• Valuuttakäsittelyn yleiskuvaus
  • Terminologiaa
  • Käyttötarkoitus
  • Esimerkki valuuttakäsittelystä
• Valuuttatunnusten määrittely
• Yhtiöiden asetuksien määrittely
• Valuuttakurssien määrittely ja päivitys
• Valuuttahinnaston lisääminen
• Projektin perustaminen ja laskutus
• Hyvä tietää

Valuuttakäsittelyn yleiskuvaus

Valuuttakäsittelyllä tarkoitetaan ValueFramen monivaluuttakäsittely-toiminnallisuutta, joka mahdollistaa sekä kotivaluutasta (oletuksena EUR) poikkeavan laskutuksen, että eri kotivaluuttoja käyttävien yhtiöiden lisäämisen järjestelmään.

Valuuttakäsittelyn käyttöönotto suoritetaan aina yhdessä ValueFramen tukipalvelun kanssa, sillä se vaatii järjestelmän uudelleenparametrointia.Olethan yhteydessä tukipalveluun ennen järjestelmään tehtäviä muutoksia: [email protected] 

Terminologiaa

• Konsernivaluutta: Konsernille määritetty valuutta (oletuksena EUR), jossa raportointia pääasiallisesti halutaan tehdä. Määritys tehdään aina tuen toimesta.
• Kotivaluutta: Yhtiön kotimaassa käytettävä valuutta, esimerkiksi euro. Määräytyy projektin yhtiön valuutan mukaan.
• Laskutusvaluutta: Valuutta, jolla asiakasta laskutetaan. Määräytyy ValueFramessa käytössä olevan hinnaston mukaan.
• Valuuttatunnus: Kansainvälisessä rahaliikenteessä käytettävä valuutan lyhenne. ValueFramessa käytetään ISO-standardin mukaisia kolmikirjaimisia valuuttalyhenteitä, esim. EUR, USD, SEK.
• Valuuttakurssi: kahden valuutan välinen kurssi. Valuutta voidaan muuntaa toiseksi jakamalla vieras valuutta kotivaluutaksi (Euro-alue) tai kertomalla se kotivaluutaksi (USA, Ruotsi).

Käyttötarkoitus

Valuuttakäsittelyä hyödynnetään ValueFramessa seuraaviin tarkoituksiin:

• Suomalaisella yrityksellä (kotivaluutta EUR) on tarve laskuttaa ulkomaan valuutoissa. Tällöin hinnastot (tunti- ja tuotehinnat) syötetään laskutusvaluutassa ja ValueFrame muuntaa valuuttasummat kotivaluutaksi raportointia varten.
• Samassa ValueFrame-kannassa on useampi yhtiö, joilla on kotivaluuttoinaan eri valuutat. Tällöin kullekin yhtiölle määritetään kotivaluutta ja valuutan laskentasääntö raportointia ja valuuttamuuntoja varten.

Esimerkki valuuttakäsittelystä

ValueFrame Oy on suomalainen yritys, jolla on kansainvälisiä asiakkaita. ValueFramen kotivaluutta on EUR. Eräs asiakkaista on vaatinut, että heidän laskunsa täytyy lähettää Ruotsin kruunuissa (SEK). Asiakkaalle luodaan hinnasto, jonka valuutta on SEK.

ValueFrameen on määritelty valuuttakurssitaulukkoon seuraava vaihtokurssi. Kurssia on päivitetty aika ajoin. ValueFrame käyttää aina laskutushetkellä voimassa olevaa valuuttakurssia muuttaessaan valuuttasummia kotivaluutaksi raportointia varten.

Koska asiakkaan kanssa on sovittu laskutusvaluutaksi SEK, tallentuu jokaiselle kirjaukselle ValueFramessa automaattisesti sekä laskutusvaluutan arvo (SEK) että kotivaluutan arvo (EUR). Kuvitellaan, että maaliskuussa järjestelmään kirjataan allaolevan esimerkin mukaiset tapahtumat, eli myyntirivi ja tuntitapahtumia. Tällöin järjestelmään tallennetaan siis arvot seuraavasti.

