- Raportin käyttötarkoitus
- Raportin käynnistysvalinnat
- Raportin rajaustekijät
- Raportin sisältö ja laskentasäännöt
- Raportin exportointi (PDF ja Excel)
Raportin käyttötarkoitus
ValueFramen kannattavuusraporttia hyödynnetään asiakkaiden, projektien ja projektipäälliköiden kannattavuuden seurannassa sekä eri liiketoiminta-alueiden kannattavuuden seurannassa.
Alla on kuvattu esimerkinomaisesti eri rooleja, joissa raportin tietoja tarvitaan.
- Johto
- Raportin avulla käyttäjä voi ajaa listauksen yrityksen kannattavuudesta asiakkaittain, projekteittain tai osaprojekteittain eriteltynä.
- Voidaan tarkastella miten eri projektipäälliköiden projektit kannattavat.
- Johto voi myös tarkastella eri liiketoiminta-aluiden eli palvelujen tai liiketoiminta-yksiköiden kannattavuutta.
- Esimies
- Raportin avulla käyttäjä voi ajaa listauksen omien alaistensa projektien kannattavuudesta asiakkaittain, projekteittain tai osaprojekteittain eriteltynä tai projektipäälliköittäin summattuna.
- Asiakasvastaava
- Raportin avulla käyttäjä voi ajaa listauksen omien asiakkaidensa projektien kannattavuudesta asiakkaittain, projekteittain tai osaprojekteittain eriteltynä.
- Projektipäällikkö
- Raportin avulla käyttäjä voi ajaa listauksen omien projektiensa tai osaprojektiensa kannattavuudesta asiakkaittain, projekteittain tai osaprojekteittain eriteltynä.
Raportin käynnistysvalinnat
Raportti käynnistetään valikosta Raportit > Kannattavuus > Kannattavuusraportti.
Kannattavuusraportin voi viedä suoraan Exceliin ilman raportin tekemistä. Riittää, että valitset tarvittavat rajaustekijät ja klikkaat hakuehtojen alta löytyvää "Vie Exceliin" -painiketta.
Raportilla voidaan käyttää alla kuvattuja rajaustekijöitä. Käytössä olevat rajaustekijät määräytyvät kunkin ValueFrame-asiakkaan määritysten sekä kunkin käyttäjän käyttöoikeuksien perusteella. Tarkoituksena on helpottaa raportin käyttöä. Esimerkkinä voidaan mainita:
- Kustannuspaikkavalinta ei ole käytössä, jos yrityksellä ei ole kustannuspaikkaseurantaa.
- Jos käyttäjällä on oikeudet vain omiin projekteihin, hänelle ei näytetä tarpeettomia rajauskriteerejä.
Rajaustekijät toimivat multi-select periaatteella, eli käyttäjä voi rajata mukaan esimerkiksi yhden tai useamman projektipäällikön.
Kohdasta Lisävalinnat saadaan avattua lisää valintoja.
Hakuehtojen tallennus
Käyttäjä voi tallentaa valmiita raportteja rajausehtoineen. Näin kiinnostavat raportit löytyvät myöhemminkin vaivattomasti. Valmiit raportit voidaan myös määrittää suosikeiksi, jolloin ne voidaan käynnistää suoraan valikosta. Jos käyttäjälle on annettu käyttöoikeudet, hän voi myös tallentaa valmiita raportteja kaikkien käyttäjien käyttöön.
Valitaan ensin halutut hakuehdot. Kuvan esimerkissä haetaan edellisen kuukauden kannattavuus. Hakuvalintojen jälkeen klikataan "Tallenna hakuehdot".
Tämän jälkeen annetaan tallennetulle raportille haluttu nimi sekä käyttöoikeusryhmä. Asetusryhmän avulla on mahdollista lajitella tallennetut raportit eri väliotsikoiden alle. Asettamalla ruksin kohtaan "Tallenna suosikiksi", saa valmiin haun myös Suosikit-valikkoon.
Tallennetut valmiit raportit löytyvät hakuehtojen oikeasta yläkulmasta. Valitsemalla halutun raportin, tiedot haetaan automaattisesti.
