Tuntien kirjaamisesta löytyy ohjevideot tämän kirjallisen ohjeen lisäksi. 


Tuntikirjaus


Tuntikirjaus löytyy valitsemalla Tunnit ja matkat > Tunnit > Tuntikirjaus.


Tuntikirjaamismallit


Tuntien kirjaamiseen on kaksi mallia, eli tunnit kirjataan joko kellonaikojen mukaan tai tunnit kirjataan tuntien mukaan.


1.  Tuntien mukaan kirjattaessa käytetään päivänäkymää ja viikkonäkymää


2. Kellonaikojen mukaan kirjattaessa käytetään päivänäkymää ja lukujärjestysnäkymää


Ennen tuntikirjausten aloittamista,  pääkäyttäjä on varmistanut (parametroinnista riippuen) seuraavat asiat:


  • Tarvittavat työlajit on perustettu valikossa Ylläpito > Toimeksiannot > Tuntikirjaus > Työvaiheet
  • Tarvittavat palkkalajit on perustettu valikossa Ylläpito > Toimeksiannot > Tuntikirjaus > Palkkalajit


 


Tuntikirjausnäkymän asetukset


Tuntikirjausnäkymän asetuksia voidaan muuttaa rattaan kuvakkeesta, joka löytyy päivävalintarivin vasemmasta reunasta. Asetuksista voi valita mm. seuraavia asioita jos käytössä päivänäkymä ja lukujärjestysnäkymä (viikkonäkymässä eri asetukset, jotka kuvattu viikkonäkymän ohjeessa):


  • Näytetäänkö matkalasku tuntikirjaus lomakkeella (näkyy, jos käyttäjälle on annettu oikeus matkalaskun näkymiseen tuntikirjauksella).

  • Suoritteet pakollisia, eli voidaan pakottaa suoritteiden lisääminen tuntikirjaukseen, jos niitä on annettu tehtäväperusteelle oletussuoritteina. Tämä asetus toimii silloin, kun valitaan tehtäväperusteella luotu tehtävä tuntikirjaukseen. Tällöin suorite on lisättävä, jotta tallennus onnistuu.

  • Viikonloppujen näyttäminen koskee lukujärjestysnäkymää, päivänäkymässä ne ovat aina näkyvissä.

  • Ryhmittele palvelut asiakkaittain, palvelu -valintalistaan tuodaan asiakasotsikot ja osaprojektit ryhmitellään asiakkaittain valikkoon

  • Näytä palvelun ID tuo palvelun nimen perään näkyviin ID numeron. Kun asetus valitaan tulee selaimen sivu päivittää että se astuu voimaan (otetaan ruksi pois tai laitetaan päälle).

  • Näkymän valinta eli voidaan valita oletus tai tiivistetty näkymä (koskee vain päivänäkymää). Tiivis näkymä pienentää pystysuunnassa tuntikirjaus modaalia jolloin kirjatut riville jää ruudulle enemmän tilaa

  • Oletuksena avattava näkymä: voidaan valita tuntilapun oletusnäkymä. Vaihtoehdot riippuvat siitä miten tunteja kirjataan eli valittavissa joko on päivä- ja lukujärjestysnäkymä tai päivä- ja viikkonäkymä. Kun valinta on tehty ja seuraavan kerran tullaan tuntilapulle, avautuu se valitulle näkymälle.



Tuntikirjaus päivänäkymässä


Uusi tuntikirjaus lisätään valitsemalla Tunnit ja matkat > Uusi Tuntikirjaus. Mikäli tuntilappu avautuu viikko tai lukujärjestysnäkymään voidaan se vaihtaa päivänäkymään oikeasta yläreunasta "päivä" otsikosta. Päivä, jolle kirjaus halutaan tehdä, voidaan valita ylärivin päivävalinnasta tai kalenterista, oletuksena aukeaa kuluva päivä.



Päivätuntilapulla näytetään viimeisin kirjautumisaika ValueFrameen ja laskenta viikon tunneista. Viikon tunnit laskennassa on mukana kaikki viikon aikana kirjatut tunnit, huolimatta siitä ovatko ne saldoa kerryttäviä tunteja tai ei. Viikon tunnit laskennan vierestä löytyy saldolaskenta, jos henkilöllä on saldolaskenta käytössä. Saldo lasketaan aina valitun päivän mukaan, eli jos aktiivisena on kuluva päivä, saldo lasketaan silloin nykyhetken mukaan. Jos tarkastellaan edellistä päivää, saldo näyttää edellisen päivän saldon ja vastaavasti jos mennään tulevaan päivään, saldo näyttää kyseisen päivän saldotilanteen.


