Tehtäväperusteen luominen


ValueFramessa asiakkaan tiedoissa olevalla Tehtäväperuste-välilehdellä voidaan luoda asiakkaalle tehtäväperusteet, joiden avulla luodaan yksittäiset (esimerkiksi kuukausittain toistuvat) tehtävät.


Alla olevassa kuvassa luodaan tehtäväperuste ”tilinpäätös”.



  • Otsikko kuvaa ytimekkäästi tehtävän asian

  • Palveluksi valitaan jokin asiakkaan palvelu, esimerkiksi kirjanpito. (kirjoita palvelun valintaboksiin asiakkaan nimi, niin saat asiakkaan palvelut valittavaksesi).

  • Vastuuhenkilöksi eli tehtävän tekijäksi valitaan tilitoimiston henkilö, jonka vastuulla asia on. (oletuksena palvelun palveluvastaava)

  • Vastuu (Asiakas tai Tilitoimisto) kertoo kumpi osapuoli on aktiivinen, esimerkiksi lähettää aineiston.

  • Status määrittää, mille statukselle tehtäväperusteen avulla luodut tehtävät tulevat.

  • Toistuvuus (viikko, viikoittain, kuukausi, kuukausittain, vuosittainen) ja deadline (esim. kuun 10. päivä, perjantai, 20.3.2020) määrittävät miten tehtävien deadlinet luodaan.

  • Tapahtumapäivän siirrolla voidaan määrittää mihin kauteen tehtävät liittyvät. Kuvan esimerkissä tapahtumapäivä on deadlinea edeltävä vuosi. 
  • Tapahtumapäivän esitystapa määrittää millä tavalla tapahtumapäivä esitetään raporteilla. 
  • Työmääräarvio kertoo paljonko tehtävään arvioidaan kuluvan aikaa tunteina.

  • Kuvauskenttään voidaan kirjoittaa mitä tehtävällä tehdään. Kuvaus periytyy tehtäville. Asiakkaan eri tehtäväperusteille kirjoitetut kuvaukset muodostavat ytimekkään prosessikuvauksen.

  • Työlistalle voidaan luoda luettelo tehtäväperusteeseen kuuluvista töistä. Työlista periytyy jokaiselle tehtävälle. Työlistan avulla voidaan luoda tekijälle yksityiskohtainen ”tsekkilista”/työohje. Tehtävän piiriin kuuluvia yksittäisiä töitä voidaan kuitata tehdyksi yksitellen. Työlista on kätevä laajojen tehtävien, esimerkiksi tilinpäätöksen hallinnassa.

  • Tehtävän tyypillä voidaan luokitella tehtäviä tarkemmin. Yhdellä tehtäväperusteelle voidaan valita useampi tyyppi. Tyyppi periytyy yksittäisille tehtäville.

  • Oletussuoritteet kohdassa voidaan valita tuoterekisteristä tehtävään liittyvät laskutettavat tuotteet. Kun tehtävälistalta mennään tuntikirjaukselle, ovat oletussuoritteet tuntilapulla valmiina ja vain määrä pitää syöttää.

  • Oletustyölajit voidaan määrittää myös valmiiksi, joilloin tehtävälle tuntikirjausta tehtäessä tehdyt työtunnit tulevat kirjattua suoraan oikealle työlajille.

  • ”Tehdään resursointi” määrittää tehdäänkö työmäärän ja deadlinen perusteella tehtävän tekijälle resursointi. Jos tehtäväperusteelle on annettu työmääräarvio ja ”tehdään resursointi” on ruksittuna, tehdään tekijälle resursointi siten, että tehtävän deadlinesta lasketaan työmääräarvion mukainen määrä päiviä.
    • Jos henkilön päivittäinen työaika on 7,5 tuntia ja työmäärä on 5 tuntia ja deadline on 30.1.2020, alkaa ja päättyy resursointi 30.1.2020. Jos työmäärä on 10 tuntia, alkaa resursointi 29.1.2020 ja päättyy 30.1.2020

  • Tehtäväperuste voidaan määrittää passiiviseksi, kun kyseistä tehtävää ei enää tehdä esimerkiksi asiakkaan palvelusisällön muutoksen vuoksi. Passiiviselle tehtäväperusteelle ei voi luoda tehtäviä. (Tehtäväperusteen voi myös poistaa, jos siihen ei kytkeydy yhtään tehtävää) 


Tallenna ja Sulje tallentaa tehtäväperusteen ja vie tehtäväperusteet välilehdelle, jossa voi perustaa lisää tehtäväperusteita. Tallenna-painike tallentaa tehtäväperusteen, minkä jälkeen voi luoda tehtävät tehtäväperusteelta halutulle ajanjaksolle.


Alla on luotu tehtäväperuste työntekijäpalkkojen maksulle.



