Statusten ylläpito


Järjestelmän tehtävien statuksia ylläpitää tilitoimiston ValueFrame -pääkäyttäjä kohdassa Ylläpito – Toimeksiannot – Tehtävien statukset.




Järjestelmässä on kaksi päästatusta: tekemätön ja tehty. Lisäksi voidaan tehdä statuksia, jotka kytketään jompaan kumpaan päästatukseen.


Statukselle voidaan määrittää ”ei huomioida massakuittauksessa”. Näin voidaan esimerkiksi määrittää, että tietyn statuksen tehtäviä ei kuitata tehdyksi ”kuittaa kaikki tehtävät tehdyksi” toiminnolla.


Statukselle on mahdollista antaa värikoodit joita hyödynnetään mm. etusivulla näytettävissä ilmoituksissa. Värikoodeja tullaan jatkossa hyödyntämään mm. tehtävälistauksessa.


Statusoletusten avulla helpotetaan ja tehostetaan järjestelmän käyttöä:


  • Voidaan määrittää mihin statukseen tehtävän kuittaus vaihtaa tehtävän. Näin järjestelmässä voi olla useampi tehty-päästatuksen alle kuuluva status, mutta tehtävä voidaan silti kuitata tehdyksi nappia painamalla.
  • Voidaan määrittää mikä on uuden tehtävän oletusstatus
    • toistuvien tehtävien luonti luo tehtävät oletuksena tälle statukselle
    • uuden, yksittäisen tehtävän perustamisessa tämä status tulee oletuksena

  • mihin status palautetaan, jos tehtävän tehdyksi kuittaus perutaan


Tehtävän tyypit


Tehtävien tyyppien avulla tehtäviä voidaan luokitella aihealueittain ja seurata esimerkiksi, että kaikki omaveroilmoitukset on toimitettu ajallaan. Tehtävien tyyppien avulla voidaan seurata esimerkiksi myös eri tyyppisiä poikkeamia/virheitä.


Tehtävien tyyppejä ylläpitää tilitoimiston ValueFrame -pääkäyttäjä kohdassa Ylläpito – Toimeksiannot – Tehtävien tyypit.



Tehtäväkäsittelyn käyttöoikeudet


Tehtäväkäsittelyn käyttöoikeudet mahdollistavat useimpien tilitoimistojen tarpeiden mukaiset käyttöoikeusmääritykset. Tehtäväperusteiden luominen ja tehtävien massaluonti voidaan joko keskittää tilitoimiston johdolle tai delegoida kirjanpitäjille. Tehtävien muokkaus voidaan avata kaikille tai määrittää niin, että kirjanpitäjät näkevät vain omien asiakkaidensa tehtävät.


Käyttöoikeus toistuva tehtäväperuste määrittää kenellä käyttäjistä on oikeus luoda tehtäväperusteita ja luoda niiltä tehtävät tehtävien massaluonnilla. Oikeus voidaan antaa:


  • Niihin palveluihin, joihin käyttäjä on resursoitu
  • Niihin palveluihin, joissa käyttäjä on palveluvastaavana (tai toimeksiannon vastaavana) tai varahenkilönä
  • Kaikkiin oman yhtiön tehtäväperusteisiin
  • Kaikkien yhtiöiden kaikkiin tehtäväperusteisiin, jos tilitoimistossa on useampi yhtiö.


Käyttöoikeus tehtävä määrittää kenellä käyttäjistä on oikeus katsoa ja muokata tehtäviä. Oikeus voidaan antaa:


  • Tehtäviin, joissä käyttäjä on tekijä
  • Tehtäviin niissä palveluissa, joihin käyttäjä on resursoitu
  • Tehtäviin niissä palveluissa, joissa käyttäjä on palveluvastaavana (tai toimeksiannon vastaavana) tai varahenkilönä
  • Alaisten tehtäviin
  • Kaikkiin oman yhtiön tehtäviin
  • Kaikkien yhtiöiden kaikkiin tehtäviin, jos tilitoimistossa on useampi yhtiö.


Nämä käyttöoikeusmääritykset huomioidaan kaikissa ValueFramen toiminnoissa, joissa tehtäviä käsitellään. Esimerkiksi ValueFramen etusivun tehtäväkooste-widgetissä ja kalenterin tehtävä-näkymässä näytetään vain ne tehtävät, joihin käyttäjällä on oikeus.


Tehtävällä on välilehti ”informoitavat henkilöt”, jolla listataan henkilöt, jotka saavat ilmoituksia tehtävästä (edellyttää notifikaatioasetuksia ja cron -ohjausta, jonka päälle kytkentää voi pyytää ValueFrame tuesta). Tehtävää luotaessa informoitaviin henkilöihin lisätään automaattisesti:


  • asiakkaan asiakasvastaava sekä projektin ja osaprojektin päälliköt
  • tehtävän antaja
  • tehtävän tekijä


Listalle voidaan lisätä vapaasti myös muita henkilöitä. Informoitavilla henkilöillä on myös automaattisesti käyttöoikeus tehtävään. Tämän avulla yksittäiseen tehtävään voidaan antaa joustavasti käyttöoikeuksia laajemmallekin henkilöjoukolle.


Käyttöoikeus Status -ylläpito säätelee sitä, ketkä pääsevät ylläpitämään tehtäväkäsittelyn asetuksia. Tämä oikeus annetaan yleensä vain pääkäyttäjälle.


Tehtäväkäsittelyn hyödyntämisen lähtökohdat


Jotta tehtäväkäsittelyä voidaan hyödyntää asianmukaisesti, seuraavien ValueFramen perusasioiden tulee olla perustettuna:


  • Asiakas (dokumentin esimerkeissä ValueDesign Oy)
    • Toimeksianto (esimerkissä ValueDesign taloushallinto)
      • Palvelu (esimerkeissä esim. ValueDesign kirjanpito ja ValueDesign palkanlaskenta)
        • Palvelun vastuuhenkilö (esim Teemu Toimari)

      • Työntekijä (tehtävän tekijänä esim Teemu Toimari ja Leila Laskuttaja)




Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.