Työkalulla mahdollistetaan henkilötietojen anonymisointi ja poistaminen massana, ilman että anonymisointi- ja poistamistoimenpiteet tehdään yksitellen jokaiselle henkilölle passivoinnin yhteydessä. Työkalulla voidaan poistaa ja anonymisoida passivoitujen henkilöiden tietoja. Työkalulla ei voi poistaa tai anonymisoida aktiivisten henkilöiden tietoja. Toiminto on erillisen käyttöoikeuden takana ja tuki opastaa tarvittaessa tämän kanssa. Massatyökalu löytyy henkilöhakunäkymästä.
Henkilötietojen anonymisointi ja passivointi massatyökalulla tapahtuu seuraavasti:
- Valitse Henkilöstö > Henkilöstöhallinto > Henkilöhaku
- Hae passivoidut henkilöt valitsemalla Tarkennetun haun Paikallaolotiedot-välilehdeltä: Henkilön status: Passiivinen. Määrittele tarvittaessa muut hakuehdot
- Valitse henkilöt joiden tiedot halutaan anonymisoida ja poistaa, asettamalla ruksit henkilöiden vasemmalla puolella olevaan valintalaatikkoon
- Valitse hakutulosnäkymän vasemmasta yläkulmasta "Poista henkilötiedot"
Seuraavaksi avautuu lomake, jossa on valitsemasi henkilöt listattuna, ja josta pääset myös henkilön nimeä klikkaamalla henkilön perustietoihin. Henkilötiedot anonymisoidaan ja poistetaan valitsemalla "Poista henkilötiedot".
Lomake avaa latauspalkki-näkymän, jonka jälkeen ilmoitetaan anonymisoinnin ja poistamisen onnistumisesta, poistamisen ollessa valmis.
Tiedot jotka työkalulla anonymisoidaan tai poistetaan:
- Perustiedot
- Henkilötiedot
- Osoitetiedot
- Puhelinnumerot ja fax
- Sosiaalisen median tiedot
- Sähköpostiosoitteet
- Työsuhdetiedot
- Työkokemus
- Työehtosopimus
- Ammattiliitto
- Sukupuoli
- Luottamukselliset tiedot
- Henkilötunnus
- Veronumero
- Pankkitilitiedot
- Kommentit
- Muut tiedot
- Yksityiset kalenteritapahtumat, tyhjennetään kalenteritapahtuman otsikko ja kuvaus
- Tekstiviestit, tämä toiminto ylikirjoittaa lähetettyjen tekstiviestien tekstisisällön
- Osaamistietokanta, tämä toiminto poistaa henkilön osaamisliitokset
Henkilötietojen anonymisoinnin ja poistamisen jälkeen henkilöt näkyvät muodossa: Etunimi Sukunimi + ID, eli esimerkiksi, Etunimi Sukunimi 18. Henkilön tunnus muutetaan muotoon: tunnus + ID, eli esimerkiksi, tunnus18. Anonymisointi muuttaa henkilön nimen ja tunnuksen kyseiseen muotoon, ja muut tunnistavat tiedot poistetaan.
Aikarajauksen käyttöesimerkkinä: Mikäli yhtiön toimintamallina on säilyttää henkilötietoja kaksi vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen, voidaan Tarkennetussa haussa rajata henkilöt "Työsuhde päättynyt" -rajauksella, ja aikarajauksessa kaikki yli kaksi vuotta sitten päättyneet työsuhteet hakutuloksiin. Näin voidaan kätevästi poistaa ja anonymisoida kaikki yli kaksi vuotta sitten päättyneiden työsuhteiden henkilöiden tiedot.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback