Yleistä tehtävien kuittauksesta


Tehtäviä voi tarkastella ja kuitata tehdyksi useassa ValueFramen toiminnossa. Kaikissa tapauksissa tieto kuittauksen ajankohdasta ja kuittaajasta tallentuu tehtävän lisätiedot – välilehdelle. Kuittausajankohta tallentuu automaattisesti kuittaushetken perusteella, mutta sitä on mahdollista muokata klikkaamalla kenttää ja muuttamalla ajankohtaa. Tämä voi olla tarpeen, jos tehtäviä ei ole esimerkiksi muistettu kuitata tehdyksi silloin kun ne on tehty ja seuranta halutaan pitää kunnossa.


Tehtäväyhteenveto


Päävalikon kohdassa Tehtävät – Yhteenveto saa taulukkomallisen yhteenvetolistauksen tehtävistä. Oletuksena näytetään kaikki tehtävät aikaväliltä 4 kuukautta taaksepäin, kuluva kuukausi ja 2 kuukautta eteenpäin. Raportilla annetaan yleiskuvaus tehtävien tilasta:


  • vihreä väri sarakkeessa kertoo, että kaikki kyseisen kuun tehtävät on tehty
  • keltainen väri sarakkeessa kertoo, että osa kyseisen kuun tehtävistä on tekemättä
  • punainen väri sarakkeessa kertoo, että kaikki kyseisen kuun tehtävät ovat tekemättä


Harmaalla oleva tyhjä sarake kertoo, että kyseiselle asiakkaalle ei ole tietyssä kuussa tehtäviä. Asiakkaan toimeksianto on esimerkiksi aloitettu hiljattain tai asiakkaalle ei ole vielä luotu tehtäviä seuraavalle vuodelle.



Raportti esitetään oletuksena asiakkaittain. Tarkennetun haun kohdassa Ulkoasu voi vaihtaa listausmalliksi palveluittain, mikä mahdollistaa esimerkiksi taloushallinnon ja palkanlaskennan tehtävien seurannan omilla riveillään.



Tehtävälistalta voidaan porautua tarkempaan erittelyyn seuraavasti:


Tietyn asiakkaan kaikki tehtävät listalta: klikkaamalla asiakkaan nimeä


Tietyn palvelun kaikki tehtävät listalta: klikkaamalla palvelun nimeä


Tietyn asiakkaan tietyn kuun tehtävät listalta: klikkaamalla asiakkaan rivin sarakeotsikkoa


Tietyn palvelun tietyn kuun kaikki tehtävät listalta: klikkaamalla palvelun nimen ja kuukauden mukaista kenttää.


Kaikkien asiakkaiden kaikki tehtävät tietyltä kuulta:


Klikkaamalla rivin Kaikki asiakkaat sarakeotsikkoa saadaan kaikkien listalla olevien asiakkaiden kaikki elokuun tehtävät. Tarkempaan erittelyyn tulevat aina vain ne tehtävät, jotka  käyttäjä on valinnut tehtävälistalle. Näin käyttäjä voi esimerkiksi tarkastella kätevästi vain niitä elokuun tehtäviä, joissa hän on tekijänä.



Tarkemmassa erittelyssä näytetään valitut tehtävät asiakkaittain ja palveluittain eriteltynä. Myöhässä olevat tehtävät esitetään punaisella.


 Erittelyssä voidaan klikata tehtäviä tehdyksi esimerkiksi seuraavasti:


  • klikkaamalla tehtävän kohdalla punaista ympyrää, jolloin tehtävä merkitään tehdyksi (väri muuttuu vihreäksi)
  • Klikkaamalla listan lopussa ”merkitse kaikki tehdyksi” jolloin kaikki erittelyllä esitetyt tehtävät merkitään tehdyksi.


Lisäksi erittelyllä voidaan klikkaamalla toimintonäppäintä



  • Siirtyä tehtävän muokkaukseen
  • kopioida tehtävä
  • Siirtyä tekemään tehtävälle tuntikirjaus (tehtävän oletussuoritteet siirtyvät valmiiksi tuntilapulle)
  • Siirtyä asiakkaan, toimeksiannon, palvelun tai tehtäväperusteen tietoihin


Lisäksi erittelyllä voidaan kunkin tehtävärivin kohdalla:


  • siirtyä tehtävän muokkaukseen klikkaamalla tehtävän otsikkoa
  • lisätä tehtävälle kommentin
  • vaihtaa tehtävän tekijän
  • vaihtaa statusta
  • muuttaa deadlinea


Plus-merkkiä klikkaamalla voidaan luoda uusia tehtäviä.