Raportin rajaustekijät
Allaolevassa taulukossa on kuvattu rajaustekijöiden käyttötarkoitus ja toiminta.
| Rajaustekijä | Toiminta |
| Aikarajaus | Tässä annettu aikaväli rajaa laskulla esitetyt kulut sekä tuotot. Tuotot kohdistuvat laskun päivän perusteella ja kulut (ostot, matkakulut, tunnit) toteutumisajankohdan, esimerkiksi tuntikirjauksen päivämäärän perusteella. |
| Summataso | Summatasolla valitaan raportin tarkastelunäkökulma eli minkä mukaan luvut summataan
Tässäkin voidaan porautua henkilötasolta asiakas-, projekti- ja osaprojektitasolle. "Liiketoiminta-alueittain" summaa luvut liiketoiminta-alueittain. (Tilitoimistoalan ValueFrame kannoissa käytetään termiä "palvelutyyppi"). Tällöin raportilla tarkastellaan ja vertaillaan eri liiketoiminta-alueiden kannattavuutta. Käyttäjä voi valita, millä liiketoiminta-alueen hierarkiatasolla hän haluaa lukuja tarkastella. Jos yritys on ryhmitellyt liiketoiminta-alueita liiketoiminta-alueryhmiksi, voidaan tarkennetussa haussa valita rajoitusehdoksi halutut liiketoiminta-alueryhmät kohdassa liiketoiminta-alue. |
| Yhtiö | Jos samassa ValueFrame-kannassa on useampi yhtiö, voidaan tässä käyttää rajauskriteerinä sitä, mikä yhtiö omistaa ja laskuttaa projektit. |
| Kustannuspaikka | Jos ValueFramen käyttäjäyritys on ryhmitellyt työntekijät kustannuspaikkoihin, voidaan tässä rajata raportille tietyn kustannuspaikan henkilöiden projektit tai asiakkuudet. Rajaus siis toimii sillä perusteella, mihin kustannuspaikkaan vastuuhenkilö kuuluu, esimerkiksi projektit, joiden projektipäällikkö kuuluu kustannuspaikkaan "Tampereen toimisto". |
| Henkilöryhmä | Jos ValueFramen käyttäjäyritys on ryhmitellyt työntekijät henkilöryhmiin, voidaan tässä rajata raportille tietyn henkilöryhmän henkilöiden projektit tai asiakkuudet. Rajaus siis toimii sillä perusteella, mihin henkilöryhmään vastuuhenkilö kuuluu, esimerkiksi asiakkuudet, joiden asiakasvastaava kuuluu henkilöryhmään "Uudet myyntipäälliköt". |
| Vastuuhenkilö | Tässä voidaan rajata yksilötasolla henkilöt, joiden projektit tai asiakkuudet raportilla esitetään. |
| Rooli | Tässä valitaan rajataanko mukaan otettavat projektit ja asiakkaat projektipäällikkyyden vai asiakasvastaavuuden perusteella. Valitaan siis näytetäänkö ne projektit, joissa henkilö on projektipäällikkö vai ne asiakkaat projekteineen, joiden asiakasvastaava tietty henkilö on. Rooli tulee valittavaksi vain kun raportti ajetaan summauksella "vastuuhenkilö" tai raporttia rajataan kustannuspaikan, henkilöryhmän tai henkilön perusteella. |
| Aikarajaus, laskutus | Tässä voidaan antaa tarvittaessa tuotoille (laskuille) eri aikarajaus kuin ylempänä lomakkeella annettu yleinen aikarajaus. Tätä voidaan hyödyntää esimerkiksi silloin, jos työt laskutetaan vasta työsuoritusta seuraavan kuun aikana eli eri kuussa päivätyillä laskuilla. |
| Yhdistele konserneittain | Tällä valinnalla asiakaskonsernin luvut summataan konsernin emoyhtiön luvuiksi. Emoyhtiön alla voidaan porautua tarkastelemaan asiakaskonsernin eri projektien lukuja. |
| Asiakas | Tässä voidaan rajata tietylle asiakkaalle tai tietyille asiakkaille toteutetut projektit. |
| Asiakkaan luokka | Tässä voidaan rajata valitun luokan tai luokkien asiakkaiden toteutetut projektit. |
| Asiakkaan status | Tässä voidaan rajata valitun statuksen tai statuksien perusteella asiakkaille toteutetut projektit. |
| Toimialaluokitus | Tässä voidaan rajata valitun toimialaluokituksen tai toimialaluokituksien perusteella asiakkaille toteutetut projektit. |
| Asiakkaan tyyppi | Tässä voidaan rajata valitun asiakastyypin tai asiakastyyppien perusteella asiakkaille toteutetut projektit. |
| Projektin status | Tässä voidaan rajata projekteja statuksen perusteella. Voidaan esimerkiksi tarkastella vain valmiiden projektien kannattavuutta. |
| Projekti | Tässä voidaan rajata tarkasteluun vain tietty projekti tai tietyt projektit. |
| Liiketoiminta-alue | Tässä voidaan rajata raportille halutut liiketoiminta-alueet. Jos käyttäjä on ryhmitellyt liiketoiminta-alueita liiketoiminta-alueryhmiksi, voidaan raportilla rajata myös halutut liiketoiminta-alueryhmät. Tällöin liiketoiminta-alueryhmä esitetään raportin ylimpänä tasona, josta voidaan porautua liiketoiminta-aluetasolle. |
| Laskutustyyppi | Tässä voidaan rajata tarkasteluun esimerkiksi vain asiakasprojektit jättämällä tarkastelusta ulos sisäiset osaprojektit, joiden laskutystyyppi on esimerkiksi loma, kurssit ja opiskelu jne. Voidaan myös seurata erikseen tuntilaskuttevien ja kiinteähintaisten osaprojektien kannattavuutta. |
| Osaprojektin status | Tässä voidaan rajata osaprojekteja statuksen perusteella. Voidaan esimerkiksi tarkastella vain valmiiden osaprojektien kannattavuutta. |
| Osaprojekti | Tässä voidaan rajata tarkasteluun vain tietty tai tietyt osaprojektit. |
Raportin sisältö ja laskentasäännöt
Alla on esimerkki kannattavuusraportista ajettuna asiakkaittain.