Kun asiakkaalle laaditaan lasku näiden tapahtumien perusteella, laskulle tulevat rivit näytetään loppuasiakkaalle seuraavasti:

ValueFrame Oy:n kotivaluutaksi on määritelty EUR. Tämä tarkoittaa sitä, että yhtiön täytyy tietää laskun arvo myös kotivaluutassa, koska lasku kirjataan tällä valuutalla yrityksen kirjanpidossa myynniksi. Tällöin kaikilla ValueFramen raporteilla edellä olevat tapahtumat esitetään yhtiön kotivaluutan mukaisina arvoina. Laskutusvaluutassa tiedot esitetään ainoastaan asiakkaalle lähetettävässä laskussa. Edellisen esimerkin mukaisesti järjestelmään tallennetaan kotivaluutan osalta seuraavat arvot: 

Valuuttatunnusten määrittely

Valuuttakäsittelyn kättöönoton aluksi järjestelmään määritellään tarvittavat valuuttatunnukset toiminnolla Ylläpito > Laskutus > Valuuttatunnukset. ValueFramessa käytetään ISO-standardin mukaisia kolmikirjaimisia valuuttalyhenteitä, esim. EUR, USD, SEK. Järjestelmään tulee määrittää sekä kotivaluuttatunnukset että kaikkien sellaisten valuuttojen tunnukset, joilla asiakkaita laskutetaan.

Yhtiöiden asetuksien määrittely

Määritellään yhtiökohtaisesti kotivaluutta ja valuutan laskemiskäytäntö toiminnossa Ylläpito > Yleiset asetukset > Yhtiöt > Laskutustiedot.

Jos samassa kannassa on eri kotivaluuttaisia yhtiöitä, tulee valuuttakurssit määrittää alla olevan säännön mukaisesti. 

Huom. yhtiökohtaisesti tehtyjä valuuttamäärityksiä ei voida muuttaa jälkikäteen. 

Esimerkissä ValueFrame-kannassa on kaksi yhtiötä:

• Suomalainen euroyhtiö, jossa valuutta muunnetaan kotivaluutaksi jakamalla valuuttakurssilla
• Ruotsalainen kruunuyhtiö jossa valuutta muunnetaan kotivaluutaksi kertomalla

Eli laskemiskäytäntö on

• Yhtiö, jonka kotivaluutta on Euro: jakamalla
• Yhtiö, jonka kotivaluutta ei ole Euro: kertomalla.

Valuuttakurssien määrittely ja päivitys

Valuuttatunnusten määrittelyn jälkeen järjestelmään syötetään valuuttakurssien arvot toiminnolla Ylläpito > Laskutus > Valuuttakurssien päivitys.

Valuuttakurssien päivitysliittymässä voidaan tarkastella olemassa olevia valuuttakursseja, lisätä uusia valuuttakursseja sekä päivittää kurssit. Liittymässä näkyvät automaattisesti ne valuuttakurssit, jotka on lisätty valuuttatunnusten ylläpidossa.

Olemassa olevat valuuttakurssit voidaan päivittää Päivitä valuuttakurssit rajapinnasta -painikkeesta. Päivitys tapahtuu heti ja kurssit haetaan Suomen pankin rajapinnasta sen hetken arvoilla.

Valuuttakursseja voidaan lisätä manuaalisesti "lisää valuuttakurssi manuaalisesti" painikkeesta. Valuuttakursseja, jotka ovat voimassa alkaen päivältään tulevaisuudessa, voidaan vielä muokata kynän kuvakkeesta tai poistaa roskakorin kuvakkeesta rivin lopusta.

Huomioitavaa on, että manuaalisesti annettuja kursseja ei voida päivittää samana päivänä kun ne on lisätty. Lisäksi rajapinta tukee vain valuuttapareja, joissa EUR-valuutta on toisena valuuttana.