 


Tehtävän deadlinet luodaan aina arkipäivälle. Jos esimerkiksi kuukausittaisen tehtävän deadline osuu perjantaille 6.12.2019 deadline siirtyy torstaille 5.12.2019.


Tehtävän nimi määräytyy tilitoimiston asiakkaan kielen mukaan. Jos asiakkaan laskutuskieli on englanti, tehtävän nimeksi tulee esimerkiksi (tehtävän otsikko) September.


Tehtäväperusteiden tarkastelu ja hyödyntäminen palvelukuvauksena


Luodut tehtäväperusteet muodostavat selkeän asiakaskohtaisen prosessikuvauksen. Asiakkaan tehtäväperusteet – välilehdellä näytetään myös mihin asti tehtävät on luotu ja mikä on viimeisin tehdyksi kuitattu tehtävä.



Asiakkaan tehtäväperusteet välilehdellä voidaan asiakkaan tehtäväperusteet tulostaa word-dokumentiksi, esimerkiksi sopimusliitteenä käytettäväksi prosessikuvaukseksi. Tämä edellyttää, että tilitoimisto on tallentanut ValueFrameen vähintään yhden asianmukaisen rtf-pohjan ja merkinnyt sen käytettäväksi tehtäväperusteella. Tilitoimisto voi laatia useampia rtf-pohjia, esimerkiksi suomen-, ruotsin- ja englanninkielisen palvelukuvauksen.


Katso tarkempi ohjeistus rtf-pohjien hyödyntämisestä ValueFramessa ValueFramen www-ohjeesta artikkelista: 

RTF-dokumenttipohjat ValueFramessa 


Kun Rtf-pohja on tallennettu, asiakkaan palvelukuvauksen voi tulostaa asiakkaan tehtäväperuste-välilehdeltä yllä olevan kuvan mukaisesti joko koko asiakkaan osalta tai palveluittain, esimerkiksi pelkän palkanlaskennan osalta. Rtf-pohja avautuu Wordissa, jossa sitä on helppo päivittää.


Tehtäväperusteiden muokkaus


Tehtäväperusteiden muokkauksesta on erillinen ohje: Tehtäväperusteiden muokkaus ja tehtävien uudelleen ajo.


Tehtäväperusteiden poisto ja passivointi


 Asiakkaan tehtäväperusteet-välilehdellä on mahdollista poistaa ne tehtäväperusteet, joihin ei liity yhtään tehtävää joka olisi päästatuksella tehty. Tehtäväperusteiden poisto on tarkoitettu tilanteeseen, jossa asiakkaalle on perustettu vahingossa väärät tehtäväperusteet.


Jos sen sijaan jokin asiakkaan prosessin osa lopetetaan, merkitään kyseinen tehtäväperuste passiiviseksi. Jos esimerkiksi asiakas lopettaa työaikalistan toimituksen, koska asiakkaalla on enää pelkästään kuukausipalkkaisia toimihenkilöitä, merkitään kyseinen tehtäväperuste passiiviseksi. Näin tieto prosessimuutoksesta säilyy järjestelmässä.


Passivointi tapahtuu suoraan asiakkaan tehtäväperusteella niin, että valitaan sille asetus "Passiivinen" ja tallennetaan. Mikäli passivoitavalle tehtäväperusteelle on luotu tehtäviä, järjestelmä kysyy tallennuksen yhteydessä, halutaanko tehtävät poistaa:


Yksittäisiä tehtäviä voidaan poistaa yksittäin ja massana myös tehtävähaussa.


Toistuvat tehtäväperusteet valikko tilitoimiston prosessilistana


Tilitoimiston kaikkien asiakkaiden toistuvat tehtäväperusteet löytyvät valikon kohdasta Tehtävät – toistuvat tehtäväperusteet. Sivulla voidaan tarkastella tilitoimiston eri asiakkaiden tehtäväperusteita käyttäen hakukriteerinä esimerkiksi palvelutyyppiä (taloushallinto, palkanlaskenta jne) tai palvelun vastuuhenkilöä.  Näin esimerkiksi palkanlaskija voi listata kaikki omien vastuuasiakkaidensa palkanlaskennan tehtäväperusteet.



Tehtäväperusteiden ja tehtävien vastuuhenkilön massavaihto


Tehtäväperusteilla ja tehtävillä on nyt mahdollisuus vaihtaa massana asiakkaan, toimeksiannon tai palvelun vastuuhenkilöä. Eli kun vastuuhenkilöä vaihdetaan vaihtuu se kerralla kaikille vastuuhenkilön toimeksiannoille, palveluille, tehtäväperusteille ja tehtäville yms..