Tehtävien hakutekijät


Tehtäväyhteenvedossa on käytössä useampia hakuja:


  • Hakusanalla voidaan hakea tehtävän perustiedoista ja otsikosta
  • Statuksella voidaan rajoittaa haku esimerkiksi tekemättömiin tehtävään
  • Aikavälin tarkastelunäkökulma voidaan vaihtaa deadlinesta tapahtumapäivään ja katsoa esimerkiksi onko kaikkien asiakkaiden toukokuun taloushallinnon asiat tehty riippumatta deadlinesta.


Tarkennettu haku tarjoaa mahdollisuuden rajata hakutulosta yksityiskohtaisempien tarpeiden perusteella. Tarkennetun haun hakutekijät on ryhmitelty välilehdille:


Tekijä ja vastuu – välilehdellä voi hyödyntää seuraavia hakutekijöitä:


  • Henkilö-valinnalla voidaan hakea tekijän tai palvelun vastuuhenkilön perusteella

  • Henkilöryhmävalinnalla voidaan hakea esimerkiksi palkanlaskentatiimin tehtäviä tai tietyn toimipisteen henkilöiden tehtäviä

  • Vastuuorganisaatio-valinnalla voidaan hakea erikseen asiakkaan tai tilitoimiston vastuulla olevat tehtävät



Asiakas- ja toimeksianto välilehdellä voi hyödyntää seuraavia hakutekijöitä


  • Asiakas-valinnalla voi valita tietyn asiakkaan (tai asiakkaiden) tai tietyn asiakaskonsernin tehtävät

  • Toimeksianto ja palvelu

  • Yhtiö (jos tilitoimistossa on useampi yhtiö)

  • Asiakkaan luokan avulla voidaan hakea esimerkiksi Tikonilla hoidettavien asiakkaiden tai Procountor-asiakkaiden tehtävät tai esimerkiksi kokonaisulkoistusasiakkaiden tehtävät


Palvelutyyppi-valinnalla voidaan hakea esimerkiksi palkanlaskennan erityisprojektien tehtäviä



Tehtävien tila ja toistuvuus –välilehdellä voi hyödyntää seuraavia hakutekijöitä


  • Myöhästymiset-osiossa voidaan hakea tehtyjä tehtäviä, jotka tehty esimerkiksi 5 päivää myöhässä. Kun tämän haun yhdistää vastuuorganisaatiohakuun, voidaan listata esimerkiksi asiakkaat, jotka toistuvasti toimittavat aineistonsa myöhässä. Samaten voidaan listata tehtävät, jotka ovat yhä tekemättä vaikka eräpäivä on mennyt esimerkiksi 10 päivää sitten.

  • Toistuvuus-haulla voidaan hakea esimerkiksi vuosittaiset tehtävät tai yksittäiset tehtävät. Voidaan esimerkiksi hakea pelkästään yksittäiset tehtävät eli niitä, joita ei ole luotu tehtäväperusteilta, jotta saadaan parempi kuva millaisen määrän erilaisia selvityspyyntöjä tai lisätöitä kukin asiakas generoi tai millaisen määrän erilaisia erityistöitä tietty kirjanpitäjä on hoitanut

  • Tehtävän tyypillä voidaan hakea niitä tehtäviä, jotka on liitetty valittuun tyyppiin. Voidaan esimerkiksi varmistaa, että kaikki veroilmoituksen on tehty. Samaten voidaan esimerkiksi listata ne asiakkaat, joiden tehtävissä on ollut asiakkaasta johtuvia virheitä vuoden aikana, kunhan erilaiset virheet (asiakas, tilitoimisto, järjestelmä jne) on perustettu tehtävän tyypeiksi.
  • Valinnalla ”näytä tehty-päivämäärä”. Kirjanpitäjä voi tämän avulla esimerkiksi ottaa asiakkaan kuukausikirjanpitoja työn alle siinä järjestyksessä, kuin asiakas on niitä toimittanut.



Hakujen helpottamiseksi jokaisen välilehden kohdalla listataan (viemällä kursori otsikon luo) kaikki kulloinkin käytössä olevat hakutekijät. Hakuja voidaan karsia kätevästi ruksimalla.



Tehtävähaku


Tehtävähaussa voidaan tarkistella ja hakea tehtäviä erilaisin suodatuksin. Tehtävähaku on haun lisäksi työkalu tehtävien käsittelyyn. Tehtävähausta on kerrottu enemmän tehtävähaun ohjeessa.


ValueFramen etusivun tehtäväwidgetit


Omat tehtävät


Kukin työntekijä näkee ValueFramen etusivulla omat tehtävänsä. Listalla näytetään:


  • Ajankohtaiset tehtävät
  • Tulevat tehtävät
  • Myöhässä olevien tekemättöminen tehtävien edessä on punainen huutomerkki


Tehtäviä voidaan kuitata tehdyksi suoraan listalta ja niistä pääsee tekemään myös tuntikirjaukset (kellonkuva).


