Esimerkkilasku


Alla on esimerkki laskun asiakas- ja perustiedoista. Ohjeessa kuvataan, missä voidaan ylläpitää laskulle oletuksena tulevia tietoja. Ohjeessa on kuvattu myös, mihin Finvoice-verkkolaskun kenttiin ValueFrame tuottaa tiedot verkkolaskutuksessa, koska monet laskun vastaanottajat vaativat tiettyjä laskunkäsittelyprosessissaan tärkeitä tietoja tiettyihin kenttiin.




Laskun vastaanottajan osoite


Vastaanottajan osoite yleisesti


Laskun vastaanottajan osoite haetaan laskua tehdessä seuraavassa järjestyksessä. Huomaa, että pelkkä asiakkaan käyntiosoite riittää hyvin laskutukseen, alla esitetyt ovat vaihtoehtoisia malleja erityistilanteisiin.


  • Ensin haetaan osaprojektin laskutusosoitetta, jota ylläpidetään osaprojektin "Laskutustiedot" -välilehdellä. Osaprojektikohtainen laskutusosoite on käyttökelpoinen silloin, jos asiakas haluaa ohjata projektien eri osaprojektien laskut eri osoitteisiin, esimerkiksi aluekonttoreihinsa tarkistettavaksi. Jos laskulle halutaan osaprojektikohtainen laskutusosoite, lasku täytyy tehdä osaprojektikohtaisesti.
  • Jos osaprojektin laskutusosoitetta ei löydy, haetaan seuraavaksi projektin laskutusosoitetta, jota ylläpidetään projektin "Laskutus" -välilehdellä. Projektikohtainen laskutusosoite on käyttökelpoinen silloin, jos asiakas haluaa ohjata eri projektien laskut eri osoitteisiin. Jos projektikohtaista laskutusosoitetta halutaan hyödyntää, lasku täytyy tehdä projektikohtaisesti. 
  • Jos projektin laskutusosoitetta ei löydy, haetaan asiakkaan laskutusosoitetta, jota ylläpidetään asiakkaan "Laskutustiedot" -välilehdellä. Asiakkaan laskutusosoite on muodostumassa yhä tärkeämmäksi sillä yhä useammat suuret organisaatiot haluavat ostolaskunsa keskitetysti esimerkiksi erilliseen palvelukeskukseen. Asiakkaan laskutusosoitteella voidaan asiakkaan nimi – kenttään syöttää asiakkaan virallinen nimi ja c/o-kenttään laskua käsittelevän organisaation nimi, esimerkiksi tilitoimisto.
  • Jos asiakkaan laskutusosoitetta ei löydy, haetaan asiakkaan postiosoitetta, jota ylläpidetään asiakkaan "Perustiedot" -välilehdellä.
  • Jos postiosoitetta ei löydy, käytetään asiakkaan käyntiosoitetta.


Erillinen maksaja ja laskun vastaanottaja


ValueFramessa on mahdollista määrittää ValueFramesta tulostettava lasku siten, että laskulle tulee erikseen laskun vastaanottaja ja laskun maksaja (juridinen maksuvelvollinen taho). Tätä mallia voidaan hyödyntää esimerkiksi laskutettaessa asunto-osakeyhtiöitä, joiden ostolaskut ohjataan käsiteltäväksi isännöitsijätoimistoon. Toimintamallissa valitaan projektin tiedoissa laskun maksaja eli jurididen maksuvelvollinen taho projektin maksajaksi. 


Verkkolaskuosoite


Verkkolaskuosoitetta haettaessa tutkitaan ensin onko osaprojektille annettu oma verkkolaskuosoite (tätä tutkitaan vain silloin kun lasku tehdään osaprojekteittain). Seuraavaksi tutkitaan onko projektille annettu verkkolaskuosoite. Jos projektilla ei ole verkkolaskuosoitetta, käytetään asiakkaan verkkolaskuosoitetta, joka syötetään asiakkaan "Laskutustiedot" -välilehdellä.


