Asiakastoimeksiannon rakenne


Tilitoimistoissa on yleensä kullekin asiakkaalle yksi toistaiseksi voimassa oleva toimeksianto. Toimeksianto koostuu erityyppisistä palveluista, esimerkiksi taloushallinto, palkanlaskenta ja muut palvelut. Saman asiakkaan eri palveluilla on joskus eri hinnoittelumalleja, esimerkiksi kirjanpidosta veloitetaan usein eri perustein kuin palkanlaskennasta. Tilitoimistoissa halutaan usein myös seurata erikseen esimerkiksi palkanlaskennan ja kirjanpidon työmääriä ja katteita.


Alla on esimerkki Toimeksiannon ja palvelun rakenteesta. Tuntikirjauksessa tunnit voidaan tarvittaessa kirjata eri työlajeille. Tämä on tarpeen jos saman palvelun sisällä erityyppisestä työstä veloitetaan eri hinta, esimerkiksi kirjanpidon sisällä ”peruskirjanpidosta” veloitetaan 55 €/h mutta verosuunnittelusta 80 €/h.


Asiakastoimeksiantoihin sisältyvät laskutuksen perusteet eli työtunnit ja suoritteet (esimerkiksi palkkalaskelmat ja vientirivit) kohdistuvat aina palveluun eli esimerkiksi Asiakas Oy:n taloushallintoon tai palkkoihin. Asiakkaalta voidaan laskuttaa myös esimerkiksi kiinteitä taloushallinnon kuukausiveloituksia. Myös nämä jatkuvat veloitukset kohdistuvat palveluun. Näin voidaan seurata paitsi tietyn asiakkaan työmääriä ja katteita myös sitä, miten nämä jakaantuvat esimerkiksi taloushallinnon ja palkanlaskennan kesken.


ValueFramessa palvelu on laskutustyypiltään joko kiinteähintainen tai tuntilaskutteinen.


  • Tuntilaskutteisessa palvelussa kaikki kirjatut tunnit tulevat mukaan laskutukseen hinnaston mukaisin hinnoin.
  • Kiinteähintaisessa palvelussa kirjatut tunnit eivät tule mukaan laskutukseen vaan asiakkaalta laskutetaan esimerkiksi suoritteita (vientirivit, palkkalaskelmat jne.) tai kiinteitä veloituksia, esimerkiksi kirjanpidon kuukausiveloitus. Tunnit tallentuvat kuitenkin järjestelmään hinnaston mukaisin hinnoin ja niitä käytetään vaihtoehtoistuottojen raportoinnissa.
  • Mikäli perustetaan kiinteähintaisia palveluita, huomaathan perustaa mahdollisesti tuntiveloituksella laskutettaville lisätöille omat palvelut.


Alla olevassa kuvassa on esimerkki asiakkaalle perustetusta toimeksiannosta palveluineen.


Toimeksiannon perustaminen


Toimeksiannon perustaminen kopioimalla


Tehokkain tapa toimeksiannon ja sen palveluiden perustamiseen on käyttää toimeksiannon kopiointi – toimintoa. Ennen toimeksiannon kopiointia tulee olla valmiina:


  • asiakas, jolle toimeksianto luodaan kopioimalla
  • asiakkaalla on mielellään valittuna oikea hinnasto
  • kyseisen asiakkaan yhteyshenkilö on perustettu kontaktina (suositeltavaa)



Valikon kohdassa Toimeksiannot – Toimeksiannon Kopiointi valitaan toimeksianto, jota lähdetään kopioimaan uudeksi toimeksiannoksi. Tässä esimerkissä kopioidaan asiakkaan Mallitoimeksianto palveluineen.


Syötä ensin muutama merkki kopioinnin lähteenä olevan asiakkaan nimestä.


Klikattaessa Hae, ohjelma avaa toimeksiannon kopiointinäkymän. Sen yläosassa annetaan uudelle toimeksiannolle perustiedot:


  • Toimeksiannon nimeen kirjoitetaan uuden toimeksiannon nimi
  • Valintalistalta valitaan oikea asiakas ja tilaaja
    • Huom! Tilaaja tieto tulee laskulle, joten jos et halua sitä laskulle, jätä se valitsematta

  • Vastuuhenkilöksi ohjelma ehdottaa kopiointia tekevää henkilöä
  • Valitse oikea alkamis- ja päättymispäivä
  • Toimeksiannon omistava yhtiö sekä status periytyvät lähdetoimeksiannolta ja ne voi muuttaa kopiointivaiheessa


Käyttäjä voi valita mitkä lähdetoimeksiannon palvelut kopioidaan uudelle toimeksiannolle. Kopioitavat palvelut valitaan sinisestä plus-kuvakkeesta. Tässä esimerkissä kopioidaan Kirjanpito-palvelu, mutta ei palkanlaskentaa, koska kyseinen asiakas laskee palkkansa itse.


Kullekin luotavalle palvelulle voidaan kopioida resursointi (eli henkilöstön arvioidut työmäärät palvelulle) sekä sallitut työlajit, palkkalajit ja suoritteet. Kopioitaessa tulee käydä läpi kaikki välilehdet ja valita mitä halutaan kopioida. Välilehtiä ovat:


  • perustiedot
  • työlajit
  • palkkalajit
  • tehtäväperusteet
  • myynnit
  • jatkuvaislaskutus


Välilehdellä Tehtäväperusteet otetaan kantaan luotaviin tehtäväperusteisiin:


Tehtäväperusteiden pohja tulee mallitoimeksiannolta, mutta kuvassa esitettyjä tietoja voidaan muuttaa vapaasti kopioinnin yhteydessä. Henkilö joka on valittuna palvelun palveluvastaavaksi, tulee oletuksena tehtävien tekijäksi.


Kaikkia mallitoimeksiannon tehtäväperusteita ei ole pakko kopioida, vaan käyttäjä valitsee vain kunkin asiakkaan kannalta relevantit tehtäväperusteet. Tämä mahdollistaa esimerkiksi sen, että mallitoimeksiannolle luodaan eri yhtiömuotojen mukaiset tilinpäätöksen tehtäväperusteet, joista kopioitaessa valitaan oikea.


Seuraavat tehtäväperusteen tiedot kopioituvat sellaisenaan:


  • Tehtäväperusteen kuvaus
  • Tehtäväperusteen työlista


Ne voidaan tarvittaessa käydä muuttamassa kopioinnin jälkeen tehtäväperusteen
tiedoissa. Kun kopioitavat palvelut on valittu ja tiedot eri välilehdiltä tarkistettu. Voidaan painaa joko 


  • "Tallenna ja luo tehtävät" 
    • Kopioi toimeksiannon sekä halutut palvelut ja tehtäväperusteet, jonka jälkeen käyttäjä voi luoda tehtävät uudessa ikkunassa halutulle aikavälille. Tämä kannattaa tehdä aina uutta asiakasta perustettaessa, mikäli ei ole tarvetta tehdä tehtäväperusteille asiakaskohtaisia lisäyksiä/muutoksia.


TAI


  • "Tallenna"
    • Kopioi toimeksiannon sekä halutut palvelut ja tehtäväperusteet, mutta ei luo tehtäviä. Tehtävät voidaan luoda myöhemmin tehtävien massaluontitoiminnolla.


Toimeksiannon kopioinnin hyödyntämisideoita


Toimeksiannon kopioinnissa voidaan kopioinnin pohjana hyödyntää joko oikeiden asiakkaiden toimeksiantoja tai mallitoimeksiantoja. Eräät tilitoimistot ovat tehneet omat mallitoimeksiannot erityyppisille asiakkaille (perinteinen asiakas ja ”digitaalinen asiakas” jne). Jos käytetään mallitoimeksiantoja, kannattaa ”malliasiakkaan” statukseksi asettaa asiakassuhde päättynyt, jotta malliasiakkaalle ei luoda tehtäviä tehtävien massaluonnissa.


 


Uuden palvelun lisääminen toimeksiannolle


Usein asiakkaan toimeksiantoon pitää lisätä uusi palvelu. Uusi palvelu voidaan lisätä esimerkiksi toimeksiannon yhteenvetonäkymässä klikkaamalla ”Uusi palvelu”.


Avautuvalla lomakkeella seuraavat tiedot ovat keskeisiä:


  • Anna palvelulle nimi
  • Valitse vastuuhenkilö
  • Valitse palvelutyyppi
  • Voit kirjoittaa palvelun kuvauksen ohjeeksi tuntien kirjaajille
  • Valitse laskutustyyppi (tuntilaskutteinen tai kiinteähintainen)
  • Palvelu käyttää oletuksena asiakkaan/toimeksiannon hinnastoa eli älä muuta valintaa
  • Tallenna


 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.