon nimi
  • Valintalistalta valitaan oikea asiakas ja tilaaja
  • Vastuuhenkilöksi ohjelma ehdottaa kopiointia tekevää henkilöä
  • Alkamis- ja päättymispäivä sekä toimeksiannon omistava yhtiö sekä status periytyvät lähdetoimeksiannolta ja ne voi muuttaa kopiointivaiheessa


Käyttäjä voi valita mitkä lähdetoimeksiannon palvelut kopioidaan uudelle palvelulle. Tässä esimerkissä kopioidaan Kirjanpito mutta ei palkanlaskentaa, koska kyseinen asiakas laskee palkkansa itse. 



Kullekin luotavalle palvelulle voidaan kopioida työmääräarvio eli resursointi sekä sallitut työlajit, palkkalajit, suoritteet/materiaalit ja jatkuvaislaskutus (mikäli asiakkaalla kiinteä kuukausihinta). Välilehdellä Tehtäväperusteet otetaan kantaan luotaviin tehtäväperusteisiin:



Tehtäväperusteiden pohja tulee lähdetoimeksiannolta, mutta kuvassa esitettyjä tietoja voidaan muuttaa vapaasti kopioinnin yhteydessä. Henkilöä, joka on valittuna palvelun palveluvastaavaksi, tarjotaan oletuksena tehtävien tekijäksi. 


Kaikkia lähdetoimeksiannon tehtäväperusteita ei ole pakko kopioida, vaan vaan käyttäjä valitsee vain kunkin asiakkaan kannalta relevantit tehtäväperusteet. Tämä mahdollistaa esimerkiksi sen, että mallitoimeksiannolle luodaan eri yhtiömuotojen mukaiset tilinpäätöksen tehtäväperusteet, joista kopioitaessa valitaan oikea.


Seuraavat tehtäväperusteen tiedot kopioituvat sellaisenaan:


  • Tehtäväperusteen kuvaus
  • Tehtäväperusteen työlista


Ne voidaan tarvittaessa käydä muuttamassa kopioinnin jälkeen tehtäväperusteen tiedoissa Tallenna ja luo tehtävät. Tämä toiminto kopioi toimeksiannon sekä halutut palvelut ja tehtäväperusteet, jonka jälkeen käyttäjä voi luoda tehtävät uudessa ikkunassa halutulle aikavälille. Tämä kannattaa tehdä aina uutta asiakasta perustettaessa.



Vaihtoehto Tallenna kopioi toimeksiannon sekä halutut palvelut ja tehtäväperusteet, mutta ei luo tehtäviä. 


Tehtäväperusteiden kopiointi palvelulta toiselle


Toimeksiantorakenteen kopiointi on tehokas ja mukava tapa luoda uusien asiakkaiden toimeksiannot ja niiden tehtäväperusteet. Se ei kuitenkaan sovellu seuraaviin tilanteisiin


  • Tilitoimisto käyttää jo ValueFramea ottaessaan tehtäväkäsittelyn käyttöön, joten asiakkaiden toimeksiannot on jo perustettu.
  • Asiakkaalle, jolle on jo toimeksianto ja esimerkiksi taloushallintopalvelu, perustetaan uusi palvelu, esimerkiksi palkanlaskenta.


Tehtäväperusteiden kopiointi palvelulta toiselle mahdollistaa sen, että tehtäväperusteet kopioidaan kätevästi palveluittain esimerkiksi olemassa olevan asiakkaan tai mallitoimeksiannon palvelulta.


Toiminnon käytön lähtökohtana on se, että kohteena olevalle asiakkaalle on perustettu palvelu.


Alla olevassa esimerkissä kopioidaan asiakkaan asiakkaan As Oy Kytölammen taloushallintopalvelu.


Kopioinnin lähteenä olevan As Oy Kytölammen toistuvat tehtäväperusteet – välilehdellä klikataan ”Kopioi”.



Kopiointisivulla valitaan ensin palvelu, jolle tehtäväperusteet kopioidaan, kirjoittamalla muutama merkki kohdepalvelun nimestä.



Tehtäväperusteiden tekijäksi tulee oletuksena kohdepalvelun palveluvastaava. Palvelulle voidaan kopioida halutut tehtäväperusteet ja kuvassa näkyviä tietoja voidaan muuttaa vapaasti.


Seuraavat tehtäväperusteen tiedot kopioituvat sellaisenaan:


  • Tehtäväperusteen kuvaus
  • Tehtäväperusteen työlista


Ne voidaan tarvittaessa käydä muuttamassa kopioinnin jälkeen tehtäväperusteen tiedoissa.



Vaihtoehto Kopioi ja luo tehtävät kopioi tehtäväperusteet, minkä jälkeen käyttäjä voi luoda tehtävät uudessa ikkunassa halutulle aikavälille. Tehtävät luodaan ajastettuna tausta-ajona. Vaihtoehto Tallenna kopioi halutut tehtäväperusteet, mutta ei luo tehtäviä.


Tehtäväperusteen kopioiminen kerralla usealle palvelulle


Tehtäväperuste voidaan kerralla kopioida myös usealle palvelulle. Eli samaan tapaa kuin palvelulta toiselle kopioinnissa valitaan ensin asiakas, jolta tehtäväperusteet halutaan kopioida.


Tässä esimerkissä valitaan asiakas ”Malliasiakas” ja sieltä palkanlaskennan tehtäväperusteet 5kpl, jotka kopioidaan.



Kopiointinäkymässä on valinta ”kopioi useammalle”, jonka valitsemalla voidaan kopioida halutut tehtäväperusteet usealle eri palvelulle kerralla.



Kopioinnissa on mahdollista valita palvelut, asiakkaan luokka sekä toimeksianto. Voidaan myös valita, mitkä tehtäväperusteet halutaan kopioida, eli voidaan valita kaikki tehtäväperusteet tai vaan tarvittavat. Kopiointi tapahtuu ”kopio” painikkeesta, jonka jälkeen on hyvä käydä tarkistamassa että kopioinnit siirtyivät oikein ennen kuin niistä luodaan itse tehtävät.


Huomaathan, että massana usealle asiakkaalle kerralla tehtäväperusteita kopioitaessa kopioitavien tehtäväperusteiden vastuuhenkilöiksi tulee kaikkiin tehtäväperusteisiin palvelun vastuuhenkilö eli niillä palveluilla, joille tehtäväperusteita kopioidaan, tulee näin ollen olla vastuuhenkilötiedot ajantasalla.




Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.