Osaprojekti- ja projektikohtaiset laskutusosoitteet ovat harvinainen poikkeus ja yleensä verkkolaskuosoite on asiakaskohtainen tieto.



Laskunumero


ValueFramessa voidaan luoda yksi tai useampi laskunumerosarja. Jos samassa kannassa on useampi juridinen yhtiö, tulee kullekin luoda oma laskunumerosarja, koska ALV-lainsäädäntö edellyttää yhtiökohtaista juoksevaa numerointia.


Laskunumerosarjat luodaan valikossa Ylläpito > Laskutus > Laskunumerosarjat.


Valikossa Ylläpito > Yleiset asetukset > Yhtiöt voidaan määrittää laskunumerolle vakiopituus ja esimerkiksi etuliitteen ja juoksevan numero-osan välin täyttö nollilla. Tämä tarve liittyy eräiden laskutus- ja reskontrajärjestelmien laskunumeron merkkimäärävaatimuksiin.


Finvoice-verkkolaskulla laskunumero tulee kenttään <InvoiceNumber>301112</InvoiceNumber>.



Viitteenne


Laskulla on mahdollista esittää laskun otsikkotiedoissa Viitteenne -kentässä lyhyt tieto. Viitteenne kenttää hyödynnetään esimerkiksi asiakkaan hankinta- tai tilausnumeron esittämiseen laskulla.


Jos Viitteenne -tieto on projektilla vakiosisältöinen, se kannattaa antaa projektin "Koontinäkymä"- tai "Laskutus" -välilehdellä kohdassa "Asiakkaan laskuviite". Sieltä se tulee automaattisesti kaikille laskuille, jotka luodaan projektilta.


Viitteenne -tieto on mahdollista antaa myös osaprojektikohtaisesti osaprojektin "Laskutus" -välilehdellä kohdassa "Asiakkaan laskutusviite". Se tulee laskulle vain kun lasku tehdään osaprojektikohtaisesti.


Viitteenne -tieto voidaan myös syöttää asiakkaan laskutustiedot välilehdellä, josta se tulee laskulle kun laskutetaan asiakastasolta yli projektirajojen.


Finvoice-verkkolaskulla viitteenne tulee kenttään <OrderIdentifier>TIL 455/B</OrderIdentifier> 



Sopimusnumero


Laskulla on mahdollista esittää laskun otsikkotiedoissa sopimusnumero. Monet isot ostajayritykset ovat määrittäneet sopimusnumeron pakolliseksi tiedoksi, koska ne käyttävät sitä esimerkiksi vuosisopimusten piiriin kuuluvien laskujen automaattihyväksynnässä.


Sopimusnumero voidaan syöttää projektin "Koontinäkymä"- ja "Laskutustiedot" -välilehdellä kenttään sopimusnumero laskulle.


Sopimusnumero on mahdollista antaa myös osaprojektikohtaisesti osaprojektin "Laskutus" -välilehdellä. Se tulee laskulle vain kun lasku tehdään osaprojektikohtaisesti.


Sopimusnumero voidaan myös syöttää asiakkaan laskutustiedot välilehdellä, josta se tulee laskulle kun laskutetaan asiakastasolta yli projektirajojen.


Finvoice-verkkolaskulla sopimusnumero tulee kenttään <AgreementIdentifier>1345/B/967</AgreementIdentifier>



Tiliöintiviite


Useat ostajat erityisesti julkishallinnossa ovat alkaneet vaatia laskuttajia tuottamaan verkkolaskulle tiliöintikoodin tai tiliöintiviitteen. Sitä käytetään esimerkiksi oikean asiakkaan tunnistamiseen taloushallinnon palvelukeskuksissa. Tiliöintiviite on yleensä asiakaskohtainen mutta se voidaan ValueFramessa asettaa myös projektille ja osaprojektille.


Tiliöintiviite voidaan syöttää asiakkaan laskutustiedot välilehdellä, josta se tulee laskulle jos sitä ei ole tannettu projektille tai osaprojektille.