Päivää voidaan vaihtaa päivävalintariviltä tai pikku kalenterista oikealta puolelta. Jokaisen päivän kohdalla näytetään tuntimäärä, joka päivälle on kirjattu. Tämä tuntimäärä on laskettu vain saldoa kerryttävistä tunneista. Oikealla olevassa pikkukalenterissa näytetään samat saldoa kerryttävät tuntimäärät päivien yläpuolella harmaassa pikku ympyrässä. Jos päivälle ei ole kirjattu yhtään saldoa kerryttävää tuntia näyttää tuntimääränä 0 ja jos kirjauksia ei ole ollenkaan näytetään tyhjänä.


Pakolliset tiedot:


  • Palvelu:
    • Palvelua valitessa tulee valintalaatikon alle palvelulle annetut lisäohjeet näkyviin
    • Palvelua voi hakea asiakkaan nimellä, toimeksiannon nimellä tai palvelun nimellä
    • Palvelun nimen perässä näytetään toteutuneet ja resursoidut tunnit, mikäli nämä on kytketty asetuksista näkyviin
    • Palvelun voi asettaa suosikiksi kun painaa tähden kuvaketta palvelun nimen edestä, tämän jälkeen nämä suosikiksi valitut nousevat aina valintalistan ylimmäksisuosikit.PNG


  • Työaika/tunnit
    • valitun kirjaustavan mukaisesti näkyvillä työaika ja tunnit tai pelkät tunnit

  • Työlaji
    • Työlaji on näkyvissä mikäli työlajit on määritelty
    • Oletuksena on palvelulla aiemmin käytetty työlaji, eli lomake muistaa mitä työlaji viimeksi käytettiin valitulla palvelulla. Mikäli kirjauksia ei ole aiemmin tehty tarjotaan palvelun työlaji-listan ensimmäistä työvaihetta.
    • Jos kirjataan tehtävälle, jolla on tehtäväkohtainen oletustyövaihe, tulee tämä työlaji oletuksena

  • Palkkalaji
    • palkkalaji on oletuksena valitun osaprojektin viimeksi käytetty palkkalaji
    • Mikäli ei ole aiemmin vielä kirjattu palvelulle, tarjotaan palvelun palkkalaji-listan ensimmäistä vaihtoehtoa.


  • Selite
    • Selitteen pakollisuus määräytyy palvelun laskutustyypin tai palvelukohtaisen asetuksen perusteella. Mikäli selite on pakollinen, selite-laatikko näytetään punaisella ja kun kirjataan selitettä, pakollisten merkkien määrä näkyy laatikon alapuolella


Vapaaehtoiset tiedot:


  • Tehtävä
    • Tehtävä tulee näkyviin, mikäli palvelulla on tehtäviä


  • Seuraavat voivat olla näkyvissä asetuksista riippuen:
    • Matkalasku, reitti
    • Kilometrit
    • Päiväraha: Kotimaan päiväraha
    • Laskuta asiakkaalta: Valitaan laskutetaanko kirjatut tunnit/matkat asiakkaalta. Mikäli projektin taakse on määritetty laskutetaanko asiakkaalta, tämä valinta tulee automaattisesti projektin tiedoista


  • Sisäinen selite:
    • Selite, joka ei mene mene asiakkaan laskulle eli jää yrityksen sisäiseen tietoon. Sisäiset selitteet on nähtävillä laskun teossa.


  • Suoritteet


Tietoja ei voida tallentaa ennen kuin kaikki pakolliset kentät on täytetty. Työaika voidaan syöttää kellonaikojen mukaan tai tunteina. Selite on oletuksena aina pakollinen, mutta pääkäyttäjä voi määrittää pakollisuuden osaprojekteittain sekä laskutustyypeittäin. Kun kaikki tarvittavat tiedot on syötetty painetaan "Tallenna".  Valmis tuntikirjaus siirtyy lomakkeen alapuolelle omaksi riviksi "Kirjatut" -otsikon alle.