Vastuuhenkilö voidaan vaihtaa suoraan asiakkaan perustiedoissa, jolloin vastuuhenkilön tiedot päivittyvät toimeksiannoille, palveluille, tehtäväperusteille ja tehtäville. Eli asiakkaan perustiedoissa kun muutetaan Asiakasvastaava, tallennuksen yhteydessä järjestelmä kysyy vaihdetaanko vastuuhenkilö toimeksiannoille, palveluille, tehtäväperusteille ja tehtäville. Valitsemalla kyllä, tiedot päivittyvät toimeksiannoille, palveluille, tehtäväperusteille ja tehtäville. Valitsemalla ei, tiedot päivittyvät ainoastaan asiakkaan perustietoihin. 



Vastuuhenkilöä voidaan muuttaa myös toimeksiannolta, jolloin se voidaan kerralla päivittää palveluille, tehtäväperusteille ja tekemättömille tehtäville tai vaihtoehtoisesti palvelulta, jolloin se voidaan päivittää kerralla esim. palkanlaskenta -palvelulle, -tehtäväperusteille ja tehtäville.


Tehtäväperusteen kopiointi


Tehtäväperusteita voidaan kopioida toimeksiannon kopioinnin yhteydessä josta erillinen ohje.


Tehtävien luominen tehtäväperusteilta


Tehtävät voidaan luoda tehtäväperusteilta kolmella tavalla:


Tehtävät kannattaa luoda massana esimerkiksi vuosi kerrallaan valikon kohdassa Tehtävät – Tehtävien massaluonti. Tehtävät voidaan luoda halutulle ajanjaksolle joko:


  • koko tilitoimisto kerralla (yhtiötä ei valita ja vastuuhenkilövalinnassa valitaan arvo ”kaikki”)
  • yhtiö kerrallaan (jos tilitoimisto koostuu useammasta yhtiöstä)
  • palvelun vastuuhenkilö (kirjanpitäjä/palkanlaskija) kerrallaan



Tehtävien luonti:


  • Korvaa aina muokkaamattomat tehtävät uusilla, jos samalla jaksolla on olemassa samoja tehtäviä samoille asiakkaille (käytännössä tämä tilanne tulee vastaan, jos ajo ajetaan uudestaan). Tämä on välttämätöntä, jotta järjestelmään ei synny turhia tuplatehtäviä.
  • Korvaa käyttäjän niin halutessa myös muokatut tehtävät uusilla, jos samalla jaksolla on olemassa samoja tehtäviä samoille asiakkaille.
  • Pidentää palvelujen kestoja käyttäjän antaman aikavälin mukaiseksi. Tämä on tarpeen, jos jokin palvelu on merkitty päättymään kesken vuoden ja sille halutaan luoda tehtäviä koko vuodelle.


Tehtävät luodaan ajastettuna tausta-ajona muutaman minuutin välein. Tehtävien luontinäkymässä näytetään kaikki jonossa olevat ja valmiit tehtävien luontiajot. Klikkaamalla tehtävien luojaa (esimerkissä Tarmo Leppänen) saadaan listaus kussakin ajossa luoduista tehtävistä.


HUOM: Tehtävien massaluonti ei luo tehtäviä niille asiakkaille, joiden statuksella on määrite ”lopettanut”. Näin tilitoimisto voi luoda erilaisia mallitoimeksiantoja tehtäväperusteineen ilman, että mallitehtäväperusteilta luodaan tehtäviä. Mallitoimeksiantojen asiakkaalle siis annetaan esimerkiksi status "asiakassuhde päättynyt". Tämän ansiosta myöskään päättyneille asiakkuuksille ei tule vahingossa luoduksi tehtäviä.


Asiakkaan tehtäväperusteet välilehdellä voidaan luo tehtävät asiakkaan kaikille palveluille tai tietylle palvelulle klikkaamalla asiakkaan tai palvelun kohdalla luo tehtävät



Tässäkin tapauksessa tehtävät luodaan tausta-ajona. Tämä tehtävien luomismalli on kätevä, jos tilitoimisto haluaa vuosittain päivittää tai tarkastaa asiakkaidensa prosessit ja palvelun sisällön ja luoda seuraavan vuoden tehtävät samassa yhteydessä.


 


Asiakkaan tehtäväperusteet välilehdellä voidaan luoda tehtävät tehtäväperuste kerrallaan klikkaamalla tehtäväperusteen tiedoissa ”Luo tehtävät” ja luomalla tehtävät halutulle aikavälilille. Näin kannattaa toimia, kun


  • asiakkaan taloushallintoon liitetään uusi aktiviteetti (esimerkiksi asiakas on alkanut teettää myyntilaskutuksen tilitoimistolla ja toimittaa laskutusaineistoa)
  • yhden tehtäväperusteen tehtävän tietoja (esimerkiksi deadlinea) halutaan muuttaa jälkikäteen


 


 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.