Tiliöintiviite voidaan syöttää projektin koontinäkymässä ja projektin laskutustiedot välilehdellä kenttään tiliöintiviite laskulle, josta se tulee laskutettaessa projekteittain, jos sitä ei ole tallennettu osaprojektille.


Tiliöintiviite on mahdollista antaa myös osaprojektikohtaisesti osaprojektin "Laskutus" -välilehdellä. Se tulee laskulle vain kun lasku tehdään osaprojektikohtaisesti.


Finvoice-verkkolaskulla tiliöintiviite tulee kenttään <AccountDimensionText>DEFENDUM PÄÄ</AccountDimensionText>.


Tarjousviite 


Julkishallinnon ostajat saattavat vaatia laskuttajia tuomaan verkkolaskuaineistolle tarjousviite -tiedon. Kyseinen tieto on tuettu Finvoice 3.0 versiossa. Tarjousviite on yleensä asiakaskohtainen, mutta se voidaan ValueFramessa asettaa myös projektille ja osaprojektille.


Finvoice 3.0 version ollessa käytössä, tarjousviite voidaan syöttää asiakkaan laskutustiedot -välilehdellä. Tarjousviite voidaan syöttää myös projektin koontinäkymässä ja projektin laskutustiedot välilehdellä kenttään Tarjousviite, josta se tulee laskutettaessa projekteittain.


Finvoice-verkkolaskulla tarjousviite tulee kenttään <TenderReference>Tarjousviite</TenderReference>.


Ostajan viitetunniste


Julkishallinnon ostajat saattavat vaatia laskuttajia tuomaan verkkolaskuaineistolle Ostajan viitetunniste tiedon. Kyseinen tieto on tuettu Finvoice 3.0 versiossa. Ostajan viitetunniste on yleensä asiakaskohtainen, mutta se voidaan ValueFramessa asettaa myös projektille ja osaprojektille.


Finvoice 3.0 version ollessa käytössä, ostajan viitetunniste voidaan syöttää asiakkaan laskutustiedot -välilehdellä. Ostajan viitetunniste voidaan syöttää myös projektin koontinäkymässä ja projektin laskutustiedot välilehdellä kenttään Ostajan viitetunniste, josta se tulee laskutettaessa projekteittain.


Finvoice-verkkolaskulla tarjousviite tulee kenttään <BuyerReferenceIdentifier >Ostajan viitetunniste</BuyerReferenceIdentifier >.



Laskun lisäteksti


Laskulla on mahdollista esittää Lisäteksti -kentässä pidempi vapaamuotoinen laskutason selitys tai kuvaus, esimerkiksi "Laskutushinnoissa huomioitu puitesopimuksemme yleiset ehdot sekä projektin xyz neuvotteluvaiheen projektikohtaiset erityishinnoitteluperusteet".


Jos lisäteksti on pysyväisluonteinen asiakaskohtainen vakioteksti, se kannattaa syöttää asiakkaan "Laskutustiedot" -välilehdellä kohdassa "Laskutustieto". Sieltä se periytyy asiakkaalle perustettaville projekteille ja näytetään projektin "Laskutus" -välilehdellä kentässä "Lisäteksti", jossa sitä on mahdollista muuttaa. (Huom! Laskutustiedon syöttäminen asiakkaalle, ei kopioi tekstiä jo luoduille projekteille).


Jos lisäteksti on projektikohtainen vakioteksti, se kannattaa syöttää projektin "Laskutus" -välilehdellä kohdassa "Lisäteksti".


Lisäteksti on mahdollista kirjoittaa myös vasta laskua luotaessa tai muokattaessa. Laskua luotaessa tai muokattaessa on myös aina mahdollista muuttaa projektilta periytyvää lisätekstiä.


Finvoice-verkkolaskulla tiliöintiviite tulee laskulle yhdeksi tai useammaksi seliteriviksi <RowFreeText>Laskutamme puitesopimuksemme yleisin ehdoin.</RowFreeText>



Maksuehto


Maksuehto tulee laskulle laskuttavan yhtiön tiedoista valikossa Ylläpito > Yleiset asetukset > Yhtiöt. Asiakaskohtainen maksuehto, joka ohittaa yleisen maksuehdon, voidaan tarvittaessa antaa asiakkaan "Laskutus" -välilehdellä.


Finvoice-verkkolaskulla maksuehto tulee kenttään <PaymentTermsFreeText>14 päivää</PaymentTermsFreeText>. 



Tilaaja


Tilaajatieto tulee laskulle oletuksena projektilla olevan asiakkaan tilaajatiedon perusteella kun lasku tehdään projekteittain tai osaprojekteittain. Sitä on mahdollista muuttaa laskutusvaiheessa.
Jos lasku tehdään asiakastasolla, ei tilaajatietoa luoda automaattisesti laskulle.


Finvoice-verkkolaskulla tilaaja tulee kenttään <BuyerContactPersonName>Gärderud Anders</BuyerContactPersonName>



Huomautusaika ja viivästyskorko


Huomautusaika ja viivästyskorko määritetään valikossa Ylläpito > Yleiset asetukset > Yhtiöt. Ne ovat yhtiötason määrityksiä. Tietoja on mahdollista muuttaa laskukohtaisesti laskutusvaiheessa.


Finvoice-verkkolaskulla huomautusaika tulee kenttään <PaymentOverDueFineFreeText>Huomautusaika 7 pv</PaymentOverDueFineFreeText>


Finvoice-verkkolaskulla maksuehto tulee kenttään <PaymentOverDueFinePercent>9,5</PaymentOverDueFinePercent>



Laskun myyjätieto


ValueFramessa voidaan valita asetuksissa tuleeko myyjätiedoksi oletuksena asiakkaan asiakasvastaava, projektin projektipäällikkö vai laskun laatija. Myyjätieto on mahdollista vaihtaa laskutusvaiheessa.


Finvoice-verkkolaskulla maksuehto tulee kenttään <SellerContactPersonName>Fredlund Janne</SellerContactPersonName>.



Laskun kieli


Yhtiön oletuskieli määritetään valikossa Ylläpito > Yleiset asetukset > Yhtiöt. Asiakaskohtainen laskun kieli (suomi/englanti/ruotsi) määritetään asiakkaan tiedoissa "Laskutus" -välilehdellä. Kieli on mahdollista vaihtaa vielä laskutusvaiheessa.


Finvoice-verkkolaskulla (versio 1.3 ja uudempi) laskun kieli tulee kenttään <InvoiceRecipientLanguageCode>FI</InvoiceRecipientLanguageCode>



Toimitusaika


Laskun toimitusajaksi muodostuu oletuksena se aikaväli, jolla tiedot on valittu laskutukseen, esim. 1.10.2018 - 31.10.2018. Jos laskutuksessa on valittu "Jätä aloituspäivä huomioimatta", tulee laskun toimitusajaksi ainoastaan valitun ajanjakson loppupäivä, esim. - 31.10.2018. Toimitusaika voidaan muuttaa laskutusvaiheessa.


Finvoice-verkkolaskulla toimitusaika tulee (yhdessä laskun nimen kanssa) seliteriviksi <InvoiceFreeText>2050 / Pääkonttorin sähkö- ja LVI-suunnittelu | – 11.1.2017</InvoiceFreeText>



Laskun nimi


Laskun nimi on laskun otsikkotieto, joka esitetään laskulomakkeella ennen rivitietoja. Laskun nimeksi ohjelma ehdottaa projekteittain laskutettaessa projektin nimeä. ValueFrameen on myös mahdollista tehdä määritykset, joiden mukaan ohjelma luo laskun nimeksi osaprojektin nimen, kun lasku luodaan osaprojekteittain.


Finvoice-verkkolaskulle laskun nimi tulee (yhdessä toimitusajan kanssa) seliteriviksi<InvoiceFreeText>2050 / Pääkonttorin sähkö- ja LVI-suunnittelu | – 11.1.2017</InvoiceFreeText>



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.