Raportin käyttötarkoitus


ValueFramen tapahtumaraportti on yksityiskohtainen listaus tunneista ja matkalaskuista. Tapahtumaraportti voidaan ajaa:

  • Henkilöittäin
  • Projekteittain
  • Osaprojekteittain


Raportilla voidaan muokata esimerkiksi tuntikirjausten tuntimääriä, työvaiheita tai vaihtaa massana tuntikirjauksia osaprojektilta toiselle.


Tapahtumaraportilla

  • Työntekijä voi tarkastaa omat tuntinsa ja korjata kirjauksia, jos niitä ei ole hyväksytty tai laskutettu
  • Esimies voi tarkastella alaisensa tuntikirjauksia
  • Projektipäällikkö voi tarkastella tuntikirjauksia sekä tehdä korjaukset ja hyväksynnät samassa näkymässä


Raportin hakuvalinnat on mahdollista tallentaa valmiiksi suosikkeihin. Valmiita raportteja voi olla esimerkiksi "Suunnittelutiimin kuluvan kuukauden tunnit" tai "Omien projektien tunnit edelliseltä kuukaudelta".


Raportin käynnistysvalinnat


Raportti käynnistetään valikosta Raportit > Projektit > Tapahtumaraportti.


Raportilla voidaan käyttää alla kuvattuja rajaustekijöitä. Käytössä olevat rajaustekijät määräytyvät kunkin ValueFrame-asiakkaan määritysten sekä kunkin käyttäjän käyttöoikeuksien perusteella. Tarkoituksena on helpottaa raportin käyttöä.


Rajaustekijät toimivat monivalintoina, eli käyttäjä voi rajata mukaan esimerkiksi yhden tai useamman projektipäällikön.


  • Aikaväli: Tuntikirjaukset ja matkalaskut haetaan valitulta ajanjaksolta kirjauspäivän mukaan.

  • Raportin tyyppi: Valinnalla voidaan valita, halutaanko raportti ryhmitellä henkilöittäin, projekteittain vai osaprojekteittain.

  • Yhtiö: Valinnalla voidaan hakea halutun yhtiön projektien tuntikirjauksia ja matkalaskuja.

  • Kustannuspaikka: Valinnalla voidaan hakea halutun kustannuspaikan henkilöiden tuntikirjauksia ja matkalaskuja.

  • Henkilöryhmä: Valinnalla voidaan hakea halutun henkilöryhmän henkilöiden tuntikirjauksia ja matkalaskuja.

  • Vastuuhenkilö: Valinnalla voidaan hakea halutun projektipäällikön projektien tuntikirjauksia ja matkalaskuja.

  • Henkilöt: Haetaan valitun / valittujen henkilöiden tuntikirjaukset ja matkalaskut


Lisävalinnoissa on myös hakuehdot:

  • Asiakas: Voidaan valita asiakas / asiakkaat joiden projektien kirjaukset halutaan hakea

  • Projektin status: Voidaan hakea halutun statuksen / statusten mukaan projektien kirjaukset

  • Projekti: Voidaan valita projekti / projektit joiden kirjaukset halutaan hakea

  • Osaprojektin status: Voidaan hakea halutun statuksen / statusten mukaan osaprojektien kirjaukset

  • Osaprojekti: Voidaan valita osaprojekti / osaprojektit joiden kirjaukset halutaan hakea

  • Laskutustyyppi: Voidaan valita laskutustyypin mukaan osaprojektit joiden kirjaukset halutaan hakea, esim. vain tuntilaskutettavat tunnit

  • Tuntikirjauksen tila: Voidaan valita tuntikirjauksen tilan mukaan kirjaukset jotka halutaan hakea: Hyväksymätön/Hyväksytty/Laskutettu/Laskuttamaton. Esimerkiksi kaikki hyväksytyt ja laskuttamattomat tunnit.

  • Matkalaskut laskutetaan asiakkaalta: Voidaan valita raportille vain asiakkaalta laskutettavat matkalaskut tai matkalaskut, joita ei laskuteta asiakkaalta.

  • Työvaihe: Voidaan valita työvaiheiden mukaan kirjaukset, jotka halutaan hakea

  • Palkkalaji: Voidaan valita palkkalajien mukaan kirjaukset, jotka halutaan hakea

  • Tehtävä: Voidaan valita tehtävien mukaan kirjaukset, jotka halutaan hakea


Raportin sisältö ja laskentasäännöt

  • Pvm: Tuntikirjauksen päiväys

  • Tunnit:  Annettu tuntimäärä

  • (Työaika): Kellonaikojen mukaan laskettu työaika

  • Laskutettavat tunnit: Oletuksena kirjatut tunnit, voidaan muuttaa laskutukseen

  • Hinnastohinta: Hinnaston mukainen yksikköhinta.

  • Laskutettava hinta: Laskutettava tuntihinta. Oletuksena hinnastohinta, joka voidaan muuttaa laskutukseen.

  • Laskutettu hinta: Toteutunut laskutettu tuntihinta.

  • Asiakas: Tuntikirjaukselle liitetty asiakas (osaprojektin asiakas)

  • Osaprojekti: Tuntikirjaukselle liitetty osaprojekti

  • Selitys: Tuntikirjaukselle annettu selite

  • Tehtävä: Tuntikirjaukselle liitetty tehtävä

  • Työvaihe: Tuntikirjaukselle annettu työvaihe

  • Palkkalaji: Tuntikirjaukselle annettu työvaihe

  • Suoritteita: Onko tuntikirjauksella suoritteita, viemällä hiiren päälle aukeaa suoritteen tuotekoodi, määrä ja hinta


Yhteensä-riveillä lasketaan aina rivien kokonaissummat yhteen (tunnit * yksikköhinta)


Näytettävien sarakkeiden valinta


Klikkaamalla "Sarakkeet" aukeaa lista kaikista raportilla näytettävistä sarakkeista. Listalta käyttäjä voi valita halutut näytettävät sarakkeet ja tallentaa nämä oletukseksi. Piilotetut sarakkeet saa myös myöhemmin raportille uudelleen näkyviin.