Jos kurssia ei voi päivittää, rivillä näkyy huutomerkki, josta aukeaa pop-up-ikkuna, joka kertoo, ettei kurssia voida päivittää rajapinnasta. Päivityksen yhteydessä kerrotaan, jos jotain syötettyä kurssia ei voitu päivittää.

Valuuttahinnaston lisääminen

Alla olevassa kuvassa luodaan hinnasto USD-valuutassa. Hinnaston lisäämisen yhteydessä valitaan hinnaston laskutusvaluutta, (oletuksena on aina yhtiön kotivaluutta) ja hinnat syötetään valitussa laskutusvaluutassa.

Tarkemmat ohjeistukset hinnaston lisäämisestä löytyvät täältä.

Jos yritys laskuttaa tuotteita, kannattaa tuotteille antaa hinnat laskutusvaluutassa kohdassa Hinnasto > Hinnaston ylläpito > ja valitsemalla vasemmasta reunasta "Tuoterekisteri". Avautuvassa tuoterekisterissa voit hakea haluamasi tuotteet, valita laskutusvaalutan ja laskea tuotteiden hinnat laskutusvaluutan viimeisimmän kurssin mukaan:

Tämän jälkeen hinnat voidaan tallentaa laskutusvaluutalle:

Kun hinnat ovat tallennettu laskutusvaluutalle, uudelle maksuerälle muodostuu tuotteille automaattisesti laskutusvaluutalle tallennettu hinta:

Projektin perustaminen ja laskutus

On tärkeää muistaa, että projektilla ja osaprojektilla tulee aina olla sama valuutta. Ulkomaan valuutoissa laskutettava projekti perustetaan normaalisti, ja sille valitaan halutussa laskutusvaluutassa oleva hinnasto.

• Tuntikirjaukset tallentuvat automaattisesti valitun hinnaston valuutassa.
• Myynnit lisätään hinnaston valuutan mukaisesti projektin koontinäkymällä.
• Matkalaskut syötetään aina yhtiön kotivaluutassa eli suomalaisen yhtiön tapauksessa euroina ja ne näkyvät kuluna kotivaluutassa ja laskutettavana myyntinä laskutusvaluutassa.

Projektin koontinäkymällä tietoja näytetään sekä projektin yhtiön kotivaluutassa, että projektin laskutusvaluutassa. Jos projektin yhtiön kotivaluutta eroaa projektin laskutusvaluutasta, tarkastathan aina valuutan tunnisteesta, että kummassa valuutassa tieto on esitetty. Perussääntönä voidaan pitää, että laskutukseen liittyvät luvut näytetään laskutusvaluutassa ja muut luvut projektin yhtiön kotivaluutassa. Jos projektin yhtiön kotivaluutta sekä projektin laskutusvaluutta ovat samat, näkyy kaikki tiedot koontinäkymällä samassa valuutassa.

Huom. projektin valuuttaa ei saa muuttaa, jos projektia on jo laskutettu. Projektin valuutan pääset tarkastamaan projektin Laskutustiedot-välilehdeltä kohdasta “Valuutta”. 

Laskun tapahtumat näytetään laskutapahtumien tarkastusnäytössä ja laskulomakkeella laskutusvaluutassa. "Laskuttamattomat tapahtumat" -raportin koostenäkymässä luvut näytetään kuitenkin kotivaluutassa kokonaiskuvan vuoksi, koska samalla yhtiöllä voi olla laskutusta kotivaluutassa ja eri laskutusvaluutoissa.

Laskuttamattomat tapahtumat - näkymä:

Laskun teko - näkymä:

Hyvä tietää

Ulkomaisen yhtiön työntekijöiden omakustannushinnat pitää antaa kyseisen yhtiön kotivaluutassa. Lisäksi yhtiötä varten pitää perustaa sen kotimaan valuutassa hinnasto, jota käytetään sisäisissä projekteissa.

Kannattavuusraportit ValueFramessa tulee ajaa yhtiöittäin kun eri yhtiöillä on eri kotivaluutta. Raporttien luvut ovat kunkin yhtiön kotivaluutassa. Lisätietoa kannattavuusraporteista löydät täältä.

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei