Tehtävähaku

 


Tehtävähaun hakuehdot


Tehtävähakuun pääsee valitsemalla Tehtävät > Tehtävähaku. Hakunäkymässä voidaan eri filttereiden avulla hakea tehtäviä sekä tehdä erilaisia toimenpiteitä tehtäville. Tehtävähaussa voidaan esimerkiksi vaihtaa tehtävien statusta, poistaa tehtäviä ja lisätä kalenteritapahtumia. Tässä ohjeessa kerrotaan miten tehtäviä voidaan tehtävähaussa hakea ja mitä toimenpiteitä näkymässä on mahdollista tehtäville tehdä.


Yleinen haku

  • Tehtäviä voidaan hakea millä tahansa hakusanalla joka viittaa tehtävään, asiakkaaseen, toimeksiantoon tai palveluun.


Perustiedot

  • Status: voidaan hakea tietyllä statuksella olevia tehtäviä

  • Henkilö: voidaan valita henkilö ja henkilön rooli tehtävään liittyen (oletuksena tehtävän tekijä)

  • Henkilöryhmä: voidaan hakea eri henkilöryhmien tehtäviä

  • Vastuuorganisaatio: voidaan valita vastuuorganisaatio, jonka tehtäviä halutaan tarkastella

  • Rajauskriteeri ja aikarajaus: voidaan valita rajauskriteeri ja aikarajaus, jonka perusteella haetaan tehtäviä



Asiakas ja toimeksianto

  • Asiakas: hakee tehtävät valittujen asiakkaiden perusteella

  • Toimeksianto: hakee tehtävät valittujen toimeksiantojen perusteella

  • Palvelu: hakee tehtävät valittujen palvelujen perusteella

  • Yhtiö: hakee tehtävät valittujen yhtiöiden mukaan

  • Asiakkaan luokka: hakee tehtävät valittujen asiakasluokkien perusteella

  • Liiketoiminta-alue: hakee tehtävät valittujen liiketoiminta-alueiden perusteella



Tila ja toistuvuus

  • X päivää tai enemmän myöhässä tehdyt

  • X päivää tai enemmän myöhässä olevat

  • Tehtävän toistuvuus: voidaan hakea tehtäviä toistuvuuden mukaan

  • Tehtävän tyyppi: voidaan hakea tehtäviä tehtävätyyppien mukaan

Hakutulos


Hakutuloksista on mahdollista määrittää itse mitä tehtävän tietoja hakuriveillä halutaan näyttää. Valittavat tiedot on jaettu eri kategorioihin. Valinnalla "Tallenna näytettävät tiedot" käyttäjä voi tallentaa omat oletuksena näytettävät hakutulokset omaan selaimeen. Valitsemalla "Palauta näytettävät tiedot" käyttäjä voi palauttaa järjestelmän oletusvalinnat. Tehtävähaussa on myös mahdollista tallentaa erilaisia hakuja omaan käyttöön tai kaikille käyttäjille. Lue lisää hakujen tallennuksesta täältä. Tehtävähaun hakuehtojen tallentamisessa huomioitavaa on että ainoastaan hakuehdot tallentuvat ja käyttäjän määrittelemät välilehdet (kuvattu alempana) ovat henkilökohtaisia eivätkä ne tallennu tallennettuihin hakuihin.



Tehtävähaun asetukset


Avatessa tehtävähaun haku näyttää oletuksena viimeisimmat tehtävät, joita käyttäjä muokannut dealinen mukaisessa järjestyksessä vanhimmasta uusimpaan.


Omat välilehdet statuksittain


Käyttäjän on mahdollista tehdä omia välilehtiä statusten perusteella suoraan hakurivin yläreunaan. Plussakuvakkeesta aukeaa statusvalinta, jossa voidaan valita eri statuksilla olevia tehtäviä suoraan eri välilehdille. Välilehdet ovat käyttäjän henkilökohtaisia eli nimetyt välilehdet näkyvät vain käyttäjällä itsellään. Välilehtiin haetaan tehtävät valittujen statuksien perusteella. Ensimmäinen välilehti "Kaikki statukset" on kaikilla käyttäjillä sama.


Tarkennetussa haussa tehdyt valinnat vaikuttavat kaikkiin henkilön tekemiin välilehtiin (esim. jos valitaan henkilö ja rooliksi tehtävän tekijä, rajautuu kaikki välilehdet sen mukaan). Välilehdet eivät siis suoraan näytä vain käyttäjän omia tehtäviä statuksien perusteella vaan niihin vaikuttavat tarkennetussa haussa annetut hakutekijät. Käyttäjä voi kuitenkin tallentaa omat tehtävänsä tallennetuksi hauksi, jolloin saa helposti omat tehtävät näkyviin.



Tehtävähaun toiminnot


Tehtävähaussa näytettävät tiedot ja tulee valita ensin tarkennetun haun hakutulosvälilehdeltä. Hakurivillä on mahdollista tehdä seuraavia muokkauksia ja toimenpiteitä, jos ne ovat hakutuloksista laitettu aktiivisiksi:

  • Linkit: Tehtävän nimessä, asiakkaan nimessä, projektin ja osaprojektin nimessä on linkitys kyseiselle objetille.

  • Tehtävän kuvaus: Tehtävän nimen perässä olevasta kysymysmerkistä avautuu tehtävän kuvaus

  • Rivillä muokattavat tiedot: tehtävän vastuuhenkilö, status ja deadline.

  • Lisätiedot otsikon alta löytyvät toiminnot:
    • Tehtävän kommenttien tarkastelu ja lisäys
    • Tehtävän tiedostojen tarkastelu
    • Tehtävän työlistan tarkastelu ja kuittaus mahdollisuus.
    • Tehtävän kalenteritapahtumien tarkastelu ja lisäys



  • "Toiminnot" -otsikon alla kolme eri toimintoa:
    • Kuittaa tehdyksi (kuittauskuvake): asettaa tehtävän tehdyksi ja sitä voi halutessaan myös muuttaa eli laittaa takaisin tekemättömäksi
    • Aloita ajanotto (kellokuvake): aloittaa tehtävän kellottamisen. Kelloa uudelleen painamalla voi lopettaa ajanoton, jonka jälkeen voi kirjata tunnit.
    • Kirjaa tunnit (kynäkuvake): linkistä avautuu tuntikirjaus lomake jossa voidaan syöttää tunnit suoraan tehtävälle.


Tehtävien poisto


Hakunäkymässä voidaan poistaa tehtäviä yksitellen tai massana (vaatii erillisen käyttöoikeuden). Poistaminen tehdään valitsemalla ensin poistettavat tehtävät, jonka jälkeen painetaan poista tehtävät -painiketta. Järjestelmä ilmoittaa voiko tehtävät poistaa ja samalla on vielä mahdollista peruuttaa toimenpide.



 


Lajittelu ja Exceliin vienti


Hakutuloksen otsikkotasolta on mahdollista lajitella tehtävät haluamaansa järjestykseen. Oletuksena tehtävät näytetään deadlinen mukaisessa järjestyksessä, mutta tiedot voi ryhmitellä myös tehtävän nimen, asiakkaan nimen, projektin nimen, vastuuhenkilön nimen sekä statuksen nimen mukaan.


Otsikkopalkin kuvakkeista on mahdollista siirtää tehtävähaun tulokset Exceliin. Siirto tehdään aina sillä hetkellä aktiivisena olevan välilehden tiedoilla. Excelissä tiedot näytetään jokainen omassa sarakkeessa, joten tietoja on mahdollista jatkokäsitellä.





Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.