Henkilönäkökulma


Henkilönäkökulmassa tarkastellaan tietyn työntekijän tai työntekiköiden tuntikirjauksia ja matkalaskuja.


Henkilönäkökulman tapahtumaraportilla näytetään henkilön tuntikirjaukset halutulta aikaväliltä aikajärjestyksessä. Näin esimerkiksi esimiehen on helppo seurata, mitä töitä alainen on tehnyt minäkin päivänä. Raportin yläosassa listataan kaikki osaprojektit, joita henkilö on tehnyt raportin aikavälillä.


Projektinäkökulma


Projektinäkökulman tapahtumaraportilla tarkastellaan valittujen projektien tai osaprojektin tuntikirjauksia ja matkalaskuja. Alla on ajettu projektin "ValueDesign -verkonvalvonta" tapahtumaraportti. Raportin tyypiksi on valittu "Osaprojekti", jolloin tuntikirjaukset ryhmitellään osaprojekteittain aikajärjestyksessä.


Raportin toiminnot


Tuntikirjausten käsittely


Alla kuvatut toiminnot ovat käytössä eri käyttäjäryhmille sen perusteella, miten käyttöoikeudet on määritetty.


Tuntien hyväksyntä


Tunteja voi hyväksyä klikkaamalla hyväksyntä-sarakkeen sinistä kuvaketta tai ruksimalla vasemmanpuoleisen sarakkeen laatikoita ja klikkaamalla raportin alaosassa "Hyväksy valitut".


Tuntien hyväksynnän poisto


Tuntien hyväksynnän voi poistaa valitsemalla halutut rivit ja ja klikkaamalla raportin alaosassa "Poista hyväksyntä".


Rivikohtaisesti käyttäjä voi päivittää seuraavia tietoja:

  • Tuntikirjauksen päivämäärä
  • Tunnit (eli kirjatut tunnit)
  • Laskutettavat tunnit
  • Tuntikirjauksen laskutettava yksikköhinta
  • Tuntikirjauksen selitys
  • Työvaihe


Lisäksi mikäli työaika on asetuksissa määritelty muodostuvan kellonaikojen mukaan, näytetään raportilla myös:

  • tuntikirjauksen aloitus- ja päättymisaika erikseen
  • työaika
  • laskutettavat tunnit


Raportilla listataan myös kunkin tuntikirjauksen kohdalla, montaako eri tuotetta tuntikirjauksen yhteydessä on kirjattu. Viemällä hiiren kyseiseen kenttään saa listan suoritteista hintatietoineen. Linkkiä klikkaamalla pääsee muokkaamaan suoritteita tuntikirjaukseen.


Työvaiheiden ja palkkalajien massamuunto


Käyttäjä voi vaihtaa valittujen tuntikirjausten työvaiheen ja/tai palkkalajin ruksimalla halutut tuntikirjaukset vasemmassa sarakkeessa ja valitsemalla ruudun alaosassa niille uuden palkkalajin ja/tai työvaiheen. Huom! Valittujen tuntikirjausten tulee olla samalla osaprojektilla.


Laajemmilla pääkäyttäjän oikeuksilla on mahdollista sallia työvaiheen ja/tai palkkalajin massasiirto myös hyväksytyille tuntikirjauksille.


Tuntien vaihtaminen toiselle osaprojektille


Käyttäjä voi vaihtaa valittujen tuntikirjausten osaprojektin ruksimalla halutut tuntikirjaukset vasemmassa sarakkeessa ja klikkaamalla "Vaihda valittujen tuntikirjausten osaprojekti". Tällöin avautuu uusi ikkuna (kuva alla), jossa valitaan uusi osaprojekti ja voidaan vaihtaa työvaihe ja palkkalaji.


Jos raportti koostuu useasta sivusta, tulee massamuunnot tehdä sivu kerrallaan.


 

Matkalaskut


Matkalaskujen hyväksyntä


Matkalaskuja voi hyväksyä klikkaamalla hyväksyntä-sarakkeen vihreää kuvaketta tai ruksimalla vasemmanpuoleisen sarakkeen laatikoita ja klikkaamalla raportin alaosassa "Hyväksy valitut".


Hyväksynnän voi poistaa muokkaamalla mitä tahansa kyseisen rivin kenttää.


Matkalaskujen tietojen päivitys


Matkalaskujen osalta käyttäjä voi tapahtumaraportilla muokata ainoastaan selitettä.



Raportin exportointi (PDF ja Excel)


Tapahtumaraportti voidaan exportoida exceliin tai PDF:ksi raportin vasemman alareunan kuvakkeista. Exceliin exportoitaessa voidaan valita minkälaisena tiedosto halutaan exportoida. Exceliin exportoitaessa valittavana on Ylätaso, Kaikki tasot ja Pivot-malli. Lisäksi voidaan valita halutaanko tuoda otsikkotietoja, sarakeotsikoita, kokonaissummarivi sekä tiedostomuoto (xlsx, csv, ods).


PDF-tiedostolla näytetään yhtiön logo, mikäli raportille on valittu vain yksi yhtiö.



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.