Projektin koontinäkymä


Projektin koontinäkymälle on koottu projektinhallintaan oleellisesti liittyviä tietoja. Tällaisia ovat esimerkiksi projektin perus- ja laskutustiedot, osaprojektien tiedot, resursointitiedot sekä tuotot ja kustannukset. Koontinäkymässä päästään ketterästi sekä tarkastelemaan että muokkaamaan projektin ja sen osaprojektien tietoja samasta näkymästä. 


Allaolevat esimerkkikuvat voivat hieman poiketa käytössänne olevasta järjestelmästä, sillä koontinäkymälle kerätyt kentät vaihtelevat järjestelmän asetuksien mukaan. 


Projektin tiedot


Olemassaolevien projektien hallinta koontinäkymällä


Mikäli koontinäkymä on järjestelmässä aktiivisena, löytyy se projektin tiedoista vasemmasta linkkipalkista: 



Perustiedoissa näytetään projektille keskeisiä ja pakollisia tietoja kuten esimerkiksi nimi, mahdollinen projektinumerosarja, projektipäällikkö sekä hinnasto. Lisätiedoissa keskitytään arvioituihin tunti- ja hinta-arvioihin sekä hälytysrajoihin. Tarkemmat ohjeet projektin määrittämisestä löytyvät artikkelista Projektin perustaminen. 


Tiivistettynä laskutustiedoissa voidaan tarkastella asiakaskohtaisia laskutustietoja sekä tarvittaessa muokata projektille poikkeavat laskutusosoite- ja maksuehtotiedot. Laskutustiedoissa voidaan myös määrittää muita laskutukseen liittyviä projektikohtaisia asetuksia, kuten laskun liitteiden oletusasetukset sekä projektin verollisuus. 


Mikäli projektille halutaan syöttää asiakkaan laskutustiedoista poikkeavat laskutustiedot, onnistuu tämä kynäkuvakkeesta Asiakkaan tiedot -kenttien oikeassa reunassa. Verkkolaskutiedot -kenttien oikeasta reunasta onnistuu vastaavalla tavalla myös projektikohtaisten Verkkolaskutietojen syöttäminen.



Uuden projektin perustaminen


Uusi projekti perustetaan koontinäkymän kautta. Projektin tietojen näkymässä punaisella kehystetyt kentät ovat pakollisia ja ne on täytettävä ennen tallennusta. Jo perustamisvaiheessa projektille voidaan määritellä myös sen lisätiedot, laskutustiedot sekä osassa järjestelmistä myös projektin maksajan tiedot. Kaikkia projektin tietoja voidaan kuitenkin myös täydentää ja muokata koontinäkymällä jälkikäteen. 


 


Osaprojektit


Projektin osaprojektit on koottu projektin koontinäkymälle laajennettavina kokonaisuuksina. Suppeassa näkymässä esitellään mm. osaprojektin liiketoiminta-alue, projektipäällikkö, sekä muita hyödyllisiä tietoja, kuten arvioitu hinta, sekä toteutuneet tunnit ja kate. Viemällä hiiren osaprojektin nimen päälle, avautuu pieni lisätietoikkuna osaprojektin nimen viereen. 



Päästäksesi tarkastelemaan ja muokkaamaan näitä tietoja, tulee osaprojekti laajentaa klikkaamalla pienestä nuolesta osaprojektin nimen edessä. Näkymä ei tallennu automaattisesti, joten tietojen päivittämisen jälkeen tulee painaa "Tallenna" -painiketta osaprojektin tietojen alalaidassa.


Osaprojektin laajennettuihin tietoihin on koottu nostoja osaprojektin perustiedoista, laskutustiedoista sekä ohjaustiedoista kolmelle erilliselle välilehdelle:


Osaprojektin perustiedot


Tältä välilehdeltä löytyvät osaprojektin perustiedot, kuten Nimi, Vastuuhenkilö, Voimassaoloaika, Status, Projektitiimi, ja Laskutustyyppi.



Ohjaustiedot


Ohjaustiedot-välilehdelle on koottu osaprojektien ohjaustietojen kenttiä: Arvioitu hinta, kattohinta, Hälytyshinta, Hälytyshinta prosentteina, Kuukausittainen hälytysraja, tuntien pyöristyssääntö yms. 


Uusimpina kenttinä osaprojektin Ohjaustiedoista löytyvät:


  • Alkuperäinen budjetti EUR
  • Alkuperäinen budjetti h
  • Hyväksytty budjetti EUR
  • Hyväksytty budjetti h
  • Päivitetty ennuste EUR
  • Päivitetty ennuste h



Laskutustiedot


Laskutustiedot-välilehdelle on koottu laskutukseen liittyvät asetukset ja kentät. Laskutustiedot-välilehdeltä löytyy samoja asetuksia kuin osaprojektin vasemmasta linkkivalikosta löytyvältä "Laskutustiedot"-välilehdeltä.



Osaprojektin ylätason oikeasta reunasta löytyy kolme symbolia.


  • Osaprojektien järjestyksen muokkaaminen (kaksipäinen nuoli): Klikkaamalla kaksipäistä nuolta ja pitämässä hiiren painiketta pohjassa, pääset siirtämään osaprojekteja eri järjestykseen. Tämä vaikuttaa myös projektin yhteenvetonäkymään, sekä erillisen osaprojektit-listauksen osaprojektijärjestykseen.

  • Siirtymä Yhteenvetonäkymään (nuoli ikkunasta): Tästä pääset suoraan osaprojektin yhteenvetonäkymänä

  • Poisto (roskakori): Klikkaamalla tästä voit poistaa osaprojektin. Huomioithan tässä yhteydessä kuitenkin, että osaprojektin voi poistaa vain, jos sillä ei ole yhtään tuntikirjauksia tai kulurivejä. Muussa tapauksessa osaprojekti tulee sulkea. 


Lyhyen aikavälin resursointi


Koontinäkymälle on toteutettu myös järjestelmän resursointimallin mukainen resursointi-ikkuna. Kun järjestelmässä on käytössä lyhyen aikavälin resursointi, onnistuu tämän resursointi-ikkunan kautta käsiteltävän projektin osalta vastaavat toimenpiteet kuin Resursointityökalunkin kautta: tätä kautta voidaan lisätä uusi resursointirivi, tarkastella ja muokata jo olemassaolevia resursointeja, sekä tarkastella tuntitoteumia. 



Osaprojektikohtaiset resursoinnit saadaan näkyville klikkaamalla pientä nuolta osaprojektin nimen edessä. Ikkunan oikeasta yläkulmasta löytyvästä liukupainikkeesta voidaan määritellä, halutaanko ikkunassa tarkastella myöskin henkilön tekemiä tunteja. Huomioithan, että tämän asetuksen vaikutus on nähtävissä ainoastaan, kun osaprojektikohtaiset resursoinnit on laajennettu nuolesta auki. 


Kuten resursointityökalussakin, tulee osa toiminnoista näkyviin viemällä hiiren käsiteltävän rivin päälle. Esimerkiksi uuden resursointirivin luominen onnistuu+ merkistä, joka nousee osaprojektin nimen eteen viemällä  hiiren osaprojektin nimen päälle. Tarkat ohjeet eri symbolien toiminnasta on koottu lyhyen aikavälin resursoinnin ohje-artikkeliin.


Pitkän aikavälin resursointi


Kun järjestelmässä on käytössä pitkän aikavälin resursointi, mahdollistaa Koontinäkymän resursointi-ikkuna tämän resursointimallin mukaisten resurssien luomisen ja muokkaamisen.


Luotaessa uusia resursointeja Koontinäkymän kautta, voidaan henkilölle lisätä resursointeja eri aikaväleille. Tämä onnistuu valitsemalla Lisää resurssi. Näistä resursseista voidaan muodostaa myös suoraan tehtävät valitsemalla oikeanpuoleisin valintaruutu Luo tehtävä. Tällöin järjestelmä luo resurssin nimellä tehtävän resursoidulle henkilölle. Mikäli samaa resurssia halutaan jakaa useammalla tehtävälle, voidaan esimerkkikuvan mukaisesti lisätä tehtävärivejä resursointirivin alapuolelle valitsemalla Lisää tehtävärivi.