Tuntikirjauksen muokkaus päivänäkymässä


Tallennetut tuntikirjaukset tulevat näkyviin lomakkeen alapuolelle "Kirjatut" -otsikon alle. Kirjaukset näytetään riveinä ja jokaisesta kirjauksesta näkyy seuraavat tiedot:


  • Palvelu (otsikkoa klikkaamalla pääsee osaprojektin tietoihin)
  • Työlaji
  • Palkkalaji
  • Selite
  • Työaika ja/tai tunnit


Rivillä oleva autokuvake indikoi, että kirjaukseen liittyy matkalasku. Auton kuvaketta klikkaamalla voidaan siirtyä suoraan matkalaskulle. Matkalaskun muokkaus tapahtuu aina matkalasku-sivulla, muokkausta ei voi tehdä tuntikirjauksella. Tuntikirjaukseen lisätyt suoritteet näkyvät pylväsdiagrammina. Viemällä hiiren pylväiden päälle avautuu tooltip, josta on nähtävissä mitä suoritteita tuntikirjaukseen on kirjattu.



Tuntikirjausta on mahdollista muokata suoraan kirjausrivillä tai erillisessä muokkauslomakkeessa. Työaika ja tunnit ovat suoraan rivillä muokattavissa eli klikkaamalla voi näitä muokata suoraan rivillä, tiedot tallentuvat automaattisesti ilman erillistä tallennusta. Kynän kuvasta avautuu muokkauslomake, jossa voi muita tuntikirjauksen tietoja. Kun tarvittavat muokkaukset on tehty valitaan "Tallenna ja sulje", jolloin lomake sulkeutuu automaattisesti.


Kirjauksen oikeassa reunassa olevista kolmesta pisteestä klikkaamalla avautuu valikko, josta voi muokata, kopioida, poistaa, siirtää tai hyväksyä tuntikirjauksen. Kopioinnilla voidaan olemassa olevasta kirjauksesta tehdä toinen tuntikirjaus esimerkiksi eri aikavälille. Tuntikirjauksen poisto poistaa tuntikirjauksen. Tuntikirjauksen siirrolla voidaan siirtää kirjaus kokonaan toiselle päivälle. Tuntikirjauksen hyväksyntä näkyy vain esimiehillä/projektipäälliköillä, joille on annettu tähän käyttöoikeus.



Tuntikirjauksen selitteen voi kopioida klikkaamalla selitteen perässä olevaa kopio-kuvaketta.




Kalenteritapahtumien ja tehtävien raahaus tuntikirjaukseksi päivänäkymässä


Tuntilapulla on pikkukalenteri ja sen alapuolella listattuna kirjautuneen käyttäjän kalenteritapahtumat, tehtävät ja kellotukset. Listalla näkyvät valitun päivän kalenteritapahtumat, tehtävät (deadline kyseiselle päivälle) sekä kellotukset ja ne voidaan raahata tuntikirjauksiksi päivänäkymässä ja lukujärjestysnäkymässä. Päivänäkymässä raahaus tehdään klikkaamalla tapahtumaa ja vetämällä se tuntikirjaus-syöttölomakkeen päälle. Kaikki kellotuksen, kalenteritapahtuman ja tehtävän tallennetut tiedot siirtyvät tuntikirjaukseen raahattaessa ja niitä voidaan vielä täydentää ennen tallentamista. 


Kalenteritapahtuman tietoja voi tarkastella otsikkoa painamalla, jolloin aukeaa tapahtuman tiedot erilliseen modaaliin. Modaalissa voidaan myös päivittää ja täydentää kalenteritapahtuman tietoja. Tehdyt muutokset päivittyvät ValueFramen kalenteriin.


Tehtäviä voidaan tarkastella otsikkoa painamalla, jolloin tehtävä aukeaa uudelle välilehdelle. Tehtävät voidaan kuitata valmiiksi suoraan tuntilapulla, kun niistä on tehty tuntikirjaus. Kuittaus tehdään viemällä hiiri tehtävän päälle oikeaan reunaan, jolloin kuittauspainike (v) tulee näkyviin. Tuntilapulla näytetään ne tehtävät, joilla on deadline merkitty kyseiselle päivälle. On hyvä huomata että tehtävälistalta tehdyiksi merkityt tehtävät eivät nouse tuntilapulle.



Tapahtumia voidaan myös raahata suoraan kirjatut riville kirjausten väliin. Jos kirjauksia tehdään kellonaikojen mukaan, tästä on apua, kun halutaan lisätä kirjauksia puuttuville kellonajoille päivän sisälle. Esim. klo 11:30-13:00 puuttuu tuntikirjaus ja raahataan tapahtuma suoraan tähän väliin kirjatut riville (katso kuva alla).






Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.