Laskun liitteet

Laskulle on mahdollista liittää halutut liitteet mukaan. Laskun koontiliitteineen voi tulostaa suoraan järjestelmästä tai sen voi lähettää verkkolaskun kautta asiakkaalle. Lisäksi kannattaa varmistaa, vastaanottaako käytössä oleva taloushallinnon järjestelmä laskun liitteet.


Liite oletuksena laskulle


Asiakkaan, projektin ja osaprojektin laskutustiedoissa on mahdollista määritellä, mitä aineistoja laskun koontiliitteeseen lisätään oletuksena: 


  • Laskun kuva
  • Tapahtumaerittely
  • Matkalaskuerittely
  • Matkakulujen liitetiedostot
        

ValueFramessa on siis mahdollista määrittää sekä asiakas-, projekti- että osaprojektitasolla, mitä liitteitä laskun koontiliitteessä halutaan oletuksena lähtevän. Huomioithan, että liiteasetukset määräytyvät sen tason mukaan, jolta laskutus suoritetaan. Eli esimerkiksi, mikäli laskutusta tehdään asiakastasolta, haetaan liiteasetukset asiakkaan laskutustiedoista. Mikäli laskutus suoritetaan projektitasolta, haetaan liiteasetukset projektin laskutustiedoista ja mikäli laskutus tehdään osaprojektitasolta, haetaan liiteasetukset osaprojektitasolta.

On myös hyvä huomioida, että kun asiakkaalle lisätään uusi projekti, asiakkaan laskutustietoihin määritetyt liiteasetukset kopioituvat uudelle projektille. Vastaavasti, kun projektille perustetaan uusi osaprojekti, kopioituvat nämä projektin liiteasetukset osaprojektille.


Liitteen lisääminen laskun teossa


Kun yksittäinen lasku on luotu, avautuu tämän jälkeen "Lisää laskulle liite"-näkymä. Tässä näkymässä on mahdollista lisätä seuraavat yleiset liitteet eli järjestelmän muodostamat liitteet:

  • Laskun kuva: ValueFramen laskun PDF-tuloste
  • Tapahtumaerittely: Valittavissa mukaan, mikäli laskulla on laskutettu tuntitöitä
  • Matkalaskuerittely: Valittavissa mukaan, mikäli laskulla on laskutettu matkalaskuja
  • Kululaskujen liitteet: Valittavissa mukaan, mikäli laskutetuille ValueFramessa luoduille matkalaskuille on lisätty kuitteja tai muita liitteitä

Kutakin tiedostoa klikkaamalla voidaan avata tiedosto esikatseltavaksi. Huom! Linkkiä ei näytetä mikäli esimerkiksi tapahtumaerittelyä ei ole luotu.

Tiedostojen sallitut tiedostomuodot ovat .pdf, .jpg, .gif ja .txt ja tiedostojen sallittu maksimikoko yhteensä on 2Mb. Kaikki edellä mainittujen tyyppiset tiedostot muunnetaan automaattisesti PDF-muotoon yhdeksi koontiliitteeksi ja tallennetaan PDF-muodossa. Alkuperäistä tiedostoa ei säilytetä.




Yleisten liitteiden eli järjestelmän muodostamien liitteiden lisäksi  "Lisää laskulle liite"- näkymässä on mahdollista lisätä laskun koontiliitteeseen omia liitteitä tai laskun objektille liitettyjä liitteitä. Laskun objekteille liitetyillä liitteillä tarkoitetaan osaprojektille, osaprojektin ostolle tai myynnille lisättyjä liitteitä, joita on mahdollista liittää kyseisille objekteille liitteiden hallintanäkymän kautta. Lisätietoja tästä löytyy Osaprojektit > Liitteiden hallinta -osiosta.

Ostoille ja myynneille lisätyt liitteet ovat oletuksena valittuina liitettäväksi laskun koontiliitteelle kohdassa "Laskun objekteille liitetyt liiteet". Mikäli osaprojektille liitetty liite halutaan laskulle mukaan, tulee käyttäjän valita se erikseen klikkaamalla kenttää  "Laskun objekteille liitetyt liitteet" , jolloin avautuu lista, johon tuodaan valittavaksi kaikki osaprojektille liitetyt liitteet.




Yleisesti "Lisää laskulle liite"-näkymä mahdollistaa sen, että yksittäisille laskuille on mahdollista lisätä laskun teossa muitakin liitteitä kuin liiteasetusten järjestelmän muodostamia yleisiä liitteitä. Lisäksi mikäli yksittäiselle laskulle ei haluta lähettää liiteasetusten mukaisia yleisiä liitteitä, voidaan ko. näkymässä valita, ettei liitteitä liitetä ollenkaan laskulle painamalla painiketta "Ei liitteitä laskulle".

Liitteen lisääminen massalaskutuksessa


Laskuille on mahdollista lisätä liitteitä myös massalaskutuksessa. Laskuille muodostetaan koontiliite laskutustason mukaisen objektin eli osaprojektin, projektin tai asiakkaan liiteasetusten perusteella. Eli liiteasetukset määräytyvät tällöin sen tason mukaan, jolta massalaskutus suoritetaan ja massalaskutukseen avautuvassa näkymässä valitaan "Muodosta laskuille liite"-valinta. Esimerkiksi, mikäli massalaskutus tehdään osaprojektitasolta, järjestelmä hakee osaprojektitason liiteasetukset ja laskulle lisätään mahdolliset liitteet osaprojektin liiteasetusten mukaisesti.


On kuitenkin hyvä huomioida, että mikäli liitteitä halutaan massalaskutuksessa muodostaa, tulee "Muodosta laskuille liite"-valinta olla aina valittuna. Lisäksi mikäli laskuilla olevilla ostoilla ja myynneillä on liitteitä, lisätään nämä liitteet aina  massalaskutuksessa laskun koontiliitteeseen. Mikäli laskulle halutaan lisätä osaprojektikohtainen liite, tulee tämä lisätä jälkikäteen laskuluettelolla liitteen muokkaamis-toiminnon kautta.


Liitteen lisäminen laskuluettelon kautta


Laskuille on mahdollista lisätä liite myös laskuluettelon kautta klikkaamalla klemmari ja plus -kuvakkeesta. Näkymässä näytetään vastaavat tiedostot kuin laskun teon jälkeen.



Laskulla olevan liitteen tarkistaminen


Laskulla olevaa liitettä voi tarkastella klemmari-kuvakkeesta tai laskun vasemmalla puolella olevan toimintovalikon takaa avautuvasta  "Näytä laskun liite"-linkistä.


Laskulla olevan liitteen muokkaaminen


Laskulla olevaa liitettä on mahdollista muokata laskurivillä olevasta kynä-kuvakkeesta. Muokkaamisella tarkoitetaan tässä tapauksessa sitä, että laskun koontiliitteestä voidaan tarvittaessa poistaa liitteitä tai sille voidaan lisätä esimerkiksi yleisiä liitteitä, omia liitteitä tai osaprojektille/ostolle/myynnille lisättyjä liitteitä. Laskuliitteiden muokkaus-näkymässä näytetään vastaavat tiedostot kuin laskun teon jälkeen.


Laskurivillä myös näytetään kuvakkeilla, mikäli laskulle on lisättynä järjestelmän muodostama yleinen liite (laskun kuva, tapahtumaerittely, matkalaskuerittely, matkakulujen liitetiedosto) ja mikäli laskulla on käyttäjän lisäämä oma-liite

                           



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.