Raportin sarakkeet ja laskentasäännöt ovat:
| Sarake | Sisältö |
| Laskutus | Laskutus annetulta aikaväliltä laskun päivän perusteella. |
| Ostot | Alihankintaostot, joissa oston päiväys on annetulla aikavälillä. |
| Matkat | Matkakulut annetulta aikaväliltä. Kohdistus voidaan määrittää joka matkalaskun päiväyksen tai matkalaskun alkupäivän mukaiseksi. |
| Myyntikate | Laskutus – ostot – matkakulut eli oman työn tuotto |
| Myyntikate % | myyntikate €/laskutus € * 100 |
| Tunnit | Kirjattujen työtuntien kappalemäärä annetulta aikaväliltä |
| Työkustannus | Oman työn kustannukset eli tuntikirjausten kappalemäärä * kunkin henkilön omakustannushinta. |
| Kannattavuus | Laskutus – ostot – matkat – työkustannus |
| Kannattavuus /h | Kannattavuus / tunnit |
| Kannattavuus % | Kannattavuus /laskutus * 100 |
| Myyntikate /h | Myyntikate / tunnit. Tästä käytetään myös termiä keskituntihinta. |
| Tavoitehinta /h | Tämä sarake näytetään raportilla vain, jos asiakas seuraa ValueFramessa tavoitehintoja. Tässä esitetään keskituntihinnan vertailulukuna paljonko laskutusta olisi pitänyt tavoitehinnaston mukaan saada per tunti. Tavoitehinnastossa voidaan esimerkiksi määrittää kullekin työntekijälle oma tavoitehinta eli laskutustavoite per tunti. |
Raporttiin porautuminen
Kannattavuusraportti mahdollistaa porautumisen asiakas- tai vastuuhenkilötasolta aina osaprojektitasolle klikkaamalla vasemman sarakkeen kolmiokuvaketta. Alla olevassa kuvassa on valittu summatasoksi asiakas ja porauduttu asiakkaan Creditum Oy projektin 2019 osaprojektitasolle. Lisäksi klikaamalla asiakkaan, projektin tai osaprojektin nimeä pääsee siirtymään valitun objektin yhteenveto-sivulle. Tunnit sarakkeesta klikkaamalla voi siirtyä suoraan tapahtumaraportille josta näkee tarkemman tapahtumaerittelyn.
Alla on vastaavasti valittu summatasoksi vastuuhenkilö ja analysoitu projektipäällikkö Harry Kangasteen projektien kannattavuutta.
Raportin exportointi (PDF ja Excel)
Kannattavuusraportti voidaan exportoida exceliin tai PDF:ksi raportin vasemman alareunan kuvakkeista. Exceliin ja PDF exportoitaessa voidaan valita minkälaisena tiedosto halutaan exportoida. PDF:n osalta valittavana on ylätaso eli välisummatasot tai kaikki tasot joilloin exportoituu avattu näkymä välisummatasoineen. Voidaan myös valita halutaanko tuloste koossa A4 tai A3. PDF-tiedostolla näytetään yhtiön logo, mikäli raportille on valittu vain yksi yhtiö.
Exceliin exportoitaessa valittavana on Ylätaso, Kaikki tasot ja Pivot-malli. Lisäksi voidaan valita halutaanko tuoda otsikkotietoja, sarakeotsikoita, kokonaissummarivi sekä tiedostomuoto (xlsx, csv, ods).
PDF-exportin valinnat:
PDF-raportti, johon exportoitu ylätasot:
PDF-raportti, johon on exportoitu kaikki tasot:
Excel-exportin valinnat:
Excel-raportti, johon exportoitu ylätasot:
Excel-raportti, johon on exportoitu kaikki tasot:
Excel-raportti, joka on exportoitu Pivot-mallilla:
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback