Ostolaskujen siirto Netvisorista ValueFrameen


ValueFramen ja Netvisorin välille on toteutettu ostojen haku kirjanpidosta. Ostolaskun rivit on mahdollista kohdistaa Netvisorissa halutulle osaprojektille, jonka perusteella ne tuodaan ValueFrameen ostolaskuiksi. Ostot voidaan tarvittaessa laskuttaa asiakkaalta.


Toiminnon aktivointi


ValueFrame aktivoi liittymän yhteistyössä asiakkaan kanssa. Asiakasyrityksen edustaja luo integraatiotunnukset sekä -avaimen. Rajapintatunnukset luodaan Netvisorissa valinnalla Hallinta > Palvelun hallinta > Yrityksen tiedot - Ulkoisen järjestelmän tunnisteet. ValueFramen asiantuntija määrittää tunnukset ValueFrameen.


Varmista ensimmäisenä, että yhtiön tiedoissa "Perustiedot" -välilehdellä on syötetty yrityksen y-tunnus. Rajapinta tunnistaa lähettävän yrityksen y-tunnuksen perusteella, joten varmista että y-tunnus on varmasti oikein.



Osaprojektien siirto laskentakohteeksi


Jotta kulut voidaan ValueFramessa kohdistaa oikealle osaprojektille, tulee ne viedä Netvisoriin laskentakohteiksi. Tätä varten ValueFramen asiantuntija määrittää yhdessä asiakasyrityksen kanssa minkä laskentakohteen otsikon alle osaprojektit halutaan tuoda. Tyypillisesti otsikkona käytetään samoja termejä kuin ValueFramen puolella.


Tämän lisäksi määritetään minkä liiketoiminta-alueen osaprojektit halutaan siirtää Netvisoriin. Oletuksena siirretään aina kaikki. Lisäksi mikäli käytössä on Visma Solutionsin palvelulaskujen jälleenlaskuttaminen, tulee määrittää Netvisor jälleenlaskutustyyppi.


Netvisorissa tehtävät asetukset on ohjeistettu Netvisorin Help-sivustolla.



Osaprojektit siirretään aina automaattisesti Netvisoriin kun:


  • Uusi osaprojekti tallennetaan
  • Olemassa olevan tietoja muokataan


Ostolaskujen hakuasetukset


Ostolaskujen haun automatisointia varten on erillinen ylläpitonäkymä. Valinnalla Ylläpito > Laskutus > Netvisor ostolaskujen hakuasetukset tulee ylläpidossa määrittää:


  • Aktiivinen: kyllä/ei

  • Voimassaoloaika: pitkälle tulevaisuuteen

  • Toistuvuus: päivittäin, viikoittain, kuukausittain, päivittäin x minuutin välein *

  • Toistuvuusasetus: haku suoritetaan esim. klo 6.00 alkaen aina 5 minuutin välein

  • Ostot tuodaan myös päättyneille osaprojekteilla: kyllä / ei

  • Rivien päivitys käytössä: kyllä / ei
    • Kyllä: Tuplarivit päivitetään uusilla tiedoilla automaattisesti. Esim. jos Netvisorissa osaprojekti päivitetään ja kulu siirretään uudelleen Valueframeen päivitetään ostolle oikea osaprojekti. Tietojen päivittäminen koskee mitä tahansa tiliöintirivin tietoja, joita Netvisorissa on muutettu.
    • Ei: Rivejä ei päivitetä automaattisesti uusilla tiedoilla. Mikäli riviä yritetään tuoda ValueFrameen uudestaan, jää tämä duplikaattivirheeseen, eikä rivi siirry ValueFrameen ostona.

  • Ostopäivän määräytyminen: sisäänluettavan aineiston perusteella (oletus) / hakupäivän perusteella

  • Yhtiöt, joiden ostolaskut haetaan ValueFrameen: varmista yhtiön Netvisor tunnukset

  • Virheilmoitukset lähetetään henkilöille: henkilöille, jotka valittu listalle


* Toistuvuusvalinnat:


  1. Päivittäin -valinta jonka jälkeen käyttäjä antaa alkuajan ja syöttää kuinka monen tunnin välein haku suoritetaan. Esim. klo 8.00 alkaen aina 2 tunnin välein.

  2. Viikoittain -valinnalla valitaan viikonpäivä / viikonpäivät milloin haku suoritetaan (esim. joka viikko haetaan ma-pe)

  3. Kuukausittain -valinnalla annetaan mikä kuukauden päivä haku suoritetaan (esim. aina kuukauden 15. päivä kun ostolaskujen hyväksyntä on valmistunut)

  4. Päivittäin x minuutin välein -valinta jonka jälkeen käyttäjä antaa alkuajan ja syöttää kuinka monen tunnin välein haku suoritetaan. Esim. klo 6.00 alkaen aina 5 minuutin välein.


ValueFrame suorittaa haun automaattisesti näiden asetusten mukaisesti ja lähettää haun jälkeen aina ilmoituksen valituille käyttäjille.



Asiakastietojen siirto


Mikäli käytössä on Visma Solutionsin palvelulaskujen jälleenlaskuttaminen, tulee asiakkaat siirtää Netvisoriin reaaliaikaisena. Näin ollen asiakastiedot löytyvät myös Netvisorista, kun ostolaskuja käsittellään Netvisorin massatoiminnolla.


Asiakastietojen mukana siirretään:


  • Vaihtoehtoinen asiakasnumero
  • Y-tunnus
  • Nimi
  • Osoitetiedot: mikäli on annettu postitusosoite tuodaan se, muutoin katuosoite
  • Maa
  • Asiakasryhmä (määritellään kiinteästi vakiona kaikille asiakkaille – ei pakollinen)
  • Puhelin
  • Fax
  • Sähköpostiosoite
  • www
  • Aktiivinen / passivinen
  • Laskutuksen sähköpostiosoite
  • Verkkolaskuosoite sekä operaattoritunnus
  • Laskutuskieli


Lisätietoja ostolaskujen siirrosta Netvisorissa täältä.



Ostolaskujen käsittely Netvisorissa


Ohjeet ostolaskujen käsittelyyn Netvisorissa voit lukea täältä.


Ilmoitukset


Jokaisen ostojen haun jälkeen valituille henkilöille lähetetään sähköposti, jossa listataan mahdolliseen virheeseen jääneet kulutositteet sekä virheen syyt. Lisäksi sähköpostissa näytetään ValueFrameen onnistuneesti siirretyt rivit sekä näiden osaprojektit.


Sähköpostin lähettäjänä näytetään aina ValueFrame admin-käyttäjä ja sähköpostiosoitteena tuki.valueframe@visma.com.



Virheilmoitukset näytetään myös ValueFramen etusivulla halutuille käyttäjille. Virheilmoituksen saa käyttöön käyttöoikeuksien puitteissa klikkaamalla etusivun yläosasta "Asetukset" ja valitsemalla näytettäväksi widgetiksi "Notifikaatiot".


Ilmoituksessa näytetään Netvisorin muodostama nimi (toimittaja + laskun numero) sekä siirron ajankohta. Lisäksi viemällä kursorin ilmoituksen päälle, näytetään lisätiedoissa ostohinta sekä virheen syy. Ilmoituksen voi kuitata pois etusivulta, kun puuttuvat tiedot on korjattu ja kulu siirretty onnistuneesti ValueFrameen.




Ostot ValueFramessa


Siirron jälkeen kulut löytyvät osaprojektilta ValueFramen ostoina. Tarvittaessa ostot voi läpilaskuttaa asiakkaalta, muokata myyntihintaa, laskutuspäivää jne.





Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.