 


Tehtäväkooste


Tilitoimiston johto näkee ValueFramen etusivun tehtäväkooste-widgetissä listauksen erääntyneistä ja tulevista tehtävistä. Listaan voi porautua työntekijöittän ja asiakkaittain.


Tehtävälinkistä pääsee tarvittaessa tehtävän tietoihin.



Asiakkaan tehtävät-välilehti


Asiakkaan tehtävät välilehti toimii kuten tehtävälista, paitsi että siinä esitetään vain kyseisen asiakkaan tehtävät. Listalla esitetään oletuksena


  • tehtävät, joissa käyttäjä on tehtävän tekijänä
  • ylinnä kaikki erääntyneet tehtävät vanhimmasta alkaen, sitten
  • tekemättömät tehtävät joiden eräpäivä on kuukauden päässä tai lähempänä, sitten
  • tekemättömät tehtävät, joilla ei ole eräpäivää



Tehtävät ValueFramen kalenterinäkymässä


Tehtävien käsittely ja kuittaus


Tehtävien deadlinet esitetään ValueFramen kalenterinäkymässä, jotta työntekijä voi:


  • nähdä omat tekemättömät tehtävät yhdessä sovittujen menojensa eli kalenteritapahtumien kanssa, jotta syntyy kokonaiskuva päivän ja viikon töistä.
  • Kuitata tehtäviä tehdyksi (tai päästä muokkaamaan niitä) samassa näkymässä
  • Tehdä tehtävistä vaivattomasti kalenterimerkintöjä, jotta työkuorman hallinta ja työkuorman viestiminen kollegoille on helppoa


Tehtävät esitetään kalenterinäkymässä niiden deadlinen mukaisena päivänä.


 


Tehtävästä näytetään otsikko ja tarkemmat tiedot saa näkyviin viemellä hiiren tehtävälaatikon kohdalle.


Tehtäviä näytetään suoraan maksimissaan 5 kappaletta päivää kohden. Klikkaamalla ”näytä viikon tehtävät” saa listauksen koko viikon tehtävistä ”näytä kaikki” antaa listauksen kyseisen päivän kaikista tehtävistä.


Tehtävät listataan päiväkohtaisesti siten, että ensin näytetään tekemättömät tehtävät, jolloin tehtäväien poimiminen työn alle on helppoa.


Tehtävät saa kuitattua tehdyksi klikkaamalla punaista ympyrää kuten muissakin tehtävälistauksissa. Tehtävän otsikkoa klikkaamalla tehtävä avautuu muokkaustilaan, jolloin voidaan esimerkiksi tallentaa kommentit tai muuttaa deadlinea.


Käyttäjä voi katsoa myös muiden henkilöiden tai henkilöryhmien tehtäviä käyttöoikeuksiensa puitteissa vaihtamalla kalenterinäkymän henkilön tai  valitsemalla henkilöryhmän, esimerkiksi ”palkanlaskentatiimi”.


Kalenterimerkinnän tekeminen tehtävästä


Tehtävästä saa tehtyä helposti kalenterimerkinnän raahaamalla tehtävän kalenteriin haluamaansa ajankohtaan. Kalenterimerkintä tulee sille henkilölle tai henkilöryhmälle, joka käyttäjällä on valittuna kalenterissa.


Yllä olevassa kuvassa Teemu Toimari tekee kalenterimerkinnän itselleen alkaen klo 09.30.


Kalenteritapahtumien luominen edellyttää seuraavia asetuksia ValueFrameen.


  • ValueFramen asiantuntija luo kalenteritapahtuman liitostyypin id=19
  • ValueFramen asiantuntija määrittää, mille tapahtumalajille tapahtumat oletuksena luodaan. Kuvan esimerkissä tapahtumalaji on ”asiakastyö”.
  • ValueFramen asiantuntija tai asiakas määrittää tapahtumajin oletuskeston. Kuvan esimerkissä se on 15 minuuttia. Kalenteritapahtuman kesto määräytyy tämän perusteella, jos tehtävälle ei ole annettu työmääräarviota. Muutoin tapahtuman kestoksi tulee oletuksena tehtävälle annettu työmääräarvio.


Yhdestä tehtävästä voi tehdä useamman kalenteritapahtuman raahaamalla tehtävän useamman kerran eri ajankohdille. Tämä voi olla tarpeen jos saman tehtävän tiimoilta pidetään esimerkiksi useampi palaveri.


Tehtävän tiedoissa esitetään välilehdelle ”tapahtumat” kaikki kalenteritapahtumat, jotka liittyvät kyseiseen tehtävään.





Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.