Kun projektilla on jo valmiita resursointeja, onnistuu niiden muokkaus samasta näkymästä. Tästä näkymästä selviää, kuinka monta tuntia henkilö on kirjannut kyseiselle osaprojektille kirjauksen kohdistuessa hänelle tehtyyn resursointiin. Tämän lisäksi sekä resursoitujen että kirjattujen tuntien hintatietoja voidaan tarkastella tätä kautta.



Budjetti


Projektin seurannan helpottamiseksi koontinäkymälle voidaan syöttää myös osaprojektikohtaisia budjetteja. Syötetty budjetti on viitearvo, eikä se vaikuta projektin laskutukseen.


Kun osaprojektille on luotu budjetti, nousee valmiin budjettirivin perään kolme symbolia:


  • Budjetin jakaminen kuukausittain (neliruutu):  Budjetin lukujen jakaminen eri kuukausille erillisessä pop-up-ikkunassa
  • Oston lisääminen (plussa ympyrässä)



Alihankinnat ja muut ostot


Koontinäkymän kautta alihankinnoista ja ostoista voidaan tarkistaa kootusti, mitä ostoja ja alihankintoja osaprojekteille on kirjattu. Tästä näkymästä löytyvät myös esimerkiksi tiedot siitä, mihin ostot kohdistuvat ja tullaanko ne laskuttamaan. 


Uuden ostorivin lisääminen onnistuu valitsemalla Lisää ostorivi. Tästä aukeavassa näkymässä pakolliset avoimet kentät (esimerkkikuvassa Nimike ja A-hinta) markkeerataan punaisella korostusvärillä. Oston poistaminen onnistuu rivin lopusta löytyvästä roskakori-ikonista.



Maksuerät


Koontinäkymän kautta pystytään sekä tarkastelemaan, poistamaan, kopioimaan että lisäämään myyntirivejä. Myyntien haku aikaväliltä onnistuu ikkunan vasemmasta yläkulmasta valitsemalla tarkasteltava aikaväli. Uuden myynnin lisäys onnistuu valitsemalla Lisää uusi myynti.



Status-kenttään päivittyy sen laskun laskunumero, jolle myyntirivi on liitetty. Mikäli myyntiä ei ole vielä laskutettu, nousee tähän sarakkeeseen tieto siitä, onko myynti kesken-, laskutusvalmis-, vai laskutettu-tilassa. Jo laskutetut myynnit näkyvät tässä ikkunassa harmaalla taustalla, eikä näitä voi muokata.


Status-sarakkeen oikealta puolelta löytyy vielä kaksi ikonia: Kopiointi sekä Poisto. Valittaessa Kopiointi-ikoni (toinen oikealta) järjestelmä luo uuden myyntirivin täsmälleen samoilla tiedoilla, kuin mitä kopioitavalle riville on syötetty. Näin ollen voidaan säästää aikaa ei ollenkaan tai vain vähän toisistaan eroavien myyntien syötössä.



Mikäli projektilla on runsaasti maksueriä, niitä voidaan suodattaa seuraavien ominaisuuksien mukaan:

  • Laskutuspäivä
    • Haku kohdistuu maksuerän laskutuspäivään
  • Osaprojekti
  • Status
  • Tuote
    • Alasvetovalikko, jossa kaikki aktiiviset tuotteet sekä sellaiset passiiviset tuotteet, joita projektin maksuerissä on käytetty.
  • Vapaa sanahaku
    • Haku kohdistuu maksuerän nimikkeeseen



Mikäli koontinäkymän Maksuerillä on tallentamattomia muutoksia, ei hakutuloksia voi suodattaa vaan muutokset tulee joko hylätä tai tallentaa ensin.






 


 


 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.